Anonim
Kredit: A_stockphoto / Shutterstock

Díky rozsáhlému používání technologií v malých podnicích je správa dokumentů cenným nástrojem pro podniky v roce 2019. Přesunutí papírových dokumentů do online souborů dává papírování a důležitým dokumentům další úroveň zabezpečení a ochrany. Pokud vaše firma tak již neučinila, je dobré přesunout fyzickou papírování do digitálního formátu, aby se vaše dokumenty lépe chránily vpřed.

Zajištění dokumentů bezpečným přesunem do digitální podoby je považováno za nejlepší postup, ale vyžaduje to správné vybavení. Skenery dokumentů jsou jednou z důležitých hardwarových součástí dobré správy dokumentů.

Co je to skener dokumentů?

Skenery dokumentů jsou zařízení, která převádějí dokumenty na digitální informace. Tyto skenery se nejčastěji používají v podnikovém prostředí k převodu důležitých dokumentů na digitální data. Skenery dokumentů mohou být použity v malých nastaveních nebo ve velkých podnicích. Existuje mnoho typů skenerů dokumentů, což umožňuje, aby byly nástroje užitečné pro širokou škálu podniků.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro své podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat tu, která je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník níže, aby vám náš sesterský web BuyerZone poskytl zdarma informace od různých dodavatelů:

widget widget buyerzone

Protože se společnosti a jednotlivci pokoušejí přesouvat soubory do digitálních formátů pro úschovu, skenery dokumentů hrají v tomto procesu zásadní roli. Nemusí to být ten nejpůvabnější nákup, ale vaše firma by měla provést průzkum, než se rozhodne, který skener je nejlepší pro vaši strategii správy dokumentů.

Před zakoupením skeneru je dobré zjistit, jak budete spravovat své dokumenty. Průvodce nákupem našich systémů pro správu dokumentů je dobrým zdrojem ke kontrole před podrobným výzkumem skenerů dokumentů.

Typy skenerů dokumentů

Přenosný

Přenosné skenery dokumentů mají sklon běžet menší a levnější než stolní skenery. Přenosné skenery najdete pro handheldové modely až 50 USD a pro ty, které nejsou dostatečně malé na to, aby byly kapesní, lze přiblížit 100 USD. Dražší přenosné skenery o palec blíže k rozsahu 300 $.

Jak název napovídá, přenosné skenery se snadno přenášejí. Pokud jste mimo obchodní schůzku, můžete skener rychle vyjmout z tašky a digitálně uložit dokumenty, které si prohlížíte. Přenosný skener funguje jako efektivní alternativa k vytažení telefonu a pořízení několika fotografií k uložení dokumentů.

Mezi různé typy přenosných skenerů patří ruční, bezdrátové a skládací skenery. Je třeba poznamenat, že kvalita skenování se může lišit v závislosti na použitém skeneru. Dražší bezdrátové modely mohou vytvářet obrazy s vyšším rozlišením než ruční skener, který stojí méně než 100 USD. Stejně jako u většiny obchodních rozhodnutí závisí nejlepší nákup na potřebách vašeho podnikání. Pokud skenujete stovky nebo tisíce dokumentů týdně, malý přenosný ruční skener pravděpodobně není nejúčinnější volbou. Může také perfektně fungovat pro menší firmy. Rozhodnutí závisí na vašich potřebách a analýze nákladů a přínosů.

Klady:

  • Malá velikost může být ideální pro menší firmy
  • Levnější než stolní skenery
  • Snadná přeprava

Nevýhody:

  • Není ideální pro skenování velkého množství dokumentů
  • Kvalita rozlišení / obrazu může být horší než u stolních skenerů
  • Pro některé velké podniky to není dobrá volba

plocha počítače

Stolní skenery se liší od přenosných skenerů v tom, že jsou mnohem větší a nehybné. Nebudete chtít táhnout velkou stolní tiskárnu přes město, aby na schůzce skenovali dokumenty. I když to nemusí být ideální pro některé firmy, velké stolní skenery dokumentů nabízejí také spoustu výhod.

Mezi funkce stolních skenerů patří vysoká rychlost tisku a automatizace. Některé stolní skenery také automaticky opravují chyby. Pokud například umístíte dokument jedním způsobem a položíte následující stránku vzhůru nohama, zařízení dokáže chybu rozpoznat a vše správně vyplivnout otočením stránky nebo obrázků. To může ušetřit spoustu bolesti hlavy pro velké firmy.

Rychlost skenování a schopnost skenovat obě strany oboustranných obrázků jsou dvě další výhody mnoha skenerů pro stolní dokumenty. Zatímco tyto skenery bývají dražší - mnoho pokročilých modelů jde za více než 400 dolarů - výhody mohou být obrovské pro větší operace.

Klady:

  • Rychlé skenování
  • Široká škála funkcí
  • Ideální pro větší firmy

Nevýhody:

  • Objemný
  • Cennější než přenosné skenery dokumentů
  • Pro menší firmy může být příliš komplikovaný

Mezi různé typy skenerů pro stolní dokumenty patří ploché skenery, skenery s podáváním listů a podnikové skenery. Některé modely skenerů dokumentů určené pro podniky mohou přesáhnout 5 000 $.

Ceny

Cena skeneru dokumentů se velmi liší v závislosti na několika faktorech. Při pokusu odhadnout realistickou cenu pro skener dokumentů zvažte následující oblasti:

  • Přenosný vs. stolní
  • Rychlost tisku
  • Velikost skeneru
  • Používání
  • Společnost prodávající skener

Přenosné skenery dokumentů jsou obecně menší a levnější. Jsou dobré pro ty na cestách. Stolní skenery dokumentů jsou větší a dražší. Mají tendenci poskytovat hodnotu lidem, kteří skenují velké množství dokumentů v jejich vlastním kancelářském prostoru.

Větší firmy by se měly připravit utratit téměř 1 000 a více dolarů na skenerech pro stolní dokumenty. Konečná cena závisí na vlastnostech skeneru, celkové velikosti a složitosti. Pokud hledáte podnikový skener dokumentů, může cena přesáhnout 5 000 $ za skener. Je také možné najít skenery stolních dokumentů, které se prodávají za méně než 400 USD, i když tyto modely jsou určeny pro podniky menší než hlavní společnosti.

Menší firmy mohou utratit pouhých 50 USD za funkční a efektivní přenosný ruční skener dokumentů. Středně velké podniky bez velkých potřeb skenování se mohou rozhodnout pro větší přenosné skenery, které se prodávají za cenu přibližně 200 USD. Rozhodnutí nakonec závisí na tom, co vaše firma potřebuje od skeneru dokumentů. Podniky, které skenují spoustu dokumentů a obrázků, budou pravděpodobně chtít hledat na stolních skenerech dokumentů. Menší operace závislé na obrázcích a skenování, stejně jako malá fotografická firma, mohou také rozhodnout, že stojí za to investovat do stolního skeneru dokumentů.

Nejčastější dotazy týkající se skenování dokumentů

Správa dokumentů a skenování dokumentů může být matoucím pojmem pro někoho, kdo nezná proces nebo průmysl. Pokud hledáte další pokyny, zvažte tyto otázky při zahájení vyhledávání skenerů dokumentů.

Otázka: Mohou malé podniky těžit z nákupu skeneru dokumentů?

Odpověď: Skenery dokumentů nejsou nutné pro každou firmu, ale malé firmy mohou z nástroje těžit, zejména pokud podnik skenuje dokumenty často.

Otázka: Co mohu očekávat, že zaplatím za skener dokumentů?

Odpověď: Závisí to na typu zakoupeného skeneru. Přenosné skenery dokumentů se mohou pohybovat od 50 do 300 USD, zatímco stolní skenery dokumentů mohou být kdekoli od 300 do 400 USD za levný model až po několik tisíc dolarů v případě těžkých modelů.

Otázka: Jsou skenery dokumentů snadné používat?

Odpověď: Složitost se liší v závislosti na skeneru. Obecně platí, že skenery dokumentů se snadno používají a vy byste měli dostat tento proces po několika prvních použitích.

Otázka: Kde bych se měl podívat na skenery dokumentů?

Odpověď: Brother, Fujitsu, Kodak, Canon a Epson jsou uznávané společnosti, které prodávají opravitelné skenery dokumentů. Jiné společnosti nabízejí také dobré možnosti; není třeba se spoléhat pouze na těchto pět. Rychlé vyhledávání naskenovaných dokumentů na Googlu může přinést mnoho možností od mnoha důvěryhodných společností.

Otázka: Potřebuje moje firma interní skener dokumentů?

A: Ne nutně. Pokud nemáte velké požadavky na skenování dokumentů, je třeba učinit argument pro návštěvu FedEx, Staples, UPS nebo podobného umístění pro skenování dokumentů. Na druhou stranu, pokud si můžete dovolit skener dokumentů, přidané pohodlí a budoucí úspory mohou stát za počáteční náklady.

Nevýhody nákupu skeneru dokumentů

Existuje několik závažných důvodů, jak se vyhnout nákupu skeneru dokumentů pro vaši firmu.

  • Není třeba: Pokud nepotřebujete pravidelně skenovat dokumenty, může být skener zbytečným obchodním nákladem.
  • Vysoká cena: Některé menší firmy se mohou vyhýbat utrácení několika set (nebo tisíc) dolarů na skener dokumentů.
  • Omezení prostoru: Podnik provozující mimo coworkingový prostor nebo malou kancelář nemusí mít prostor pro snadné přidání skeneru dokumentů, zejména větších verzí.