Anonim

Náš výzkum a analýza systémů pro správu dokumentů v roce 2019 nás vede k doporučování M-Files jako nejlepšího celkového systému správy dokumentů. Vybrali jsme M-Files z desítek systémů správy dokumentů, které jsme zvažovali. Chcete-li se dozvědět, jak jsme dospěli k našim nejlepším výběrům a k obsáhlému seznamu systémů správy dokumentů, navštivte naši kulatou stránku nejlepších výběrů.

Proč M-soubory?

M-Files je snadno použitelná komplexní softwarová aplikace pro správu dokumentů, která obsahuje funkce digitálního archivování a systémy produktivity. M-Files nabízí funkce pro malé podniky i podniky, což z něj dělá škálovatelné řešení pro rostoucí společnosti. Tento software může ukládat mnoho dokumentů a poskytuje přímý klasifikační systém, který udržuje věci organizované. Kromě toho má efektivní vyhledávací funkce, které pomáhají uživatelům rychle se přiblížit k přesnému dokumentu, který hledají.

M-Files jsou podporovány na Windows a Mac OS, ale uživatelé Linuxu mají přístup k M-Files prostřednictvím webové verze. Mezi podporované webové prohlížeče patří Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer a Safari. Mobilní aplikace M-Files je podporována na iOS 9 a novějších verzích, stejně jako Android 4.4 a novějších.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás ten pravý, použijte dotazník níže, aby vám náš sesterský web BuyerZone poskytl zdarma informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone

Snadnost použití

Uživatelské rozhraní M-Files se snadno naviguje a kopíruje známý pocit rozložení Průzkumníka Windows na počítačích. Zahrnuje funkce, s nimiž je většina uživatelů pohodlná, jako je kopírování a sdílení souborů s jednoduchou funkcí klepnutí pravým tlačítkem a přetažení. Napodobování známého uživatelského rozhraní systému Windows snižuje náklady a zátěž školících zaměstnanců při používání M-souborů, což usnadňuje rychlou instalaci a provoz po implementaci softwaru.

Uživatelé Macu uvidí mnoho crossoverů s rozhraním M-Files z Mac Finderu. Jedním z hlavních rozdílů je však to, že nevyžaduje stejný typ kategorizace složek. Místo toho dokumenty obsahují metaznačky. Tyto metaznačky lze použít k tomu, aby vyhledávání a lokalizace konkrétních dokumentů bylo snadným procesem.

Po instalaci této platformy se soubory M-Files zobrazí jako další jednotka v počítači. Stejně jako všechny ostatní jednotky mohou uživatelé přetahovat soubory do M-souborů. Uživatelé mohou také přistupovat k dokumentům uloženým v M-souborech a kopírovat je na jakoukoli jinou jednotku, v případě potřeby vytvářet místní kopie. Uživatelé mohou také vytvářet a ukládat dokumenty z jakéhokoli jiného programu přímo do M-souborů, stejně jako u jiných jednotek.

Funkce

M-soubory pracují společně se skenerem. Prověřuje skenované dokumenty pomocí optického rozpoznávání znaků (OCR), které automatizuje proces metatag a kategorizuje skenované soubory za vás. V případě potřeby mohou uživatelé přidat další metaznačky ručně. Proces automatizace je zvláště užitečný pro podniky přecházející z papírového archivu na digitální, protože rychle převádí tisíce papírových dokumentů do organizovaného digitálního kartotéky bez velkého lidského úsilí. Jakmile jsou dokumenty tříděny podle funkce OCR M-Files a uloženy na platformě, lze je prohledávat. M-Files má vestavěný vyhledávač, takže připojením několika klíčových slov můžete najít i naskenované dokumenty.

Do systému lze naprogramovat funkce automatizace pracovního postupu, včetně oznámení o přezkoumání a schválení smluv, standardních operačních postupů a automatizace kategorizace souborů, aby vaše kancelář fungovala hladce. Zjednodušením pracovních postupů tato aplikace pro správu dokumentů pomáhá zaměstnancům soustředit se na úkoly vyššího řádu, zvyšovat efektivitu a produktivitu, zejména při velkých projektech migrace dokumentů.

Verze je další velmi užitečnou funkcí softwaru. Versioning uchovává záznamy o historii každého dokumentu, včetně toho, kdy byl naposledy otevřen, kdo jej otevřel a jaké změny byly provedeny. Funkce verzování značně usnadňuje udržování přehledů o vyvíjejících se dokumentech a často poskytuje historii dokumentů, která sahá až do doby, kdy byl dokument poprvé vytvořen.

Platforma je vybavena funkcí oprávnění, která umožňuje správcům nastavit různé úrovně přístupu pro určité uživatele. Například manažeři v oddělení lidských zdrojů mohou vyžadovat přístup ke každé zaměstnanecké smlouvě, zatímco typický zaměstnanec by to ne. M-Files nabízí řadu oprávnění, která umožňují správcům přizpůsobit přístup a možnosti úprav tak, aby vyhovovaly specifické roli každého zaměstnance v organizaci. Můžete také určitým uživatelům, jako je manažer nebo výkonný pracovník, dát přednost před ostatními, například zaměstnanci na základní úrovni, s funkcí oprávnění M-Files.

Uživatelé mohou určit určité soubory pro použití offline, pokud předpokládají, že nebudou mít přístup k internetu. Soubory mohou být určeny pro použití offline podle projektu, typu souboru nebo klienta. Jakmile jsou soubory určeny, jsou k dispozici na notebooku nebo mobilním zařízení uživatele. Všechny změny, které jsou provedeny v době, kdy je uživatel offline, se po obnovení přístupu k síti automaticky synchronizují mezi všemi uživateli.

Sdílení souborů s kolegy, klienty a příslušnými třetími stranami se také provádí snadno a hladce přímo v rozhraní M-Files, což snižuje potřebu odesílání e-mailových příloh pokaždé, když je dokument aktualizován. M-Files se také integrují do aplikace Microsoft Outlook a umožňují uživatelům jednoduše přenášet e-mailové přílohy přímo na jednotku M-Files.

Ceny

Cena M-Files je založena na potřebách vaší firmy, počtu uživatelů, které plánujete přidat do systému, a pokud jdete s místním systémem, cloudovým systémem nebo hybridem.

Zatímco M-Files je dobrý systém pro malé a střední podniky, zejména pro ty, u nichž se očekává, že se v blízké budoucnosti zvětší, zástupci nám řekli, že minimální cena začíná na 1 000 $. Tato cena pravděpodobně způsobuje lepší sázku pro podnikové podniky, ačkoli existuje spousta funkcí, které přicházejí spolu s M-soubory za peníze.

Naštěstí si můžete stáhnout zkušební verzi aplikace a zjistit, zda je M-Files pro vaši společnost vhodný, než se rozhodnete pro nákup.

Služby zákazníkům

Naše interakce se zástupci zákaznických služeb byly pozitivní. Na naše otázky odpověděli dobře a přímo a byli transparentní ohledně tvorby cen. Když jsme popsali rozsah našich hypotetických malých podniků a rozpočtu, byli čestní ve svém hodnocení, že jejich program nemusí odpovídat našemu rozpočtu, ale stále nám pomáhali a byli rádi, že nám produkt i tak mohli ukázat.

Zástupce se můžete dostat telefonicky, e-mailem a živým chatem. Kromě těchto kanálů podpory zákazníků je M-Files hostitelem komplexní databáze znalostí, která je doplněna údajovými listy, častými dotazy a průvodci. Tato stránka také hostí komunitní fórum, kde se můžete ptát ostatních uživatelů na problémy a řešení.

Omezení

M-Files je hybrid cloudového a místního úložiště, což znamená, že k dokumentům můžete přistupovat z téměř jakéhokoli zařízení připojeného k internetu prostřednictvím prohlížeče. Stále však musíte nainstalovat software a udělit oprávnění zařízení (a dalším aplikacím), abyste rozpoznali soubory M jako soubory, do kterých můžete ukládat dokumenty.

Zatímco rozhraní vypadá povědomě, některé aspekty, například skutečnost, že složky nejsou vyžadovány, mohou některé uživatele vyhodit.

Dalším aspektem softwaru, který bude mít mírnou křivku učení, je to, že soubory M-Files katalogizují několik metatagů v dokumentu, aby jej kategorizovaly. Aby však byl dokument snazší najít pomocí vyhledávače M-Files, budete muset vy a vaši zaměstnanci přidat vlastní specializované značky, zejména pokud vaše firma jedná s velkým množstvím dokumentů. Tento způsob podání může trochu zvyknout na ty, kteří jsou zvyklí na tradiční způsoby organizace digitálních dokumentů.

Jste připraveni vybrat systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Systémy správy dokumentů: Příručka pro kupujícího
  • Nejlepší software a systémy pro správu dokumentů 2019
  • Nejlepší nízkonákladový systém správy dokumentů
  • Nejlepší systém správy dokumentů pro malé podniky
  • Nejlepší systém správy dokumentů pro spolupráci

Další zprávy od Chad Brooks a Andreas Rivera.