Anonim

Časové a docházkové systémy mohou být pro podniky přínosem mnoha způsoby. S tolika možnostmi však může být obtížné zjistit, která z nich nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Pokud hledáte systém docházky a docházky v roce 2019, zde je vše, co potřebujete vědět o tom, co jsou, co nabízejí a jak si vybrat.

Pokud již víte, co hledáte, navštivte naši stránku nejlepších tipů a podívejte se, které z nich doporučujeme, a kompletní seznam časoměřicích systémů, které by pro vás mohly fungovat.

Co jsou systémy docházky a docházky?

Časové a docházkové systémy umožňují zaměstnancům elektronicky se vracet a odcházet přes časové hodiny, počítače připojené k internetu, mobilní zařízení a telefony. Některá řešení také nabízejí možnost útočit a odcházet prostřednictvím textových zpráv, programů sociálních médií, jako je Twitter, a dalších komunikačních programů, jako je Slack. Když zaměstnanec hodiny nebo dovnitř, data okamžitě převede do softwaru, který může bez problémů importovat do vašeho řešení mezd.

Tyto systémy dělají víc než jen sledování, kdy zaměstnanci přicházejí a odcházejí. Sledují také mobilní zaměstnance prostřednictvím geolokace a geofencingu, spravují placené volno (PTO), vytvářejí rozvrhy zaměstnanců, poskytují podrobné pracovní zprávy a poskytují údaje o tom, kdo pracuje, kdo není, kdo se ukázal pozdě a kdo se blíží přesčas.

Časové a docházkové systémy nabízejí samoobsluhu, která zaměstnancům umožňuje zvládnout mnoho úkolů zaměřených na sledování času, včetně kontroly odpracovaných hodin, jejich současných a budoucích harmonogramů a jejich PTO.

Mnoho z těchto systémů nabízí cloudová i místní řešení. Lokální systémy jsou uloženy na serverech ve vaší firmě, zatímco cloudové systémy jsou spravovány vaším poskytovatelem času a docházky a jsou přístupné online.

Výhody a nevýhody

Největší výhodou těchto digitálních systémů je, že eliminují potřebu ručních časových karet. Celý čas je shromažďován elektronicky, s výpočty provedenými pro vás. Tím se sníží šance na chyby a osvobodí se osoba, která byla zodpovědná za zaznamenávání všech těchto informací, aby mohla pracovat na jiných úkolech.

Další pozitivní je, že tyto systémy spravují všechny vaše časové potřeby - účast zaměstnanců, PTO a rozvrhování - v jednom programu. To může být efektivní z hlediska nákladů i zvýšení produktivity, protože zaměstnanci neztrácejí čas přepínáním mezi různými programy, aby požádali o volno nebo se podívali na své plány.

Největší nevýhodou systémů pro sledování času je to, že jsou dražší než stará manuální metoda, kdy zaměstnanci každý den zapisují své hodiny nebo úder do a ven na papírové časové kartě. Další potenciální nevýhodou je to, že často nutí zaměstnavatele, aby omezili dojem, že žádat zaměstnance, aby sledovali svůj čas, je formou mikromanagementu.

Poznámka editora: Hledáte informace o časových a docházkových systémech? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat, aby vám poskytli potřebné informace:

widget widget buyerzone

Náklady

Struktura nákladů časových a docházkových systémů závisí na tom, zda zvolíte cloudové nebo místní řešení. Systémy založené na cloudu mají menší opakující se měsíční náklady, zatímco systémy na místě mají vyšší jednorázové poplatky.

S místními systémy platíte všechny své náklady předem. Můžete očekávat, že za software, licence pro každého zaměstnance a instalaci zaplatíte několik set až několik tisíc dolarů. Za tuto službu nejsou žádné měsíční poplatky. Jednorázové náklady však obvykle nezahrnují probíhající podporu nebo aktualizace softwaru.

U cloudového systému většina služeb účtuje poplatek za uživatele, který se pohybuje od 1 do 10 $ na zaměstnance za měsíc. Některé služby také vyhodnocují základní měsíční poplatek nebo minimální měsíční poplatek.

Někteří poskytovatelé účtují jednorázový instalační a implementační poplatek. Na rozdíl od místních systémů jsou však všechny vaše aktualizace softwaru a podpora zahrnuty do vašich měsíčních výdajů.

Další náklady, které by vám mohly vzniknout za některou z možností, jsou za časový blok. Mnoho časových a docházkových systémů pracuje s řadou časových bloků. Tyto časové bloky mohou pracovat s kódy PIN, odznaky přejetím nebo bezdotykovým přístupem nebo s biometrickými údaji, jako jsou skenování otisků prstů nebo obličeje. Náklady budou záviset na složitosti vybraných hodin. Ceny se obvykle pohybují od několika stovek za základní hodiny až po několik tisíc za sofistikované biometrické hodiny.

Co hledat v systému docházky a docházky

S tolika systémy na trhu může být obtížné zjistit, který z nich je pro vaše podnikání vhodný. Když nakupujete systém, experti říkají, že byste měli hledat několik věcí:

  • Flexibilní možnosti sledování času: Hledejte systém, který zaměstnancům umožňuje zaznamenávat své hodiny několika způsoby, například prostřednictvím počítače připojeného k internetu, smartphonu, tabletu, časového zámku, telefonu nebo textových zpráv.
  • Přesné měření času: Nejlepší čas a docházkové systémy zajišťují, aby zaměstnavatelé platili svým zaměstnancům skutečný čas, který pracují, nikoli hodiny, na které jsou naplánováni.
  • Sledování všech časových problémů: Ujistěte se, že jste vybrali systém, který se postará o všechny vaše časové potřeby, nikoli o systém, který zaměstnancům jen umožní punch and out. To zahrnuje veškerý rozvrh zaměstnanců a správu PTO. Kromě toho pro firmy, které účtují klientům dobu, po kterou pracují na jejich projektech, možná budete chtít systém, který nabízí sledování úloh, který zaznamená, jak dlouho zaměstnanci pracují na konkrétních projektech.
  • Mobilní kompatibilita: Protože mnoho zaměstnanců a manažerů pracuje mimo kancelář, chcete systém kompatibilní s mobilními zařízeními, který je přístupný odkudkoli. To zahrnuje řešení, která dávají vzdáleným pracovníkům nejen možnost hodinek dovnitř a ven, ale také sledovat jejich umístění, aby zaměstnavatelé věděli, že pracují od místa, kde mají být. Geotechnologie může být pro zaměstnavatele nesmírně cenná, pokud jde o omezení toho, kde se zaměstnanci mohou dovnitř a ven zobídat, nebo zaznamenat přesná místa, kde začínají a ukončují své směny.
  • Snadné použití: Vyhledejte systém, který se snadno používá, má přehledné rozhraní a umožňuje samoobsluhu zaměstnanců. Systém by se neměl těžko učit a rozhodně by neměl vyžadovat hodiny tréninku.
  • Integrace: Vyberte systém, který se integruje s aplikacemi a softwarem, které již používáte, jako jsou programy pro zaměstnance a mzdy.
  • Proaktivní upozornění: Některé systémy poskytují upozornění, když se zaměstnanci blíží přesčas nebo zapomenou na hodiny dovnitř nebo ven. To může být užitečné při kontrole výdajů.
  • Funkce kontrolního záznamu: V případě auditu může být důležitá schopnost prohlížet původní data časového rozvrhu spolu se všemi změnami provedenými vedoucím nebo vedoucím.

Nyní, když už máte základy, můžete být připraveni se rozhodnout, který čas a docházkový systém je pro vás ten pravý. Chcete-li se dozvědět více o možnostech, které považujeme za nejlepší pro různé typy podnikání, podívejte se na naše nejlepší tipy pro systémy docházky a docházky.

Časté dotazy týkající se času a účasti

Stále máte dotazy ohledně času a docházkových systémů? Zde je několik otázek a odpovědí, které vám mohou pomoci dospět k rozhodnutí.

Otázka: Jak se liší časové a docházkové systémy od tradičních časových bloků a časových karet?

Největší rozdíl je v tom, že vše je digitalizováno a automatizováno. Tradiční časové harmonogramy a časové karty vyžadují ruční zadávání údajů pro všechno. Časové a docházkové systémy vyžadují pouze stisknutí tlačítka pro synchronizaci všech informací s vaším softwarem. Tento software se pak hladce integruje do vašeho řešení mezd. To eliminuje duplicitní záznamy a dohady. Kromě toho čas a docházkové systémy zaznamenávají hodiny, kódy práce a informace o přestávkách a PTO digitálně a v reálném čase.

Otázka: Jaké typy časových bloků jsou kompatibilní s časovými a docházkovými systémy?

Odpověď: Už neexistují jednoduché punčové časové úseky. Dnešní timeclocks shromažďují čas několika různými způsoby, včetně pomocí děrných karet, magnetických karet, čárových kódů, PINů a biometrie, jako jsou otisky prstů nebo skenování obličeje.

Otázka: Existuje rozdíl mezi časovým a docházkovým systémem a biometrickým systémem?

Odpověď: Kdykoli a docházkový systém, který pracuje s biometrickým časovým zámkem, je biometrický systém. Protože téměř vždy a docházkové řešení, které pracuje s fyzickými časovými bloky, nabízí biometrické možnosti, mezi nimi existuje jen velmi malý rozdíl. Biometrické časové bloky obvykle používají podniky, které se zabývají děrováním.

Jediné systémy pro docházku a docházku, které nemají biometrické možnosti, jsou ty, které neobsahují biometrické časové hodiny, místo toho se spoléhají na počítače a mobilní zařízení, aby drtily zaměstnance dovnitř a ven. I některé z těchto systémů však nyní nabízejí skenery otisků prstů, které se připojují k počítačům nebo používají programy, které fotografují zaměstnance pomocí počítačové kamery, jako způsob, jak začlenit biometrické možnosti.

Otázka: Musíte použít časový blok s časovým a docházkovým systémem?

Odpověď: Ne. Některé firmy dávají přednost tomu, aby zaměstnanci chodili a odcházeli pouze prostřednictvím počítače, mobilní aplikace nebo telefonu. Pokud nepoužijete časový blok, můžete snížit náklady, protože mohou běžet kdekoli od několika stovek po několik tisíc dolarů.

Otázka: Jsou časové a docházkové systémy dobré pouze pro podniky s hodinovými zaměstnanci?

Odpověď: I když by se mohlo zdát, že systémy pro docházku a docházku jsou nezbytné pouze pro podniky s hodinovými pracovníky, podniky s placenými zaměstnanci mohou také těžit z řady výhod. Systém, který sleduje, jak dlouho zaměstnanci pracují na konkrétních projektech, může pomoci s projekcemi práce. Podniky s placenými zaměstnanci mohou navíc ocenit aspekty správy PTO systému.

Otázka: Jak fungují systémy času a docházky pro vzdálené zaměstnance?

Odpověď: Tyto systémy používají technologii GPS ke sledování vzdálených zaměstnanců prostřednictvím mobilních zařízení. Některé systémy využívají geofencing k omezení toho, odkud mohou zaměstnanci hodinovat dovnitř a ven, zatímco jiné používají geolokaci k záznamu přesně toho, kde jsou pracovníci, když se píchnou dovnitř a ven. Systémy mohou také pomocí geolokace sledovat zaměstnance po celý den, nejen tam, kde začínají a ukončují své směny.

Otázka: Jak se integrují systémy docházky a docházky s mzdovými systémy?

Odpověď: Časové a docházkové systémy se integrují do mzdových systémů tím, že vám umožňují přenášet vaše údaje o čase a docházce do mzdového programu stisknutím tlačítka. Tím se sníží počet chyb a zefektivní se celý proces mezd.

Otázka: Jak řídí systémy docházky a docházky placené volno?

Odpověď: Časový a docházkový systém řídí PTO několika způsoby. Mohou sledovat, kolik volných zaměstnanců vydělali a využili, jakož i přírůstky pro nemocný čas, dovolenou, úmrtí a jakýkoli jiný typ volna, který mohou zaměstnanci získat.

Časový a docházkový systém také zpracovává proces žádosti a schválení. To umožňuje zaměstnancům požádat o volno přímo v systému a manažeři mohou tyto požadavky schválit nebo zamítnout.

Pokud si myslíte, že je docházkový systém vhodný pro vás, doporučujeme vám vyzkoušet si ty nejlepší tipy.