Anonim
Kredit: vinnstock / Shutterstock

Mzdy jsou základní funkcí každé firmy. Jako zaměstnavatel je vaší úlohou zajistit, aby vaši zaměstnanci byli odměněni. To znamená, že musíte mít nějaký druh metodiky mezd, abyste mohli sledovat odpracované hodiny, vydávat odpočty daně a platit svým zaměstnancům. Navzdory tomu, že je páteří mnoha podniků, jaký mzdový systém, který si vyberete, a také jak to funguje, může být někdy přehlížen.

Pochopení toho, proč je nutný mzdový systém, náklady spojené s mzdovým plánem, jak jej nastavit a jak najít nejlepší řešení, mohou být rozdílem mezi intuitivním cloudovým systémem a matoucí platformou, která způsobuje bolesti hlavy.

Proč je nutný mzdový systém?

Pokud platíte svým zaměstnancům, potřebujete mzdový systém. Ať už se jedná o cloudové řešení nebo ruční postup, potřebujete zavedený systém pro sledování hodin, pochopení odpočtů a vydávání plateb vašim zaměstnancům. Přijetí ručního procesu může být pro rostoucí malé podniky obrovským časem. Pokud máte několik zaměstnanců, budete muset manuálně sledovat jejich hodiny a sazby. Pak budete muset prozkoumat federální i státní zákon o daních, takže odečtete správnou částku pro daně z každé výplaty.

Po tom všem budete muset platit zaměstnancům, sledovat roční výdaje a dávat pozor na výplatu volna. Při ručním zpracování mezd existuje několik povinností a faktorů. Pokud se snažíte pracovat na výplatní listině a provozovat své podnikání, je snadné být ohromen.

Technologie mezd automatizuje mnoho těchto procesů a dokonce poskytuje online portály pro vaše zaměstnance, aby si mohli prohlížet důležité platební informace, jako jsou daňové odpočty, výběry 401 (k) a další členění výhod. Ještě důležitější je, že pomáhá majitelům podniků soustředit se na provozování jejich podnikání spíše na administrativní úkoly, jako je mzdy.

Kolik stojí řešení mezd?

Nalezení správného řešení mezd znamená zhodnotit své příjmy a pochopit, jaký systém potřebujete a který si můžete dovolit. Pokud jde o mzdy, existují dvě standardní struktury nákladů: měsíční platby a platby za mzdu. Struktury měsíčních platů zahrnují základní měsíční poplatek a poté poplatek za zaměstnance. Tyto základní poplatky se pohybují od 30 do 150 $ za měsíc a zaměstnanecké poplatky se pohybují od 2 do 15 $ za měsíc. Plochý měsíční poplatek umožňuje neomezený počet výplat mezd bez dodatečných nákladů.

Máte-li hodně smluv nebo 1099 zaměstnanců, znamená to, že je můžete platit bez dalších nákladů pro své podnikání. Struktura cen za mzdu znamená, že platíte poplatek při každém spuštění mzdy plus poplatek za zaměstnance. Tyto poplatky za mzdu se mohou pohybovat mezi 10 a 100 USD za běh. Náklady na zaměstnance se obvykle pohybují mezi 2 a 15 USD. Jako zaměstnavatel mohou tyto náklady znamenat rozdíl mezi roztočením vašich kol na výplatní listině zaměstnance a trávením času provozováním vaší firmy.

Jak určíte nejlepší mzdový systém pro své podnikání?

Stejně jako při výběru jakékoli obchodní služby musíte začít hodnocením potřeb vaší firmy. Před výběrem mzdové služby je třeba zvážit několik důležitých věcí:

  • Jaké funkce potřebujete? To může zahrnovat funkce, jako jsou více platebních možností, exekuce, placené volno, správa náhrad zaměstnancům, pojištění v nezaměstnanosti a podrobné výkazy mezd. Jedna z nejdůležitějších funkcí, více platebních možností, znamená, že můžete platit zaměstnancům přímým vkladem, papírovým šekem nebo platebními kartami.
  • Jaký druh struktury nákladů funguje nejlépe pro vaše podnikání? Pokud se chystáte provozovat výplatní listinu pouze jednou za dva týdny nebo jednou za půl roku, může být platba za výplatní listinu smyslem pro vaše podnikání. Pokud potřebujete spustit mezd několikrát za měsíc, může být lepší zvolit měsíční poplatek.
  • Potřebujete integrovat svůj mzdový software s časem a docházkou nebo HR software? Některá řešení se integrují lépe než jiná.
  • Poskytuje řešení mezd zaměstnancům samoobslužný přístup? Zaměstnanci by měli mít možnost přihlásit se a prohlížet si výplaty, daňové formuláře na konci roku a některé funkce vykazování mezd.
  • Potřebujete poskytovatele mezd pro správu volna pro své zaměstnance?
  • Potřebujete, aby váš poskytovatel mezd oznámil nové nájemné vládě vaším jménem?

Jakmile získáte lepší představu o typu služby, kterou potřebujete, můžete se podívat na některé z hlavních hráčů. Business News Daily přezkoumal více než 70 poskytovatelů mezd a určil, které z nich byly pro malé podniky nejlepší. Na základě našeho výzkumu jsou OnPay, Intuit, Gusto a SurePayroll nejlepšími společnostmi pro malé podniky. Zde si můžete prohlédnout kompletní výběr nejlepších tipů a recenze dalších nejlepších poskytovatelů mzdových služeb na našem sesterském webu Business.com.

Jaké jsou některé mzdové možnosti zdarma?

Zatímco nejlepší společnosti účtují malým firmám za své služby, existuje několik bezplatných řešení, která jsou ideální pro malé firmy. Existuje několik online možností, jako je Payroll4Free.com, Wave a eSmart Paycheck. Předtím, než se rozhodnete použít bezplatného poskytovatele mezd, je důležité posoudit své vlastní potřeby a vybrat si ten, který se ve vaší firmě gely. Mnoho bezplatných poskytovatelů závisí na konkrétní situaci a poskytuje služby mezinárodním společnostem, společnostem zaměstnávajícím nezávislé dodavatele a velmi malými společnostmi.

Jak mzdy fungují?

Software pro výplatní listiny automatizuje všechny potřebné požadavky na přesný průběh mezd. Automaticky vypočítávají správnou částku, kterou by měli být vašim zaměstnancům vypláceny každé výplatní období na základě počtu odpracovaných hodin. Máte-li placené zaměstnance, mzdový software také sleduje placené zaměstnance a vyplácí je přesně. Největší výhodou používání mzdového softwaru je to, že daně jsou automaticky odečteny z výplat zaměstnanců. Nebudete si muset dělat starosti s placením mezd nebo špatným vykazováním mezd zaměstnanců. Mnoho mzdových společností vám poskytne stoprocentní záruku, takže pokud dojde k chybě, mzdová společnost přebírá odpovědnost a vaše podnikání nebude na hřišti s IRS. Protože mzdové systémy fungují prostřednictvím automatizovaného procesu, můžete se soustředit na chod své firmy.

Jak nastavíte mzdový systém?

Jako zaměstnavatel je prvním krokem k vytvoření mzdového systému pro vaši firmu kontaktování společnosti se službami, které vás zajímají. Chcete-li získat správný plán pro vaši společnost, můžete spolupracovat s prodejcem. Vaši zaměstnanci budou muset vyplnit potřebné formuláře a být na palubě a vaše firma bude muset zjistit důležité daňové informace. Jakmile zvládnete potřebné doklady, můžete se společností spolupracovat na stanovení typu výplatního období pro vaši firmu a nastínění informací o odměňování zaměstnanců. Mějte na paměti, že některé společnosti vám mohou účtovat za nastavení systému.

Jak se naučíte používat mzdový systém?

Podobně jako při nastavování softwaru, učení se používání systému spadá na společnost, se kterou spolupracujete. Spuštění mezd prostřednictvím softwarové aplikace obvykle zahrnuje základní úkoly, jako je schválení časových karet manažerem (nebo vlastníkem) a poté zřízení den nebo čas pro spuštění mezd. Pokud pracujete se společností, která vyhovuje vašim potřebám a je renomovaným hráčem v oboru, jsou tyto mzdové služby intuitivní a poměrně snadno použitelné. Mnoho společností také poskytne kontaktní místa pro základní otázky a podporu.

Jak mi může software pro výplatní listinu pomoci s daní ze mzdy?

Mzdový software automaticky vypočítá a odečte státní a federální daně ze mzdy vašeho zaměstnance. Bude také zpracovávat platby daně ze mzdy vládě. Nezapomeňte se zeptat společnosti, se kterou uvažujete o partnerství s touto funkcí. Většina společností poskytuje podporu platby daně z mezd, ale některé ne. V každém případě je jednou z hlavních výhod spolupráce s poskytovatelem softwaru pro mzdové agendy obava z daní. Daňové právo a zdanění zaměstnanců jsou vždy strukturovány tak, aby se změnily. Mzdové společnosti mají členy týmu věnované sledování těchto změn a jejich implementaci ve vašem podnikání. Tento druh pozornosti vás může udržet v souladu a nemusíte trávit čas proséváním daňovým zákonem.

Je mzda HR nebo finanční funkce?

Funkce mezd v personální i finanční kapacitě. Zahrnuje to finance, protože mzdy jsou jednou z režijních nákladů vaší firmy. Mzdy jsou také funkcí HR, protože zahrnují sledování věcí, jako jsou odpracované hodiny, žádosti o volno a informace o výhodách. Mnoho mzdových společností se bude hladce integrovat se stávajícím časovým a docházkovým softwarem a nástroji pro řízení lidských zdrojů. Některé společnosti, například ADP, mohou poskytovat své vlastní verze těchto služeb, aby se spojily s vaší nabídkou mezd.

Jak migrujete data mezi poskytovateli mezd?

Pokud již pracujete s poskytovatelem online mzdových služeb a chcete přejít na novou službu, můžete tak učinit s minimálními bolestmi hlavy. Nejlepší čas na změnu je obvykle na konci čtvrtiny nebo na začátku roku, není to však žádný požadavek. Než se připravíte na přechod, promluvte si s novým poskytovatelem mezd (nebo s potenciální novou službou) a požádejte o radu. Na základě konkrétní situace vaší firmy by mohlo být užitečné požádat svého nového poskytovatele mezd o tom, kdy je nejlepší čas na změnu, jaké informace by měly být v pohybu upřednostněny a jak dlouho bude přechod trvat. Podle Insperity existují některé základní informace, které byste měli mít připraveni, když přepnete:

  • Jména zaměstnanců, adresy a čísla sociálního zabezpečení
  • Informace o odpočtu nebo informace W-4
  • Informace o bankovním účtu zaměstnanců
  • Vaše federální, státní a jakákoli jiná daňová identifikační čísla
  • Meziroční a mezičtvrtletní součty
  • Neplatné šeky
  • Kopie daňových formulářů z předchozího čtvrtletí