Anonim
SabOlga / Shutterstock

Každý rok ztratí zaměstnavatelé v USA 11 miliard dolarů za krádež. Většina z toho pochází od zaměstnanců, kteří každý den kradou několik minut, což lze zabránit pomocí podrobného systému docházky a docházky.

Sledování času a docházky zaměstnanců je často přehlíženým obchodním procesem. I když to není okouzlující, je důležité sledovat, kdy vaši zaměstnanci pracují. Vaše firma chce zajistit maximální produktivitu, což znamená, že chcete zabránit tomu, aby zaměstnanci lhali o své účasti. Kromě vhodného času a docházkového systému pro vaše potřeby je důležité najít správný časový rozvrh pro vaše podnikání.

Vzhledem k tomu, že počet dostupných časových a docházkových řešení roste ročně, není pro vaši firmu k dispozici dostatek možností blokování času. Můžete si vybrat buď samostatný timeclock, nebo systém docházky a času, který obsahuje funkce timeclock. Závisí to do velké míry na vašem podnikání a na tom, co cítíte, má největší smysl pro sledování vašich zaměstnanců.

Poznámka editora: Máte zájem o docházkový systém pro vaši firmu? Vyplňte níže uvedený dotazník, abyste byli spojeni s prodejci, kteří vám mohou pomoci.

widget widget buyerzone

Výběr správného časového limitu, který zabrání krádeži času, závisí také na míře důvěry vašich zaměstnanců. Některým podnikům nemusí záležet, pokud zaměstnanci pracují každý den ve 4:55 hodin a věnují se časovému rozvrhu 17:00. Ostatní firmy by mohly tyto pět minut produktivity pečovat každý den. Pro ty, kteří chtějí obecný přehled o tom, kdy zaměstnanci pracují, existuje mnoho jednoduchých řešení pro časové rozvržení, která zajistí, že zaměstnanci budou pracovat v blízkosti svých očekávaných hodin týdně. Pro společnosti s přísnější politikou by mohly být nejlepší přesnější možnosti, jako jsou biometrické časové bloky.

Typy časových bloků

Zde jsou některé z různých typů časových bloků a jejich výhody a nevýhody.

Punch karta

Děrovací karta je původní typ časového uzamčení a některé firmy ji stále používají. S těmito hodinami zaměstnanci umístí svůj časový výkaz do hodin a čas je vyznačen na kartě. Manažer poté ručně zaznamenává časová razítka do výplatní listiny. Tyto samostatné hodiny se nepřipojují k cloudovým časovým a docházkovým systémům, takže v závislosti na potřebách a preferencích vaší firmy to může být nevýhoda.

Magnetický švih / čárový kód / RFID

Tyto časové bloky pracují na systému pověření, které s sebou zaměstnanec nese. Může se jednat o odznakovou kartu s magnetickým proužkem, kterou přejíždějí prstem. Hodiny s čárovým kódem skenují zaměstnanci čárový kód karty a zaznamenávají, kdy se v něm pohybují. Existují také čtečky, které používají RFID (vysokofrekvenční identifikaci), což umožňuje uživatelům klepnout na jejich kartu nebo ovladač na skeneru nebo v jeho blízkosti.

Proximitní karty se často používají s časovými zámky RFID. V některých případech lze tyto karty číst až z 10 stop, což zaměstnancům umožňuje skenovat své karty snadněji, než kdyby vkládali magnetický proužek do časového bloku, aby je mohli posouvat dovnitř a ven. Nevýhody tohoto typu časového plánu zahrnují zaměstnance, kteří zapomínají své přihlašovací údaje doma, ztratí svá přihlašovací údaje nebo je nechají odcizit. Také některé formy pověření, jako jsou magnetické proužky, se v průběhu času opotřebují a je třeba je vyměnit. Proximity karty mohou pomoci vašemu časovému zámku vyhnout se opotřebení spojeným s magnetickými proužky.

PIN / heslo

Tyto hodiny mají číselnou klávesnici a zaměstnanci zadávají osobní identifikační číslo (PIN) nebo osobní heslo při příjezdu a odchodu každý den. Mnoho hodin PIN pracuje s magnetickým švihnutím nebo čárovým kódem pro dvoufaktorovou autentizaci. Problém nastává, když zaměstnanec ztratí nebo zapomene své přihlašovací údaje. Existuje také potenciál pro manipulaci, kdy zaměstnanci žádají spolupracovníky, aby jim vložili PIN, když dorazí do práce pozdě nebo tam nejsou.

Biometrické

Biometrické časové úseky jsou nejoblíbenější u podniků, které se obávají "děrování", což je okamžik, kdy zaměstnanci vstupují nebo odcházejí pro spolupracovníky. Podle údajů z TSheets stojí kamarád děrování 373 milionů USD ročně. Biometrické časové bloky se obvykle spoléhají na otisky prstů zaměstnanců, takže existuje malá šance na podvod. Mnoho z těchto časových bloků používá čtečky otisků prstů USB ke skenování zaměstnanců do práce. Biometrické časové bloky a USB čtečky otisků prstů jsou dobré pro podniky s nedostatečným personálem nebo technologií pro sledování časových bloků.

Jak již bylo uvedeno dříve, biometrické časové bloky jsou ideální pro omezení děrování. Firmy se obávaly, že by se krádež času mohla naklonit k biometrickým časovým blokům. K dispozici jsou také sofistikovanější možnosti než skenery otisku prstu, jako je rozpoznávání obličeje nebo skenování duhovky. Hlavní nevýhodou biometrických časových bloků je proměnlivá kvalita skeneru. Levnější modely nemusí objekt správně zachytit, což vede k falešným negativům. Snímače otisků prstů musí být často čištěny, aby byly skenování pozitivní a aby zůstaly hygienické. Pokud tyto časové úseky selžou, může to být překážkou pro podniky, protože je třeba tuto technologii opravit nebo vyčistit.

„Je docela těžké obejít tyto systémy, ale mají také nevýhody, zejména pokud nejsou příliš přesné nebo nepřijdou s vašimi zaměstnanci o pár minut do hodin a dovnitř, “řekl Ravi Dehar, vedoucí růstu v Homebase.

Online / mobilní

Mnoho zaměstnavatelů dnes prokopává nástěnné časové uzly ve prospěch toho, aby měli zaměstnanci hodiny a dovnitř se svými počítači nebo chytrými telefony. Ve většině časových a docházkových systémů zaměstnanci zaznamenávají, kdy dorazí a odejdou v online systému.

Spousta mzdových služeb, jako je ADP, umožňuje mobilním aplikacím, které si zaměstnanci mohou stáhnout a poté použít k hodinám a hodinám ven. To je užitečné pro zaměstnance, kteří jsou vzdálení a nemají přístup k zařízení společnosti timeclock. Aplikace zahrnují technologii geofencing, která zaznamenává polohu zaměstnance při úderu dovnitř a ven. To je také užitečné pro uchovávání záznamů. Podle zákona o spravedlivých pracovních normách by si měl každý zaměstnavatel uchovávat alespoň tři roky mzdových záznamů a alespoň dva roky údajů o časové kartě.

„Nejjednodušší způsob, jak to uložit, je samozřejmě digitálně, “řekl Dehar. "Jako bonus získáte historii úprav časových karet, abyste mohli vidět, kdo provedl úpravy v případě, že někdo podá stížnost na práci."

Potenciální nevýhodou této snadno použitelné a šetřící čas je krádež času. Když zaměstnanci předkládají své vlastní denní záznamy online online, je snazší ukrást pár minut každý den. Opět platí, že některé společnosti by se nemusely zajímat, pokud zaměstnanec vyrazí v 16:57 a zavolá to v 17:00, pokud si vedou dobře. Pro ty, kteří se obávají o několik minut tu a tam, však může trvat trochu delší úsilí, než si ověříme čas, který zaměstnanci zadávají do práce, když používají mobilní nebo online časový blok, zejména pokud jsou tito pracovníci na dálku.

IVR

Interaktivní hlasová odezva umožňuje zaměstnancům úder dovnitř a ven po telefonu. Pracovníci volají na předem určené číslo a zaznamenávají své časy podle několika pokynů. Tyto typy systémů jsou stále k dispozici, ale staly se zastaralými mobilními aplikacemi smartphone.

Pokud si vyberete biometrické hodiny nebo hodiny, které pracují s kartami odznaků zaměstnanců, měli byste pro úspory energie zvolit ten, který pracuje v režimu offline.

Režimy stánků na tabletech

Firmy mohou přeměnit mobilní zařízení, jako jsou tablety, jako časové bloky, aby ušetřily peníze. Existuje mnoho aplikací, které vám umožňují spouštět tablety - Android i iPady - v režimu kiosku, který je omezuje na použití v jedné aplikaci.

Pouze správce zařízení může iPad odemknout a vrátit jej do normálního nastavení, takže ho můžete připojit k vchodu do kanceláře a nechat jej spouštět pouze aplikaci timeclock. Pokud hledáte nejjednodušší řešení, může to být dobrá volba.

Řízení přístupu

V případě, že vaše firma používá systém timeclock a systém kontroly přístupu, existují některé produkty, které dělají obojí. Spárování řízení přístupu s časem a docházkou umožňuje vašim zaměstnancům dosáhnout obojího jednou akcí. Když zaměstnanec používá ke vstupu do budovy svou klíčovou kartu, heslo nebo biometrické skenování, systém se může tentokrát přihlásit a použít jej jako časové razítko.

Můžete také požadovat kontrolní systém proti passback, který od zaměstnanců vyžaduje, aby k opuštění budovy použili přihlašovací údaje. Slouží jako jejich časový limit. Systém je často spárován se samostatným časovým blokem, který se používá pro přestávky.

Pokud se chcete dozvědět více o docházkových systémech, podívejte se na našeho průvodce nákupem času a docházky. Pokud víte, co hledáte, navštivte naši stránku nejlepších výběrů a podívejte se, které z nich doporučujeme, spolu s kompletním seznamem systémů, které pro vás mohou fungovat.