Anonim
Andrey_Popov / Shutterstock

Přezkum výkonu může vytvořit hodnotu pro zaměstnance i zaměstnavatele. Má potenciál zdůraznit, co je a co nefunguje, a identifikovat oblasti pro růst a plánování pro budoucnost. Silnou recenzi však může být obtížné napsat. To platí zejména pro manažery, kteří často nedostávají dostatečné pokyny k tomu, jak vypadá efektivní a komplexní přezkum.

Malé podniky, které tento problém ještě více prohlubují, často bojují s omezenými zdroji. Podle posledních odhadů zveřejněných společností Bloomberg BNA čas a personál potřebný k provedení přesných prověrek výkonnosti společnosti s 1 000 zaměstnanci v ideálním případě vyžaduje personální personál na plný úvazek 14.

Dokonce i společnost se 100 zaměstnanci (nebo méně) potřebuje osobu na plný úvazek, která sestavuje údaje o výkonu od manažerů, kteří stráví průměrně tři hodiny na každém hodnocení zaměstnanců.

Software pro správu výkonu vám může pomoci

Chcete-li snížit finanční zátěž malých podniků, můžete zvážit integraci softwaru pro správu výkonu do vašeho každoročního procesu přezkumu. Takové společnosti jako Insperity, Namely a ADP TotalSource jsou HR platformy, které pomáhají malým a středním podnikům pracovat, jak efektivně poskytnout zpětnou vazbu vašim zaměstnancům.

Kvalitní systém řízení výkonu zajišťuje podávání zpráv v reálném čase a vylepšenou spolupráci mezi zaměstnanci a vedením. Platformy vám snadno pomohou dokončit proces a uložit výsledky pro pozdější kontrolu, což vede k větší angažovanosti a udržení zaměstnanců. Ale i v takovém programu musíte vědět, co říct a jak to říct.

Navštivte jmenovitě

1. Poskytujte pravidelnou, neformální zpětnou vazbu.

Přestože se hodnocení výkonu obvykle provádí jednou nebo dvakrát ročně, zpětná vazba by se neměla omezovat na toto krátké časové období. Měli byste nabízet konzistentní hodnocení po celý rok, aby nedošlo k žádným překvapením.

„Při hodnocení výkonu nezachycujte své lidi, “řekla Erika Rasure, odborná asistentka pro obchodní a finanční služby na Maryville University. „Nemělo by to být poprvé, co od vás uslyší, že neplní očekávání. Písemné a jasné zasílání pozvánek do kalendáře a stanovení očekávání a tónů schůzek.“

Měli byste se také ujistit, že neustále zaznamenáváte výkonnost zaměstnanců - zejména pokud na obzoru nejsou žádné kontroly výkonu.

„Zaměstnanci si zaslouží důkladné posouzení své práce za celé sledované období, “řekl Gary Schneeberger, zakladatel a prezident společnosti ROAR. „Příliš mnoho hodnocení výkonu je založeno pouze na tom, co si manažer může pamatovat z posledních několika týdnů, než hodnocení proběhlo na základě HR. Manažeři musí být záměrní dělat si poznámky a podávat poznámky.“

Nezanedbávejte své špičkové umělce. Pokud řešíte pouze problémy nebo se zaměřujete na zaměstnance, kteří nevystupují stejně dobře jako ostatní, chybí vám příležitost vyjádřit vděčnost těm, kteří formují inovace, kreativitu a kulturu ve vaší společnosti. Ačkoli nemusí potřebovat tolik vedení jako ostatní zaměstnanci, mohou tito jednotlivci ztratit svou vášeň nebo motivaci, pokud nejsou příležitostně uznáni.

„Vysoce hodnotní zaměstnanci, kteří vykonávají svou práci a dělají to dobře, často nejsou prioritou zájmu v cyklech kontroly výkonu, což vede k promarněným příležitostem sdělit, jak moc si organizace váží úsilí a výsledků nejvyšších výkonů, “řekl Rasure. „Neočekávaný e-mail„ pokračujte ve skvělé práci “, rychlý telefonní hovor nebo text vysílají zaměstnancům konzistentní signál, že věnujete pozornost a oceňují to, co dělají.“

2. Buďte upřímní.

Žádný pracovník není dokonalý a vždy bude prostor pro zlepšení. Rozhodněte se, co stojí za to oslovit, a neváhejte to. Pokud existuje problém, o kterém víte, že se týká vás a vašeho týmu, nevyhýbejte se mu. Špičky kolem objektu vás nikam nedostanou.

James R. Bailey, profesor vedení na George Washington University School of Business, povzbuzoval, aby byl pravdivě (ale ne brutálně) čestný vůči zaměstnancům. Poskytněte zpětnou vazbu způsobem, který byste chtěli obdržet, kdybyste byli zaměstnancem. Diskuse je zásadní a nevyhnutelná, proto zvolte vhodný přístup a držte se ho.

"Pokud je někdo špatný umělec a nevyjadřujete se mu přímo, vězte, že všichni ostatní v kanceláři vědí, že osoba je špatným umělcem, a [zaměstnanci] vás označí za slabé nebo zbabělé, protože jste situaci neřešili, " Řekl Bailey.

Manažeři by měli také prokázat a očekávat jasnost, řekl Leon Rbibo, prezident Laguna Pearl. "Na obou stranách stolu musí být křišťálově jasná jasnost, a to jak v tom, co manažer očekává od zaměstnance, který postupuje vpřed, tak v tom, co zaměstnanec od manažera potřebuje."

Rbibo bez jasnosti řekl, že nic, o čem diskutujete během hodnocení, situaci nepomůže, a při příštím přezkumu výkonu se ocitnete v diskusi o stejných tématech. Buďte tedy jasní, buďte upřímní a nezapomeňte, že pokud se to nezabývá, nic se nezmění.

3. Udělejte to tváří v tvář.

Písemná recenze by měla být stručným, ale přímým přehledem diskusních bodů, což by umožnilo více odstupňovanou konverzaci tváří v tvář. Naplánujte si schůzku v kavárně nebo mimo kancelář, aby vám poskytla příjemnou atmosféru. Pokud kontrolujete vzdálené pracovníky, naplánujte si videochat, abyste stále vedli živou konverzaci. Tento přístup ponechává prostor pro diskusi a zpětnou vazbu na jejich konci a zabraňuje nesprávné komunikaci.

„Jediným způsobem, jak provést hodnocení výkonu, je osobní setkání s dostatkem času na prezentaci a zpracování, poslech a odpověď, “řekl Bailey. "Je prostě příliš důležité přejít na e-mail nebo telefon. Pokud by se tak stalo, vyslal by se signál, že se o toto téma tolik nezajímáš, abys mohl mít čas na setkání."

Poté, co nastíníte jakékoli nedostatky nebo chyby, věnujte čas diskusi o řešení těchto problémů a donutte zaměstnance, aby se vyjadřovali k problémům, které jste nastolili.

4. Použijte hmatatelné příklady.

Při projednávání oblastí pro zlepšení nebo věcí, které si zaměstnanec vedl dobře, se ujistěte, že máte jasné příklady, na které můžete odkazovat. (Z tohoto důvodu je důležité pořizovat si poznámky po dlouhou dobu.)

„Pokud nemáš na co odkazovat, mluvíš anekdoticky, “řekl Rbibo. "Tím se předejde srozumitelnosti a porozumění. Pokud zaměstnanec zaostává v určitých klíčových oblastech výkonu, ukažte na jeden nebo dva konkrétní příklady a řekněte, jak byste chtěli, aby se s nimi v budoucnu zacházelo jinak."

Uvedení příkladů zaměstnancům dokazuje, že věnujete pozornost, a přidává kredit vašim očekáváním.

5. Konec pozitivní notou.

Nenechávejte kontrolu bez vzájemného porozumění a úcty a nenechte žádného zaměstnance, aby se cítil, jako by byl ve tmě do budoucna.

„Použijte proces přezkumu jako příležitost k dosažení dosažitelných cílů specifických pro řešení očekávání, které zaměstnanec nesplňuje, ale které také způsobují, že zaměstnanec má pocit, že má jasný a přiměřený akční plán, který je může vrátit zpět na správné místo, “uvedl Rasure.

Povzbuzení vašich zaměstnanců a vyjádření vašeho uznání dává další podporu prvotně dobré recenzi, nebo po trochu negativním hodnocení zvedá náladu vašich zaměstnanců. Pozitivní posílení a konstruktivní zpětná vazba mohou vést k tomu, že budou pracovníkům dávat důvěru a řídit je, aby měli lepší výkon.

6. Opatrně volte svá slova.

Věnujte zvýšenou pozornost tomu, jak vaše hodnocení vyjadřujete. Zde je pět slov a výrazů, které vám pomohou efektivně vyzdvihnout příspěvky zaměstnance na základě knihy Jamese E. Neala, Efektivní fráze pro hodnocení výkonu (Neal Publications, 2009).

  • Úspěch: Začleňte je do fráze, například „dosahuje optimální úrovně výkonu pomocí / pro…“
  • Komunikační dovednosti: Fráze jako „účinně komunikují očekávání“nebo „vynikají při usnadňování skupinových diskusí“se zaměstnancem vedou dlouhou cestu.
  • Kreativita: Ocenění tvůrčí stránky zaměstnanců může být pro šťastnější a motivovanější zaměstnance. Při hodnocení výkonu zkuste „hledat kreativní alternativy“, následované konkrétními příklady a výsledky.
  • Zlepšení: Zaměstnanci rádi slyší, že se zlepšují a že si toho všimli. „Pokračuje v růstu a zlepšování“a „neustále plánuje zlepšení“jsou dvě konstruktivní věty, které se použijí při přezkumu výkonu.
  • Schopnost řízení: Klíčem k úspěchu zaměstnanců jsou dovednosti vedení a schopnost řídit ostatní. Začlenění frází jako „poskytuje podporu během období organizačních změn“váží váš zaměstnanec.

Richard Grote, autor publikace Jak být dobrý v hodnocení výkonu (Harvard Business Review Press, 2011), uvedl, že místo toho, aby v recenzi použili výrazy jako „dobrý“nebo „vynikající“, měli by se zaměstnavatelé rozhodnout pro jazyk více orientovaný na měření.

V rozhovoru pro web Hcareers.com Grote poznamenal, že akční slova jako „vyniká“, „projevuje“, „demonstruje“, „uchopuje“, „generuje“, „spravuje“, „má, “„komunikuje“, „monitoruje“, „přímé“a „dosažené“jsou významnější.

Jak implementovat software pro správu výkonu

Zvládnutí jazyka a přístupu jsou vaše první kroky. Skutečné náklady na kontrolu výkonu vaší organizace jsou čas, který stráví manažeři a zaměstnanci HR shromažďování a psaní materiálů, které slouží jako základ pro každou recenzi. A tam může pomoci software pro správu výkonu.

V závislosti na vašich požadavcích na HR můžete začlenit otevřený systém API nebo celý proces zadat externě třetí straně. Společnosti jako Namely nabízejí otevřenou platformu API, která vám umožní přizpůsobit software v závislosti na velikosti a rozsahu vašich požadavků na HR.

Navštivte jmenovitě

Tento typ systému umožňuje manažerům a personalistům stanovit a sledovat cíle a vytvářet vlastní recenze. Automaticky také vyžaduje odpovědi manažerů, zaměstnanců a vrstevníků na revizní cyklus. Vytvářejí proces pro hodnocení zaměřené na zaměstnance, které se nazývá 360 hodnocení. Zaměstnanci mohou využít zakázkovou platformu API k samoobsluze mnoha svých potřeb v oblasti lidských zdrojů, což může každý týden ušetřit týmovým hodinám.

Další metodou, která poskytuje úspory nákladů, jsou organizace profesionálních zaměstnavatelů (PEO), jako je Insperity nebo ADP TotalSource. Tato možnost, která je ideální pro malé a střední společnosti, které chtějí snížit své výdaje na lidské zdroje, vám umožňuje outsourcovat kontroly výkonu a další úkoly v oblasti lidských zdrojů prostřednictvím dohody o společném zaměstnávání - smluvní dohody, kde poskytovatel přebírá odpovědnost za přidělené úkoly.

Pomocí firemních aplikací mají manažeři a zaměstnanci v reálném čase přístup k výplatním listinám, času a výhodám. PEO mají také další výhodu v poskytování celé řady profesionálních výhod v oblasti lidských zdrojů, včetně dodržování nejnovějších předpisů o zaměstnanosti.

Příklady kontroly výkonu

Vaše odpovědnost jako trenéra

Schneeberger si vzpomněla na stážistku, která odmítla přijmout její recenzi, protože hodnocení nebyla všechna „nad standardy“.

„Důvodem protestu bylo to, že se opravdu snažila, “řekl. Schneeberger věděla, že její přítel je basketbalový hráč, a zeptala se stážistky, jestli jeho tvrdá práce v každém tréninku automaticky znamenala, že by měl začít, a ona byla tichá.

„Poukázal jsem na to, že moje práce byla stejná jako jeho trenér - abych jí pomohl zlepšit se, aby se mohla obrazně dostat z lavičky a do hry, když se pustila do své kariéry. Potřeboval jsem ji naučit, jak se zlepšit - a já nemohl to udělat, kdyby už byla dokonalá. “

Vyhodnocení oběda

Sergei Brovkin, zakladatel a ředitel Collectiveru, si vzpomněl na manažera, který provedl velmi neformální a neužitečná hodnocení. "[On] by to udělal jednou ročně, během oběda, při práci na e-mailech, " řekl. "To byl jeden z důvodů, proč jsem opustil společnost."

Falešná pozitivita

Mike Cox, prezident Cox Innovations, hovořil o době, kdy působil jako vůdce lidských zdrojů a nechal k němu kolegu s rozhodnutím ukončit zaměstnance. Po přezkoumání hodnocení výkonu zaměstnance nemohl Cox vidět žádný důkaz špatného výkonu nebo chyb.

„Bylo mi řečeno, že zaměstnanec v době přezkumu pracoval špatně, ale byl považován za velmi důležitý pro probíhající projekt, takže [dostali] nepřesně pozitivní hodnocení, aby se zabránilo demotivaci [zaměstnance během] kritického období v projektu . “Cox nedoporučoval ukončení pracovního poměru, dokud nebylo poskytnuto spravedlivé hodnocení. Zaměstnanec byl každopádně ukončen a ukončil žalobu pro neoprávněné ukončení, což vedlo k nákladnému vypořádání podniku.