Anonim
Kredit: Bikeriderlondon / Shutterstock

Konferenční hovory mohou být skvělou příležitostí ke spolupráci se spolupracovníky nebo klienty. Pokud však nebudou řádně provedeny, mohou být pro zúčastněné strany přitěžující. Ať už to musí poslouchat nepříjemný hluk v pozadí nebo jeden volající monopolizující schůzku, nedodržení správné etikety během konferenčního hovoru může způsobit, že ti, kteří naslouchají, svědí, že se rychle zavěsí.

Barbara Mitchell, konzultantka pro lidské zdroje a řízení a autorka Velké knihy lidských zdrojů a Příručky základních konfliktů na pracovišti, uvedla, že konferenční hovory jsou cenným nástrojem ve stále více virtuálním obchodním světě.

„I když by se mohlo zdát, že konferenční hovor je jen dalším telefonním hovorem, není, “řekl Mitchell. "Konferenční hovory vyžadují, aby některé pokyny byly úspěšné."

Předchozí výzkum personální firmy Robert Half OfficeTeam odhalil, že mluvení o ostatních, nevěnování pozornosti a příliš mnoho hluku patří mezi největší porušení etikety konferenčního hovoru. Konkrétně téměř 40 procent zaměstnanců ve studii uvedlo, že více účastníků, kteří hovoří současně, je nejvíce rušivé chování při konferenčním hovoru, zatímco čtvrtina uvedla, že nejvíce dráždivé jsou volající s nadměrným hlukem v pozadí.

Joanne Blake, odbornice na obchodní etikety a generální ředitelka Style for Success, uvedla, že příprava je klíčem k uspořádání produktivního konferenčního hovoru.

"Hodně faux pasu, které následují, lze eliminovat, pokud jsou základní pravidla stanovena předem nebo pravidelně revidována, " řekla.

Poznámka editora: Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat webovou konferenční službu, která je pro vás nejvhodnější, použijte dotazník níže, aby vám naše sesterská stránka BuyerZone bezplatně poskytla informace od různých dodavatelů.

widget widget buyerzone

Zdokonalení konferenčních hovorů

Jedním ze způsobů, jak zajistit hladký průběh hovoru, je zajistit, aby všichni účastníci hovoru měli agendu. Hostitel schůzky by měl podle programu Blake stanovit program a sdílet jej s účastníky před schůzkou. Účastníci by navíc měli před zahájením schůzky strávit čas přezkoumáním programu.

Mitchell souhlasil, že agenda je důležitá. „Vyžádejte si body do programu a poté je rozešlete nejméně 24 hodin dopředu, aby byli všichni připraveni, “řekla.

Jakmile schůzka začne, je důležité, aby každý věděl, kdo mluví. Jacqueline Whitmore, odbornice na obchodní etikety a zakladatelka The Protocol School of Palm Beach, uvedla, že pro ty, kdo naslouchají, může být nesmírně frustrující vědět, kdo mluví.

„Pokud mluvíte s někým, kdo s vámi nebo s lidmi ve vaší společnosti není obeznámen, je užitečné vědět, kdo mluví, “řekl Whitmore. Řekla, že když ostatní nevědí, kdo jste, před podělením se o své myšlenky byste měli říci: „Toto je [vaše jméno].“To nemusíte dělat pokaždé, když během hovoru budete hovořit, řekla Whitmore, ale alespoň v počátečních fázích.

Jak zjistila studie OfficeTeam, hluk v pozadí je další velký konferenční hovor faux pas. Blake řekl, že hostitelé konferenčních hovorů a účastníci by si měli pečlivě vybrat místo, ze kterého volají.

"Vyberte si klidné místo, ať už jste účastníkem nebo osobou, která předsedá hovoru, " řekla. "Pokud je slyšet volání z domácí kanceláře, štěkající psi a děti pobíhající kolem, tak zavřete dveře a použijte tlačítko ztlumení, když nemluvíte."

Whitmore uvedl, že účastníci by měli rozumět tomu, jak ovládat svůj objem, aby se během setkání vyhýbali rušivým zvukům.

„Chceš zablokovat jakýkoli okolní hluk, “řekla. "Ujistěte se, že každý ví, jak používat tlačítko ztlumení."

Je také důležité zajistit, aby někdo měl na starosti schůzku. Neměla by to být situace pro všechny, řekl Mitchell. Navrhuje, aby někdo, kdo inicioval volání, zprostředkovatel.

"Pokud se rozhodnete pro tento hovor, požádejte někoho, aby si dělal poznámky, a pak pošlete kontrolní e-mail s tím, co bylo dohodnuto, stejně jako byste se setkali tváří v tvář, " řekl Mitchell.

Další klíčovou stížností na konferenční hovory je, že účastníci někdy nejsou plně zapojeni. Mnoho lidí je přesvědčeno, že jelikož je nelze vidět, stejně jako při setkání osobně nebo na videu, mohou se věnovat dalším úkolům, jako je práce na jiných úkolech, stravování, psaní nebo riffling prostřednictvím zásuvek, řekl Blake.

„Jestli jste rozptýleni, můžete se potkat, když budete vyzváni, abyste promluvili, “řekla.

Měli byste také informovat všechny, pokud musíte předčasně ukončit hovor.

"Pokud z nějakého důvodu musíte hovor ukončit, dejte mu vědět, že odjíždíte, takže na vás nezavoláme a ztrácíme čas, " řekl Mitchell.

Nakonec chcete udržet schůzku na tak dlouho, jak je naplánováno. Je důležité respektovat čas každého a zabalit se v nastavený čas.

„Je to považováno za neuctivé, “řekl Blake, že včas nekončí konferenční hovory. "Ovlivňuje to produktivitu a může vás potkat jako špatného manažera času."

Důležitost etikety konferenčního hovoru

Je důležité utřít si etiketu konferenčního hovoru, protože navzdory nárůstu videokonferencí Whitmore nevidí, že by konferenční hovory brzy zmizely.

„Je to velmi užitečný nástroj, “řekla Whitmore. Dodala, že ne každý se cítí dobře pomocí videotechniky, zatímco konferenční hovory vyžadují pouze zvednutí telefonu a vytočení některých čísel.

"V závislosti na technologické úrovni vašich účastníků nemusí vědět, jak používat (videokonferenční služby), " řekla Whitmore. "Takže, konferenční hovory jsou velmi snadné, aby se všichni zapojili. Pro většinu lidí je to mnohem jednodušší."

Pokud se u vás vyskytuje vyrážka špatného chování a neproduktivních konferenčních hovorů, Mitchell navrhuje sestavit pracovní skupinu, která přijde s tím, jak budou hovory fungovat dál.