Anonim

Náš výzkum a analýza systémů správy dokumentů v roce 2019 nás vede k tomu, abychom jako nejlepší systém správy dokumentů pro spolupráci doporučili Alfresco Content Services. Vybrali jsme Alfresco Content Services z desítek systémů správy dokumentů, které jsme zvažovali. Chcete-li si přečíst celou naši metodiku a komplexnější seznam systémů správy dokumentů, navštivte naši stránku nejlepších výběrů.

Proč Alfresco Content Services?

Alfresco Content Services je náš nejlepší výběr pro systém správy dokumentů pro spolupráci, protože je speciálně navržen tak, aby podporoval spolupráci mezi členy týmu. Kromě nejdůležitějších funkcí, které jsme hledali v systému správy dokumentů, udržuje Alfresco Content Services nástroje pro automatizaci pracovního postupu, jako je modul pravidel pro metadata, a také nástroje pro snadné vytváření a úpravy obsahu.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Abyste mohli vybrat ten, který je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník uvedený níže, aby vám naše sesterská stránka BuyerZone bezplatně poskytla informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone

Nástroje pro spolupráci

Alfresco Content Services usnadňuje vytváření a úpravy dokumentů přímo v systému. Její integrace s Dokumenty Google a Microsoft Office - které umožňují vytváření, nahrávání a kategorizaci nových dokumentů bez opuštění systému - jsou obzvláště skvělé funkce pro spolupráci, které podporují schopnost týmů úzce spolupracovat v Alfresco. Podobně lze k dokumentům přistupovat pomocí těchto známých programů, jakmile jsou v systému, což usnadňuje všem oprávněným uživatelům upravovat dokumenty za chodu.

Alfresco Content Services také nabízí nástroje pracovního postupu, jako jsou úkoly, které pomáhají členům týmu a manažerům zůstat na vrcholu svých povinností a pokroku. Správci mohou zahájit pracovní postup úkolů u libovolného dokumentu a vybírat konkrétní položky akce, například „posílat dokumenty ke kontrole“nebo „požadovat schválení dokumentu“. Tyto úkoly pak lze přiřadit dalším uživatelům v systému s datem splatnosti a úrovní priority. Všichni uživatelé zapojení do pracovního postupu budou upozorněni na dokončení úkolů. Pracovní postupy v obsahových službách Alfresco umožňují týmům nepřetržitě spolupracovat v souladu se zavedenou strukturou odpovědnosti, a to i v případě, že manažeři nejsou přihlášeni.

Kromě možností hostovaných na cloudu a na místě je služba Alfresco Content Services k dispozici také v hybridním modelu, který umožňuje vašemu týmu pracovat v cloudu i za vaším firewallem na firemních serverech současně.

Snadnost použití

Uživatelské rozhraní Alfresca je relativně jasné a postrádá intuitivní navigaci, kterou jsme v naší recenzi hledali. Je to složitý systém s velkou hloubkou, jejíž složitější aspekty budou pravděpodobně trvat, než uživatelé zvládnou nějaký čas.

Podobně jako mnoho jiných systémů pro správu dokumentů, Alfresco zobrazuje strom složek na levé straně řídicího panelu. U obsahu, který je již v systému, navigace funguje podobně jako Windows, takže je snadné najít existující dokumenty.

V horní části rozhraní jsou karty pro Domů, Moje soubory, Sdílené soubory, Weby, Úkoly, Lidé, Úložiště a Správcovské nástroje. Tyto karty procházejí do samostatných oken v systému. To může chvíli trvat, než si na ně zvykneme, ve srovnání se systémy správy dokumentů, které jsou primárně procházeny jedním centrálním panelem. Na kartě Úložiště uživatelé přidávají do systému obsah a určují, jak bude organizován.

Navzdory křivce učení má Alfresco některé užitečné funkce, které usnadňují vytváření obsahu. Například jeho integrace s Dokumenty Google umožňuje uživatelům vytvářet nové dokumenty přímo přes platformu Alfresco, a nikoli nahrávat stávající dokumenty mimo systém. Integrace usnadňují práci v Alfrescu, aniž by software opustily. Tyto dokumenty si také můžete stáhnout přímo jako soubory Microsoft Office z Alfresco.

Funkce

Alfresco Content Services nabízí některé z nejužitečnějších funkcí, které jsme hledali v systému správy dokumentů, včetně optického rozpoznávání znaků (OCR) při skenování nových dokumentů a nástrojů indexování, které uživatelům pomáhají správně třídit a organizovat dokumenty.

Alfresco také obsahuje vlastní šablony, které umožňují vytváření šablonovaných struktur složek, které lze snadno duplikovat. Tato funkce je užitečná pro vytvoření standardizovaných pracovních postupů, které odpovídají preferencím vašeho týmu a kultuře pracoviště, a udržují dokumenty uspořádané univerzálně rozpoznatelným způsobem.

Stejně jako ostatní vedoucí systémy správy dokumentů, které jsme přezkoumali, má Alfresco robustní nástroj pro metadata obsahu, který umožňuje uživatelům označit všechny soubory identifikačními štítky, které mohou ostatní členové vašeho týmu snadno vyhledávat. Přidání klíčových slov, kategorií a popisů do dokumentů usnadňuje jejich nalezení. Správci mohou také stanovit pravidla pro určité dokumenty a automaticky použít příslušná metadata na soubory na základě určitých spouštěčů.

Jakmile jsou metadata aplikována na dokument, mohou členové týmu pomocí vyhledávací funkce vyhledat a získat k němu přístup. Funkce vyhledávání obsahuje pole pro klíčová slova, název souboru, název dokumentu, popis a datum uploadu.

Ceny

Produkty a služby Alfresco jsou součástí větší digitální obchodní platformy, ale lze je zakoupit samostatně. Cena systému správy dokumentů Alfresco závisí na velikosti vaší společnosti a rozsahu požadovaných služeb.

Společnost nabízí tři různé úrovně, které se liší v ceně v závislosti na vašich potřebách.

  • Starter edition: Tato verze podporuje až 100 pojmenovaných uživatelů. Může se integrovat s Microsoft Outlook, správou záznamů a Salesforce CRM.
  • Firemní vydání: Tato verze podporuje až 300 pojmenovaných uživatelů s možností přidání dalších. Podporuje stejné doplňky jako vydání Starter, plus nástroj pro správu médií Alfresco, modul pro transformaci dokumentů a transformační modul pro média.
  • Vydání Enterprise: Tato verze podporuje až 1 000 pojmenovaných uživatelů s možností přidání dalších. Podporuje stejné doplňky jako edice Business plus nástroje pro indexování Alfresco a nástroje pro šifrování obsahu.

Chcete-li získat jedinečnou nabídku pro vaši společnost, obraťte se na obchodní oddělení Alfresco s vašimi konkrétními požadavky.

Služby zákazníkům

Naše zkušenosti se zákaznickým servisem s Alfresco byly pozitivní. Produktem nás prošel živý chat společnosti i telefonický zástupce, který objasnil body, které jsme našli v firemní dokumentaci. Po hovoru nám předali odkazy na další zdroje informací o obsahu Alfresco Content Services. Nebyli jsme nuceni učinit rozhodnutí o nákupu okamžitě a zástupce v telefonu zůstal zasnoubený, když jsme vysvětlili, že v tomto okamžiku testujeme trh pouze proto, abychom zjistili, co by se mohlo hodit pro naši hypotetickou společnost.

Alfresco vyžaduje předplatné zákaznické podpory, stejně jako mnoho dalších dodavatelů systému správy dokumentů, které jsme zkontrolovali. Roční předplatné zahrnuje nepřetržitý přístup na portál podpory Alfresco a materiály s vlastním průvodcem, jakož i webovou, e-mailovou a telefonickou podporu.

Omezení

K dispozici je trochu křivky učení, která se stane skutečně pohodlnou pomocí všech dostupných funkcí. Nejlepší využití nástrojů pro spolupráci a automatizace pracovních postupů, například pravidel pro metadata, vyžaduje trochu praxe a školení. Jakmile se však uživatelé seznámí se softwarem, funkce spolupráce Alfresca jsou vysoce efektivní.

Dalším možným omezením je stanovení ceny systému. Ceny kolísají v závislosti na velikosti vaší společnosti a rozsahu vašich potřeb a my jsme nebyli schopni získat cenovou nabídku od obchodního oddělení s omezenými informacemi, které bychom mohli nabídnout o našem hypotetickém podnikání. Společnost však nabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi své cloudové verze, která vám umožní určit, co za získanou cenu dostanete, než se rozhodnete, zda stojí za to koupit.

Jste připraveni vybrat systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Systémy správy dokumentů: Příručka pro kupujícího
  • Nejlepší software a systémy pro správu dokumentů 2019
  • Nejlepší nízkonákladový systém správy dokumentů
  • Nejlepší celkový systém správy dokumentů
  • Nejlepší systém správy dokumentů pro malé podniky