Anonim

Pamatujete si dny, kdy kartotéky lemovaly každou stěnu kanceláře? Nebo stále platí, že papírové záznamy zabírají cenné čtvercové záběry a ztěžují pořádnou organizaci? Naštěstí v dnešním digitálním světě máme software pro správu dokumentů, který zlepšuje organizaci a přístupnost jakýchkoli firemních dokumentů.

Ale kde začít při výběru systému správy dokumentů? Koneckonců, je to přeplněné pole se spoustou různých dodavatelů. Tato příručka vám pomůže porozumět základům systémů správy dokumentů a poskytne vám plán postupu zadávání zakázek. Pokud si chcete vybrat ze spolehlivého užšího výběru, vždy si můžete prohlédnout náš nejlepší výběr softwaru pro správu dokumentů.

Co je systém správy dokumentů?

Systémy správy dokumentů jsou v podstatě elektronické kartotéky, které může vaše organizace použít jako základ pro organizaci všech digitálních a papírových dokumentů. Jakékoli tištěné kopie dokumentů lze jednoduše skenovat přímo do systému správy dokumentů. Systémy správy dokumentů často umožňují uživatelům zadávat metadata a značky, které lze použít k uspořádání všech uložených souborů.

Většina softwaru pro správu dokumentů má vestavěný vyhledávač, který uživatelům umožňuje rychlou navigaci i těch nejrozsáhlejších knihoven dokumentů pro přístup k příslušnému souboru. Ukládáte také citlivé dokumenty? Nemějte obavy - většina systémů správy dokumentů má nastavení oprávnění, což zajišťuje, že pouze oprávněný personál má přístup k privilegovaným informacím.

Toto jsou některé z nejdůležitějších funkcí správy dokumentů:

  • Ukládání různých typů dokumentů, včetně souborů pro zpracování textu, e-mailů, PDF a tabulek
  • Vyhledávání klíčových slov
  • Povolený přístup k určitým dokumentům
  • Monitorovací nástroje pro zjištění, kteří uživatelé přistupují ke kterým dokumentům
  • Nástroje pro vytváření verzí, které sledují úpravy dokumentů a obnovují staré verze
  • Ovládací prvky regulující, kdy lze zastaralé dokumenty odstranit
  • Podpora mobilních zařízení pro přístup, úpravy a sdílení dokumentů

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat tu, která je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník níže, aby vám náš sesterský web BuyerZone poskytl zdarma informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone

Výběr správného systému správy dokumentů začíná přesným hodnocením vašich organizačních potřeb. Jednou z největších možností, kterou musíte hned udělat, je, zda chcete řešení na místě nebo na cloudu. Každý typ systému nabízí stejnou funkcionalitu, ale existuje několik klíčových rozdílů ve způsobu provádění údržby a ukládání dat.

Systém správy dokumentů na místě

Místní řešení vyžaduje použití vlastních serverů a úložiště, což znamená, že musíte provést vlastní údržbu. Budete také zodpovědní za bezpečnost všech svých dat, takže je důležité je zálohovat. Tato možnost obvykle dává smysl větším společnostem s vyhrazenými prostředky IT z důvodu vyšších technických požadavků, ale také vás přímo ovládá nad vlastním systémem. Technická podpora a aktualizace softwaru od dodavatele obvykle závisí na tom, zda průběžně obnovujete roční předplatné.

Výhody: Největší výhodou systému pro správu dokumentů s vlastním hostováním je to, že jste vždy nad svým systémem pod kontrolou a nespoléháte na někoho jiného, ​​aby jej udržel v chodu. Nejste závislí ani na internetu. Pokud vaše připojení online klesne, máte stále přístup ke všem svým dokumentům.

Nevýhody: Nevýhodou jsou velké počáteční náklady, jakož i další roční náklady na aktualizaci softwaru. Kromě toho je jen na vás, abyste se ujistili, že máte správný záložní systém, protože vaše soubory nejsou automaticky ukládány do cloudu. Dalším možným negativem je to, že ne všechny systémy s vlastním hostitelem pracují s počítači Windows i Mac; mnoho z nich je kompatibilních pouze s jedním nebo druhým.

Cloudový systém správy dokumentů

Cloudový software je hostován vaším poskytovatelem a zpřístupněn online vaší organizaci. Za cloudová řešení se obvykle účtuje měsíční nebo roční poplatek, který zahrnuje všechny údržby a aktualizace softwaru. V závislosti na zvoleném systému a funkcích, které požadujete, se může cena systémů založených na cloudu pohybovat od několika dolarů za uživatele za měsíc až po více než 100 USD.

Výhody: Největší výhody spočívají v tom, že k instalaci softwaru a jeho správnému fungování nepotřebujete tým IT a že neexistují žádné velké počáteční náklady. Můžete se také připojit k těmto systémům odkudkoli, kdo má přístup online, a nemusíte zálohovat soubory, protože se automaticky ukládají do cloudu.

Nevýhody: Jste na milost svého poskytovatele, aby systém fungoval. Pokud má váš poskytovatel problém s datovým centrem, může vám zabránit v přístupu k vašim souborům, dokud nebude situace vyřešena. Kromě toho, pokud se připojení k internetu nezdaří, nebudete se moci do svých souborů dostat. Cloudová řešení také obvykle mají limity úložiště.

Nejčastější dotazy týkající se systému správy dokumentů

Systémy správy dokumentů mohou být rozlehlé a složité. Pokud si stále nejste jisti, kde začít, zvažte tento seznam často kladených otázek.

Otázka: Jsou systémy správy dokumentů cenné pouze pro velké organizace, nebo z nich mohou těžit i malé podniky?

Odpověď: Přestože nemusí mít rozsáhlý počet souborů, které mají větší organizace, mohou malé podniky stále těžit ze systémů správy dokumentů.

Otázka: Často vidím odkazy na systémy správy dokumentů, software pro správu dokumentů a řešení pro správu dokumentů. Jaké jsou rozdíly?

A: Přes různá jména plní všechny stejné úkoly. Výrazy mohou být zaměnitelně použity k popisu stejných platforem.

Otázka: Jaký je rozdíl mezi cloudovým úložištěm a cloudovými systémy správy dokumentů?

Odpověď: Zatímco cloudové úložiště slouží jednoduše jako místo pro ukládání dokumentů v cloudu, systémy správy dokumentů založené na cloudu jsou mnohem robustnější řešení, která podnikům pomohou spravovat jejich důležité dokumenty.

Otázka: Jak získáváte dokumenty uložené v systému?

Odpověď: Existuje několik způsobů, jak přidat soubory, například jejich nahrání z počítače a skenování papírových dokumentů přímo do systému.

Otázka: Jak najdete dokumenty v systému po jejich uložení?

Odpověď: Tyto systémy nabízejí mnoho způsobů, jak rychle najít dokumenty, včetně prohledávání názvu souboru, jména autora a kdy byl přidán do systému. Mnoho z těchto řešení navíc umožňuje hledat obsah v každém souboru nebo podle typu souboru.

Otázka: Fungují systémy pro správu dokumentů s jinými programy, které již používám?

Odpověď: Většina systémů obsahuje integrace pro Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks a několik dalších populárních programů. Některé zahrnují také aplikační programovací rozhraní (API), které umožňuje přizpůsobené integrace.

Otázka: Mohou vám systémy pro správu dokumentů kromě toho, že vás více organizují, pomoci udělat práci jiným způsobem?

Odpověď: Ano, a jedním ze způsobů jsou nástroje pracovního postupu, které pomáhají podnikům udržet úkoly a projekty na dobré cestě. Tyto nástroje, které jsou součástí některých systémů, upozorňují zaměstnance na čas, kdy mají pracovat na určitých úkolech, a pomáhají zajistit, aby se úkoly nikdy neztratily v doručené poště zaměstnance.

Otázka: Mají všichni uživatelé systémů správy dokumentů přístup ke každému souboru?

Odpověď: Většina systémů správy dokumentů má bezpečnostní omezení, která mohou řídit, kteří zaměstnanci mají přístup ke kterým souborům. Tím je zajištěno, že zaměstnanci vidí pouze dokumenty, které by měli. Například personální smlouvy mohou být nastaveny tak, aby byly dostupné pouze zaměstnancům lidských zdrojů, nikoli všem členům organizace.

Otázka: Co se stane, když moje podnikání zasáhne katastrofa? Jsou soubory a dokumenty uložené v systému ztraceny navždy?

A: Velkou výhodou řešení založených na cloudu je, že vaše data jsou bezpečně uložena mimo pracoviště. Místní řešení se však často spoléhají na vaše vlastní servery a úložiště, takže je důležité zálohovat všechna vaše data.

Co hledat v systému správy dokumentů

Při výběru systému správy dokumentů existuje několik klíčových funkcí, na které si musíte dát pozor. Diskutujte o svých potřebách s obchodními zástupci, se kterými se obracíte, a ujistěte se, že dostanete technické specifikace a ceny písemně. Doporučujeme zajistit, aby jakýkoli zvažovaný systém správy dokumentů obsahoval následující:

  • Struktura souboru: Systém by měl nabízet snadno použitelnou strukturu souborů, která uživatelům dává smysl, jako je například přístup ke složce v kabinetu.
  • Hledání: Chcete rychle najít soubory. Měli byste být schopni vyhledávat nejen podle názvu souboru, ale také podle obsahu uvnitř souboru, data, kdy byl naposledy změněn, typu souboru a dalších.
  • Snadné použití: Systém by měl být pro zaměstnance jednoduchý. Pokud je to příliš obtížné, nedostanete od personálu kompletní buy-in, který naruší vaše každodenní operace a povede k nejasnostem.
  • Mobilní přístup: Chcete systém správy dokumentů, který je vždy přístupný prostřednictvím chytrých telefonů a tabletů.
  • Integrace: Systém by se měl snadno integrovat s programy, které již používáte, jako je váš e-mailový klient a software pro správu vztahů se zákazníky. Zeptejte se na otevřená API při projednávání jakéhokoli řešení s obchodním zástupcem.
  • Skenování: Řešení by mělo být kompatibilní s celou řadou skenerů.
  • Zabezpečení: Systém by vám měl umožnit omezit, kdo vidí konkrétní složky a soubory. Měli byste mít možnost nastavit přístupová oprávnění podle zaměstnance.

Jste připraveni vybrat systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Nejlepší software a systémy pro správu dokumentů 2019
  • Nejlepší nízkonákladový systém správy dokumentů
  • Nejlepší celkový systém správy dokumentů
  • Nejlepší systém správy dokumentů pro malé podniky
  • Nejlepší systém správy dokumentů pro spolupráci

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat tu, která je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník níže, aby vám náš sesterský web BuyerZone poskytl zdarma informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone