Anonim

Po provedení rozsáhlého výzkumu a analýzy je OnPay naším 2019 výběrem nejlepší online mzdové služby pro velmi malé podniky.

Velmi malé podniky mají specifické potřeby. Středně velké a velké podniky mají oddělení nebo specializované zaměstnance, kteří mohou zpracovávat mzdy. Mohou to být dokonce odborníci na mzdy. Velmi malý podnik pravděpodobně nemůže podporovat tento druh zaměstnanců. Majitelé podniků se mohou nakonec pokusit převzít odpovědnost za mzdy, což může vést k pomalému růstu podniku nebo nákladným chybám, pokud není odborníkem. Velmi malé podniky potřebují řešení mezd, které se snadno používá a snadno se učí.

Rozhraní softwaru by mělo být snadno spouštět a provádět úpravy. Nejlepší služby dělají ze skutečného úkolu provádět mzdy každé výplatní období stejně jednoduché jako několik jednoduchých kroků. Tímto způsobem se mohou velmi malí podnikatelé soustředit na provozování své činnosti na rozdíl od běžných administrativních prací. OnPay zkontroluje všechna tato pole. Tento software má čisté rozhraní, které se může kdokoli naučit používat, a výplatní listina může být spuštěna během několika minut.

Velmi malé podniky také chtějí komplexní řešení mezd. Musí zvládat jak mzdové, tak daňové povinnosti. Navíc, protože majitelé mikropodniků pravděpodobně neznají všechny komplikace daní ze mzdy, měla by služba nabídnout ujištění, že daňové podání bude správné a platby budou provedeny včas.

OnPay řeší všechny daňové povinnosti ze mzdy. Zadržuje správnou částku z každé výplaty, vyplní a zaúčtuje potřebné doklady a provede platby daní správnému státu a federálním agenturám vaším jménem. OnPay dále nabízí daňovou záruku, že veškerá jeho práce bude provedena včas a správně.

Dalšími aspekty mzdového systému, které velmi malé podniky potřebují, jsou cenově dostupný cenový bod a pohotový zákaznický servis, který je k dispozici, aby poskytl pomoc, když to majitelé podniků potřebují. OnPay také tato kritéria dobře splňuje.

Abychom pochopili, jak jsme vybrali naše nejlepší tipy, najdete naši metodiku a komplexní seznam online mzdových služeb na naší stránce nejlepších tipů.

Poznámka editora: Hledáte informace o mzdových systémech? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat, aby vám poskytli potřebné informace:

widget widget buyerzone

Ceny OnPay

OnPay má jeden servisní plán pro všechny uživatele. Společnost účtuje měsíční základní poplatek 36 $ měsíčně plus 4 $ za zaměstnance. Na rozdíl od jiných mzdových služeb, které obvykle mají odstupňované cenové možnosti, které zahrnují různé funkce, zahrnují měsíční poplatky společnosti OnPay všechny funkce, které společnost nabízí.

Jediným dalším poplatkem, který vám může být účtován, je daňový formulář na konci roku. OnPay účtuje 5 USD plus poštovné za zaměstnance, aby vytiskl a zaslal daňové formuláře na konci roku vaší firmě, nebo 6 $ plus poštovné za zaměstnance za odeslání formulářů přímo každému zaměstnanci. Můžete však tisknout W-2 samostatně bez dalších nákladů.

S OnPay neexistují žádné dlouhodobé smlouvy. Platíte měsíc až měsíc a můžete je kdykoli zrušit zdarma. Neexistují žádné roční poplatky ani další poplatky za srážky, platby nebo podání daní ze mzdy. Všichni noví zákazníci dostávají první měsíc služby zdarma.

Líbí se nám, že OnPay je transparentní, pokud jde o jeho ceny. Web společnosti jasně popisuje všechny náklady a zahrnuje kalkulačku cen, která určuje váš přesný měsíční poplatek na základě počtu zaměstnanců. Některé mzdové služby, které jsme zvažovali, vyžadují, abyste požadovali cenovou nabídku, zatímco jiné uvádějí pouze odhad ceny a neuvádějí konkrétní podrobnosti o cenách, dokud se nezavazujete k jejich službě.

Zjednodušte výplatní listinu pro malé firmy, daně, HR a výhody

Funkce OnPay

OnPay zvládne všechny potřeby vaší společnosti týkající se mezd a daní z mezd. Tato služba umožňuje neomezený počet výplat mezd každý měsíc pro zaměstnance W-2 a 1099 smluvních pracovníků. Možnost kdykoli spustit výplatní listinu vám umožňuje vytvořit více platebních plánů pro různé typy zaměstnanců. Například smluvní zaměstnanci mohou být vypláceni každý týden a placení zaměstnanci každý druhý týden.

Prostřednictvím služby OnPay mohou být zaměstnanci vypláceni šekem, předplacenou debetní kartou nebo přímým vkladem. Za přímý vklad jsou zaměstnanci vypláceny dva dny po každém výplatě. Můžete také tisknout šeky pro zaměstnance pomocí jakékoli standardní tiskárny. (K tisku kontrol nemusíte stahovat žádný speciální software.)

OnPay řeší daňové povinnosti ze mzdy. Služba vypočítává vaše daně ze mzdy každý měsíc, zpracovává požadované platby a platí za vás místní, státní a federální daňové agentury. Kromě toho společnost připravuje a eviduje čtvrtletní a roční výplaty mezd. Na konci roku generuje OnPay formuláře W-2 a 1099.

Společnost zaručuje své daňové služby. Pokud společnost OnPay udělá chybu ve vašich daní, například zaplatí nesprávnou částku nebo nezaplatí včas, opraví problémy a zaplatí jakékoli pokuty nebo úroky, které vám vzniknou.

Služba také spravuje všechny odpočty mezd. Odpočty se počítají při každém běhu výplaty a jsou uvedeny v výplatě každého zaměstnance. Systém umožňuje libovolný počet typů odpočtů mezd, včetně následujících:

  • Standardní částka v procentech nebo procentech
  • Srážky cílů nebo půjček, které se automaticky zastaví
  • 401 (k), IRA a další penzijní příspěvky
  • Oddíl 125 nebo (předběžné) odpočty na zdravotní pojištění

OnPay se integruje s několika účetními aplikacemi, včetně QuickBooks, QuickBooks Online a Xero, a také s řadou dalších programů: Kabbage, When I Work, Humanity, America's Best 401k, Guideline, Zenefits, ThinkHR a PosterElite.

Další výhodou systému OnPay je to, že spravuje volno zaměstnanců sledováním vývodového hřídele, dovolené a přírůstků v nemoci. Čas lze nahromadit za výplatní období, ročně nebo každou hodinu. Zásady PTO se mohou také kumulovat v určitém časovém období, například na začátku roku nebo v den výročí zaměstnance. Nashromážděné a zbývající hodiny jsou pro zaměstnance viditelné v jejich výplatních pásmech a online.

OnPay nabízí několik dalších služeb, včetně výhod zaměstnaneckého pojištění, kompenzačních plánů pracovníků, online HR knihovny a 401 (k) penzijních plánů.

Snadnost použití

OnPay je cloudová mzdová služba, která nevyžaduje instalaci a údržbu žádného softwaru a je přístupná online odkudkoli.

Chcete-li spustit výplatní listinu, přihlaste se do systému, klikněte na kartu Výplatní listina a vyberte zaměstnance, kteří mají platit. Sčítáte hodiny, které každý zaměstnanec pracoval, a znovu zkontrolujete, zda jsou odečteny správné odpočty za zdravotní a důchodové dávky. Máte také možnost přidat jakékoli zaměstnanecké bonusy nebo provize. OnPay umožňuje jednorázové změny platebních sazeb a odečtených částek.

Systém okamžitě vypočítá běh výplaty a zobrazí součty pro kontrolu. Pokud je vše v pořádku, bude spuštěn mezd. Poté můžete šeky vytisknout sami nebo nechat peníze vložit přímo na bankovní účty svých zaměstnanců nebo na předplacené debetní karty.

Přidávání zaměstnanců do systému je také jednoduchý proces. Začnete vyplněním základních údajů o zaměstnanci, včetně jejich jména, adresy, data narození a data zahájení. Poté přidáte informace o jejich platové sazbě, například o tom, jak často jsou vypláceny, ať už jsou to hodinové nebo placené zaměstnance, kolik jsou vypláceny, a federální a státní srážky. Jakmile jsou tyto informace zadány, je zaměstnanec automaticky uložen do seznamu zaměstnanců a může začít dostávat platby.

Alternativně se mohou zaměstnanci nalodit sami. Mohou se přihlásit do systému a sami zadat všechny své klíčové údaje.

Pokud přenášíte data ze své staré mzdové služby, může se OnPay postarat o část této práce za vás. Sdělíte OnPay své aktuální informace o mzdách a člen jeho personálu si založí váš nový účet a připraví jej k použití do tří pracovních dnů.

Chcete-li zajistit, že si budete pamatovat, že budete mzdy spouštět včas, můžete si nastavit e-mailová připomenutí až 14 dní před výplatou. Po dokončení výplaty zaměstnancům OnPay pošle e-mailem zaměstnance, aby věděli, že hledají své výplaty nebo zkontrolují na svém bankovním účtu přímý vklad.

Líbí se nám, že systém nabízí pět typů úrovní přístupu uživatelů pro ty, kteří mají ve společnosti různé role:

  • Vlastník: Toto je vlastník účtu, který má plný přístup do systému.
  • Schvalovatelé: Mají plný přístup k účtu, ale nemohou smazat ostatní uživatele.
  • Řadiče: Mají přístup podobný jako u schvalovačů, ale nemohou schválit výplatu.
  • Manažeři: Mají přístup podobný kontrolerům, ale mohou prohlížet a upravovat pouze zaměstnance, kterým byli přiděleni.
  • Zaměstnanci: Na svůj účet mají přístup k výplatám, daňovým formulářům na konci roku a dalším informacím. Jedná se o celoživotní účty, ke kterým má zaměstnanec přístup i po odchodu z vaší společnosti.

Kromě přihlášení online mohou administrátoři a zaměstnanci přistupovat do systému prostřednictvím mobilních zařízení. OnPay nabízí web vhodný pro mobilní zařízení s kompatibilitou s dotykovou obrazovkou. Může být použit pro přístup k historii mezd; prohlížet a upravovat informace o zaměstnancích; zadejte hodiny; a vypočítat, zkontrolovat a odeslat výplaty. Zaměstnanci mohou vidět své výplaty a daňové formuláře na konci roku.

Služby zákazníkům

S podporou, kterou jsme dostali od společnosti OnPay, jsme byli velmi ohromeni. Říkali jsme společnosti mnohokrát, vystupovat jako majitel firmy se zájmem o mzdové služby.

Během našeho počátečního hovoru nás místo běžného zástupce zákaznického servisu přivítal jednatel společnosti. Přestože jsme uslyšeli, že jsme hledali pouze informace pro potencionální nové podnikání, výkonný pracovník si udělal čas, aby odpověděl na naše otázky, místo aby nás předal někomu jinému.

Během našeho téměř 30minutového hovoru odpověděla výkonná ředitelka na každou z našich otázek jasně a komplexně. Také si vzal čas na to, aby vysvětlil, jak byla společnost založena a proč cítil, že vyniká od ostatních služeb. Zatímco jiné společnosti, se kterými jsme hovořili, se nás snažily přesvědčit, že jejich služby byly nejlepší, společnost OnPay tak učinila způsobem, který se zaměřil spíše na její nabídky než na konkurenci svých konkurentů.

Během následných hovorů jsme dostali stejnou vysokou úroveň služeb, i když jsme hovořili o podpoře zástupců a ne vedoucích pracovníků společnosti. Během našich následných hovorů byli zástupci přátelští a nápomocní. Důkladně odpověděli na všechny naše otázky a na konci našich rozhovorů jsme měli jasnou představu o tom, jak systém funguje.

Nikdy se nás nikdo v OnPay nesnažil nutit, abychom se zaregistrovali do služby. Prostě odpověděli na naše otázky a povzbudili nás, abychom zavolali zpět, kdybychom měli zájem postupovat vpřed.

OnPay nabízí zákaznický servis od 9:00 do 20:00 (ET) od pondělí do pátku. Kromě osobní podpory má web OnPay sekci znalostního centra, která obsahuje řadu školicích příruček o používání systému.

Omezení

Jednou z možných nevýhod služby OnPay je, že nemá vlastní mobilní aplikaci. Přestože má webové stránky přístupné pro mobilní zařízení, některé organizace upřednostňují přístup ke svému systému mezd prostřednictvím aplikace.

Dalším negativním negativem je, že je účtováno zasílání formulářů na konci roku vám nebo vašim zaměstnancům. Můžete je však vždy vytisknout a sami je distribuovat zdarma.

Byli jsme zklamaní, že jsme nemohli najít žádný záznam o společnosti OnPay nebo její mateřské společnosti Payroll Center Inc. se společností Better Business Bureau. Rádi bychom viděli, jak se hodnotí, pokud jde o poskytování služeb spotřebitelům, a jaké případné stížnosti byly vůči společnosti uloženy.

Jste připraveni vybrat si mzdovou službu? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Nejlepší mzdové služby 2019
  • Příručka pro mzdové služby
  • Nejlepší pro malé firmy
  • Nejlepší pro výhradní majitele nebo S-Corps
  • Nejlepší pro zaměstnavatele v domácnosti