Anonim

Náš výzkum a analýza systémů správy dokumentů v roce 2019 nás vede k doporučení eFileCabinet jako nejlepšího nízkonákladového systému správy dokumentů pro malé podniky. Z desítek systémů správy dokumentů, které jsme zvažovali, jsme vybrali eFileCabinet.

Chcete-li si přečíst celou naši metodiku a komplexnější seznam systémů správy dokumentů, navštivte naši stránku nejlepších výběrů.

Proč eFileCabinet?

Pro malé podniky s nízkým rozpočtem je důležité šetřit peníze. Levný však neznamená mnoho, pokud je software levný a postrádá základní funkce, které potřebujete. Pro systémy správy dokumentů vyžadují malé podniky přístup k snadno použitelné platformě, optické rozpoznávání znaků (OCR) pro naskenované dokumenty, plus nástroje pro automatizaci pracovního postupu a spolupráci. Tyto funkce jsou rozhodující pro úspěch vašeho systému správy dokumentů.

eFileCabinet nabízí nákladově efektivní řešení, které neřeže rohy na nejdůležitějších funkcích. Malé podniky mohou stále využívat eFileCabinet jako relativně komplexní platformu pro správu dokumentů bez rozbití banky.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Abyste mohli vybrat ten, který je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník uvedený níže, aby vám naše sesterská stránka BuyerZone bezplatně poskytla informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone

Snadnost použití

eFileCabinet má trochu křivku učení, ale je stále poměrně snadno použitelný. Uživatelské rozhraní se podobá e-mailové schránce, jako je Microsoft Outlook, a lze ji navigovat stejným způsobem. Na levé straně obrazovky eFileCabinet obsahuje přizpůsobitelný strom složek, který organizuje všechny vaše dokumenty. Tento software umožňuje uživatelům prohlížet a komentovat dokumenty v okně náhledu.

Samotné rozhraní je elegantní, moderní a minimalistické. Existuje však několik oken a ikon, které budou novým uživatelům nějakou dobu trvat, než se naučí. Křivka učení není příliš strmá, ale někteří uživatelé mohou vyžadovat menší školení, aby pochopili méně intuitivní aspekty systému. Přesto by implementace eFileCabinet neměla zpomalovat váš každodenní pracovní postup, jakmile se vaši zaměstnanci zdatní se systémem.

Ceny

eFileCabinet Online nabízí několik plánů pro malé podniky, které se liší podle úložného prostoru a funkcí. (Každý z těchto plánů je účtován ročně.) Podrobné informace naleznete na stránce s cenami společnosti.

  • Základní, 15 $ na uživatele, za měsíc: Balíček Základní ceny zahrnuje 25 GB úložného prostoru plus bezpečné sdílení souborů. Tento plán je relativně tenký ve srovnání s ostatními, ale nabízí proveditelné řešení za velmi konkurenceschopnou cenu.
  • Výhoda, 30 $ na uživatele, měsíčně, minimum pro 3 uživatele: Cenový balíček Advantage staví na nabídkách základního plánu, rozšiřuje úložný prostor na 1 TB dat a zahrnuje bezpečné sdílení souborů, nástroj pro automatizaci pracovního postupu sidekick, vlastní a přednastavené šablony, uživatelské check-in a checkout, označování profilů, nástroje pro elektronický podpis, funkce audit trail a mobilní přístup.
  • Obchod, 55 $ na uživatele, za měsíc: Obchodní balíček je nabízen jako nejlepší hodnota eFileCabinet a nabízí nejširší škálu funkcí mezi cenovými balíčky. Kromě funkcí dostupných v plánu Advantage nabízí obchodní balíček 5 TB úložného prostoru, automatizaci obchodních procesů, zachycení zónového optického rozpoznávání znaků (OCR), palubní nástroje, schválení správců / správců a cloudovou platformu. několik bezpečnostních opatření k zajištění ochrany souborů. Všechny dokumenty jsou uloženy v certifikovaných datových centrech společnosti, které jsou kompatibilní s PCI úrovně 1. Pro maximální ochranu jsou dokumenty během přenosu šifrovány. Tato bezpečnostní opatření jsou kritická, když důvěřujete úschovně třetí strany, která bude sledovat a spravovat vaše dokumenty.

    eFileCabinet se také integruje s Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage a Foxit a nabízí integraci API na úrovni Advantage a vyšší.

    Služby zákazníkům

    Se zákaznickým servisem, který jsme dostali od eFileCabinet, jsme byli spokojeni. Během našeho prvního hovoru jsme hovořili se zástupcem, který si udělal čas, abychom zajistili jasné porozumění systému. Diskutovali jsme o cenách, způsobu přístupu k cloudovému řešení, jeho funkcích, fungování mobilní aplikace, množství zahrnutého úložiště a bezpečnostních opatření datového centra.

    Uživatelé systému mohou kontaktovat tým podpory prostřednictvím živého chatu, telefonu nebo e-mailu od 7:30 do 18:00 (MST), od pondělí do pátku. K dispozici je také zabudovaná uživatelská příručka, která odpovídá na běžné otázky, například jak vytvořit souborové skříňky a složky, nebo jak sdílet a ukládat dokumenty. Web dále obsahuje několik videí o používání systému a rozsáhlou sekci FAQ.

    Omezení

    Zatímco eFileCabinet nabízí silnou nízkonákladovou variantu, základní plán, nejkomplexnější funkce jsou k dispozici pouze prostřednictvím obchodního balíčku, který je nejnákladnějším balíčkem, který společnost nabízí. Tento plán je srovnatelný s náklady ostatních společností spravujících dokumenty, které jsme vyhodnotili, za 55 USD na uživatele měsíčně.

    Přesto pro malé podniky v rozpočtu, které potřebují nejdůležitější funkce systému správy dokumentů, eFileCabinet dodává komplexní softwarovou aplikaci, která bude vyhovovat potřebám a pracovním postupům většiny malých podniků. Plány s vyššími cenami dále poskytují cestu pro malé podniky, aby se rozrůstaly a rozšiřovaly svůj rozpočet, což z eFileCabinet dělá náš nejlepší výběr pro nízkonákladový systém správy dokumentů.

    V roce 2018 jsme eFileCabinet nazvali nejlepším výběrem pro vzdálené pracovní síly. Pokud se chcete dozvědět více o tom, proč jsme vybrali eFileCabinet jako náš nejlepší výběr v roce 2018, přečtěte si naši předchozí recenzi zde.

    Jste připraveni vybrat systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

    • Systémy správy dokumentů: Příručka pro kupujícího
    • Nejlepší software a systémy pro správu dokumentů 2019
    • Nejlepší celkový systém správy dokumentů
    • Nejlepší systém správy dokumentů pro malé podniky
    • Nejlepší systém správy dokumentů pro spolupráci