Anonim

chainarong06 / Shutterstock / Credit: chainarong06 / Shutterstock

Pokud jde o zpracování mezd, investice do mzdového systému nebo práce s účetním jsou obvykle nejlepší volbou. S mezd jsou spojeny nekonečné administrativní a daňové povinnosti, které z něj mohou udělat skutečnou práci. Podle míry od hlavních poskytovatelů mezd je lepší trávit čas prací na rozvoji vaší firmy než zpracováním mezd. Přesto mnoho malých podniků zpracovává své vlastní mzdy.

Pokud máte zájem o manuální zpracování mezd a ušetříte pár dolarů každý měsíc v poplatcích za řešení mezd, musíte podniknout několik kroků. Mějte na paměti, že v závislosti na velikosti vaší firmy to může být velmi komplikovaný proces.

Pokud ještě nejste odborníkem na mzdové a daňové právo, můžete narazit na problémy s IRS. Přestože vám tato příručka poskytne některé kroky, které lze provést, měli byste se poradit s účetním nebo odborníkem na výplatní listiny, abyste se ujistili, že dodržujete státní a federální daňové a pracovní požadavky. Tato příručka obsahuje základní přehled a poté podrobnější postup krok za krokem pro ruční vyplnění mezd vaší společnosti.

Poznámka editora: Hledáte informace o mzdových systémech? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat s potřebnými informacemi:

widget widget buyerzone

Základní kroky zpracování mezd

Prohlédněte si tyto základní kroky jako cestovní mapu pro mzdový proces. Existuje mnoho podrobností, takže může být snadné se ztratit v markantech. Pokud máte zkušenosti s výplatou mezd a potřebujete rychlý opakovací program, může být tato první sada kroků rychlým zdrojem. Pokud hledáte hlubší ponor, pokračujte posouváním k úplnému rozdělení níže. Na konci tohoto příběhu je také seznam zdrojů, takže pokud potřebujete něco rychle nahlédnout, najdete tyto odkazy ve spodní části stránky.

  • Než začnete počítat odměnu:
    • Získejte číslo EIN zaměstnance
    • Zřídit státní nebo místní daňové identifikační čísla
    • Shromažďujte daňové a finanční informace o zaměstnancích

      • Formuláře W-4
      • 1099 formulářů (pokud zaměstnáváte smluvní zaměstnance)
    • Nastavení mzdového plánu
      • Vyberte si ten správný rozvrh mezd pro vaši firmu
      • Stanovte termíny platby daně
    • Jak ručně zpracovat mezd:
      • Zkontrolujte hodinové plány zaměstnanců
      • Určete odměnu za přesčasy
      • Vypočítat hrubou mzdu
      • Stanovte odpočty
      • Vypočítejte čistý plat
      • Vydávat platby zaměstnancům preferovaným způsobem doručení: šek, přímý vklad atd.
    • Co si pamatovat po každém výplatním období:
      • Udržujte mzdové záznamy
      • Buďte si vědomi možných chybných výpočtů a chyb
      • Musíte nahlásit nové nájemné do IRS

Jak zpracovat mzdu

Krok 1: Stanovte své identifikační číslo zaměstnavatele

Prvním krokem, který musíte provést při zpracování mezd, je určení vašeho identifikačního čísla zaměstnavatele (EIN) a vytvoření státního a místního daňového identifikačního čísla. Tyto identifikace použije vláda ke sledování daní z mezd ve vaší firmě a ujistíte se, že splňujete požadavky. Pokud neznáte svůj EIN nebo jej nemáte, můžete jej nastavit na webových stránkách IRS. Pro své státní a místní daňové identifikační údaje budete muset projít svým státem a obcí. [Máte zájem o mzdový systém pro vaši malou firmu ? Podívejte se na naše recenze a nejlepší tipy.]

Krok 2: Shromažďujte relevantní informace o dani ze zaměstnanců

Než začnete zpracovávat výplatní listinu, budete muset nechat své zaměstnance vyplnit různé daňové formuláře, abyste mohli účtovat povolenky a další daňové údaje. Tyto formuláře zahrnují W-4, I-9 (je-li novým zaměstnancem) a W-2. Existují různé státní a místní formuláře, které budete muset poskytnout, ale ty budou záviset na tom, kde vaše firma působí. Pokud máte zaměstnance na základě smlouvy, musíte poskytnout 1099s.

Krok 3: Vyberte rozvrh mezd

Jakmile budete mít k dispozici příslušné daňové a právní informace pro nastavení mezd, můžete si vybrat plán, který nejlépe vyhovuje vašemu podnikání. Existují čtyři hlavní plány: měsíční, poloměsíční, dvouměsíční a týdenní. Než se rozhodnete, který je pro vaše podnikání nejvhodnější, je důležité porozumět úplnému rozpisu každého plánu. Jakmile si vyberete rozvrh, vytvořte kalendář s výplatami a poznamenejte si dny, kdy budete muset zpracovat mzdu pro své pracovníky, aby získali své peníze v určený den. Vybudujte důležitá čtvrtletní daňová data, svátky a roční daňové evidence. Mějte na paměti, že to musíte udělat na začátku každého roku. Budete také chtít stanovit preferovaný způsob doručení každého zaměstnance. Mnoho podniků například nabízí papírové šeky a možnosti přímého vkladu.

Krok 4: Vypočítejte hrubou mzdu

Nyní, když jste nastavili výplatní listinu a pracovní plán, můžete začít zpracovávat první výplatní listinu. Chcete-li to provést, musíte vypočítat hrubou mzdu každého zaměstnance. Hrubá mzda zaměstnance je součet počtu hodin, které zaměstnanec pracuje v daném výplatním období, vynásobené hodinovou sazbou. Začněte tím, že vypočítáte počet hodin, které zaměstnanec odpracoval v daném výplatním období, a poznamenejte si přesčasové hodiny. Čas navíc musí být vyplácen vyšší sazbou v souladu s federálním zákonem. Pokud hodinový pracovník vloží více než 40 hodin týdně, budete muset zaplatit čas a půl nebo hodinovou mzdu zaměstnance plus polovinu této mzdy.

Zde je příklad výpočtu hrubé mzdy.

  • Pracovník A pracoval 50 hodin pro vaše týdenní výplatní období a vydělává 10 $ za hodinu.
  • 40 hodin x 10 $ / hodina = 400 $
  • 10 hodin x 15 $ / hodina (čas a půl) = 150 $
  • Hrubá mzda = 550 $

Krok 5: Stanovte odpočty každého zaměstnance

Shromažďujte informace od zaměstnanců W-4, federálních a státních požadavků, požadavků na pojištění a požadavků na dávky, abyste mohli určit odpočty každého zaměstnance. To je místo, kde legie přichází na zpracování mezd pro vaši společnost. Každý stát je jiný a od malých podniků přijímá různé daně, takže před dokončením tohoto kroku budete muset prozkoumat zásady svého státu. Zde je základní seznam některých hypotetických požadavků:

  • Federální daně
  • Sociální pojištění
  • Státní daně
  • Místní daně
  • Medicare
  • 401 (k) příspěvků
  • Příspěvek pracovníků na kompenzaci
  • Ostatní výhody

Krok 6: Vypočítejte si čistou odměnu a platte svým zaměstnancům

Vezměte hrubou mzdu každého zaměstnance a odečtěte od této částky odpočty. Zbývající částka je čistá mzda zaměstnance nebo výplata domů. To je to, co budete muset vyplatit každému zaměstnanci prostřednictvím přímého vkladu nebo papírového šeku, v závislosti na tom, co vaši zaměstnanci dávají přednost a co můžete poskytnout. Srážky, které budete muset držet a platit se svými daněmi ze mzdy každý měsíc nebo čtvrtletí, v závislosti na plánu, který stanovíte.

Jakmile vytvoříte čistou odměnu každého zaměstnance, můžete svým zaměstnancům vyplatit jejich plánovaný výplatní den.

Krok 7: Udržujte mzdové záznamy a upravujte je podle chyb

Při zpracování mezd je důležité vést záznamy o vašich transakcích pro účely daní a dodržování předpisů. Pokud zaměstnanec nesouhlasí s platbou nebo pokud IRS potřebuje nějaký druh dokumentace pod řádkem, musíte mít připravené záznamy. Zejména v případě, že zaměstnanec zpochybňuje výplatu, je důležité vést záznamy, včetně roční platby, abyste mohli vyřešit případné problémy.

Krok 8: Další úvahy

Mějte na paměti, že musíte ukládat své obchodní daně čtvrtletně a ročně. Je důležité konzultovat s účetním, abyste pochopili, jak vaše daně ze mzdy zapadají do tohoto aspektu vašich operací. Je také důležité si uvědomit, že budete muset nahlásit všechny nové nájemné, které provedete. Práce s řešením mezd nebo účetním znamená, že za to obvykle není vaše odpovědnost.

Zdroje

Ruční zpracování mezd může být obtížné, takže tyto zdroje mohou pomoci poskytnout další podporu při spuštění mzdových operací.

  • Kalkulačka zadržení IRS
  • Mzdové kroky podle SBA
  • Mzdové dotazy
  • Hledání identifikačního čísla zaměstnavatele
  • Žádost o identifikační číslo zaměstnavatele
  • Členění daně ze mzdy státu
  • Pokyny pro vedení záznamů a podávání zpráv
  • Pokyny pro vedení záznamů IRS

Používání mzdových služeb

Pokud spolupracujete s účetním nebo se přihlašujete k platovému softwaru, nebudete muset žádný z těchto kroků dokončit. V řešení mezd budete muset zadat příslušné informace o zaměstnancích a schválit hodiny. Platforma automaticky vypočítá všechny odpočty, hrubou mzdu a čistou mzdu. Poskytovatelé mezd obvykle mají webové portály, na kterých se vaši zaměstnanci mohou přihlásit, aby si mohli prohlížet výplatní pásky, daňové doklady ke konci roku a aktualizovat své informace.