Anonim

Kredit: garagestock / Shutterstock

Fakturace je jednou z nejdůležitějších činností pro společnosti B2B. Nemůžete dostat zaplaceno, pokud klientům neodesíláte fakturu shrnující poskytnuté služby a to, co vám dluží.

I když existuje mnoho různých způsobů, jak poslat fakturu - prostřednictvím šnekového e-mailu, e-mailu nebo online portálu třetí strany, musíte najít způsoby a postupy fakturace, které nejlépe fungují jak pro vaše klienty, tak pro vaše obchodní operace. Business News Daily požádal odborníky z oboru o radu ohledně nastavení inteligentní fakturační strategie.

Raj Narayanaswamy, spoluzakladatel a generální ředitel řešení pro sledování času zaměstnanců Replicon poznamenal, že byste měli automatizovat fakturaci, kdykoli je to možné.

"Nejrychlejší a nejjednodušší fakturace se provádí online, " řekl Narayanaswamy. „Investujte do motoru generujícího fakturu / fakturaci, který automatizuje proces a odstraňuje lidskou chybu. Manuální fakturace, která se spoléhá na sledování a porovnávání časových listů papíru, zadávání informací v Excelu a ruční kontrolu přesnosti, ztrácí drahocenný administrativní čas.“

To také ponechává prostor pro chyby a zpoždění. Automatizace fakturace znamená, že se zbavíme velké většiny možných chyb a také ušetříte peníze odstraněním dodatečných administrativních nákladů.

Poznámka editora: Hledáte informace o účetním softwaru pro vaši firmu? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat, aby vám poskytli potřebné informace a nabídky

widget widget buyerzone

Mitch Rose, SVP a generální ředitel společnosti Billtrust pro platební řešení dodává, že začlenění elektronických metod, které pomáhají automatizovat proces fakturace k hotovosti, může být z dlouhodobého hlediska prospěšné pro pohledávky i závazky.

„Přechod na digitalizaci umožňuje zákazníkům platit kdykoli a kdekoli jsou - což podporuje rychlejší platby a zvyšuje efektivitu pro vaše zákazníky a váš tým A / R, “řekla Rose Business Business Daily Daily.

Dodal, že digitalizace plateb a fakturace šetří náklady. Náklady na doručení papíru zdvojnásobí množství elektronického doručení a zpomalí celý proces. Přesun těchto procesů online šetří náklady na poštovné, papír a tisk a nemluvě o čase.

Je důležité najít účetní řešení, které vám a vašemu týmu umožní zůstat v pořádku a sledovat všechny své nezaplacené faktury.

„Bez přístupu k centralizovanému pohledu na faktury a vyúčtování nemají společnosti schopnost rychle určit, jaká je průměrná doba platby, kolik zbývá peněz, kolik faktur a následných kontrol bylo odesláno, které společnosti jsou často delikventní, a tak, “řekl Narayanaswamy Business News Daily.

Pokud od svých klientů přijímáte elektronické platby, je důležité zajistit, aby váš zpracovatel plateb byl v souladu se standardy zabezpečení dat v oblasti platebních karet (PCI). Tyto celosvětově uznávané standardy byly vytvořeny s cílem chránit spotřebitele a udržovat jejich platební údaje v bezpečí. Rose poznamenala, že dodržování těchto standardů je povinné pro každou společnost přijímající platby kreditní kartou.

"Soulad s PCI je rozhodující nejen z právních důvodů, ale také vyvolává důvěru se svými zákazníky, " řekl. „Podniky, které byly porušeny, vidí ztrátu zákazníků, poškozenou pověst a pokles cen akcií - nemluvě o přehnaných nákladech na nápravu porušení a následném vyřizování podnětů po podvodech a ztrátě výnosů z pocitu zákazníka.“

Rose dodala, že dodržování předpisů je důležitější, protože podniky čelí rostoucímu používání kreditních karet v B2B. Většina společností se obrací na třetí strany, které poskytují platební portály a procesy, které jim umožňují přijímat elektronické platby a splňovat požadavky PCI.

Jasná komunikace během každé fáze projektu udržuje klienty a podniky na stejné stránce, pokud jde o očekávání plateb.

"Pochopení úrovně fakturačních údajů, které klient potřebuje od začátku, vytváření proaktivních plánů v případě dotvarování rozsahu a udržování klientských aktualizací každého kroku cesty může ušetřit značné množství času a úsilí během skutečného fakturačního procesu po dokončení projektu, " Narayanaswamy řekl.