Anonim
Kredit: wutzkohphoto / Shutterstock

Jako majitel malé firmy máte mnoho povinností žonglovat. Může být lákavé odstranit sebe z financí vaší firmy, jen aby něco sundalo z vaší desky - zejména pokud účetnictví a účetnictví nejsou vaše silné obleky. Měli byste však zůstat zapojeni do financí své firmy.

Pokud si najmete někoho, kdo vám pomůže s financemi, měli byste auditovat svého účetního? Krátká odpověď zní ano. Teoreticky, pokud se stále zapojujete do procesů svého účetního, měli byste si být plně vědomi stavu svých financí, ale vždy je dobré provádět náhodné audity, aby se zajistilo, že všechny vaše knihy jsou vyvážené a váš účetní dodržuje správný protokol.

Kromě provádění náhodných auditů patří mezi některá dobrá pravidla, která je třeba implementovat, přezkoumání kopií faktur před podpisovými kontrolami, aby bylo zajištěno, že je vše legitimní, a náhodné žádosti o prohlídku drobných peněžních příjmů nebo o přezkoumání bank. Dalším dobrým pravidlem je rozdělování finančních povinností a povinností, takže to není jedna osoba, která se zabývá všemi finančními úkoly. Můžete například požadovat podpisy čítačů u všech kontrol. [Hledáte nejlepší účetní software pro vaši malou firmu? Podívejte se na naše nejlepší tipy.]

Možná budete chtít zvážit najmutí jiné osoby, aby znovu zkontrolovali knihy, známé také jako správce. Dobrou volbou pro správce, pokud si to můžete dovolit, je najmout si CPA. Nejenže budou moci kontrolovat práci vašeho účetního, ale CPA je také daňovým expertem, což váš účetník pravděpodobně není. CPA může důkladně zkontrolovat vaše finanční záznamy, aby zajistil, že se vše shoduje s vašimi daňovými přiznáními a najde odpočty, které jste mohli přehlédnout.

Aby byla zajištěna bezproblémová spolupráce vašeho účetního a CPA, doporučuje společnost GrowthForce - poskytovatel účetních, účetních a kontrolních služeb - vytvoření interních kontrol, abyste stanovili jasná očekávání a zajistili transparentnost mezi svým účetním, CPA a sebou. Například vytvořte procedurální příručku a dohody o úrovni služeb (SLA), které nastíní procesy a postupy pro finanční výkazy, které by měl účetní a CPA vytvářet a sdílet, jakož i časové harmonogramy, formáty a metody pro všechny výstupy.

Nezapomeňte také zahrnout procesy uzavírání knih každý měsíc. AccountingDepartment.com doporučuje, abyste se na konci měsíce setkali s vaším účetním, abyste zkontrolovali hlavní knihu, porovnali všechny transakce s výpisy z kreditních karet, bankovními výpisy a bankovními a dalšími příjmy, aby bylo zajištěno, že je vše zaúčtováno a zůstatek knih. Jakmile budou vyváženy, knihy „uzavřete“, takže již nelze provádět žádné další změny. [Zjistěte rozdíl mezi účetním a účetním.]

Pokud váš účetní pracuje vzdáleně, AccountingDepartment.com také navrhuje, abyste do příručky procedur zahrnuli správné bezpečnostní protokoly. Ujistěte se, že použitá hesla je obtížné hacknout, zamykat jejich počítač, když odstoupí od svého stolu, a nechat účetního pracovat na zabezpečeném serveru, který neumožňuje tisk nebo stahování souborů, jsou všechny bezpečnostní postupy, které byste měli vyvolat.