Anonim
metamorworks / Shutterstock

S technologickým pokrokem 21. století se vytvoření bezpapírové kanceláře stalo velmi dosažitelným cílem. I když to vyžaduje čas a zdroje, aby se vaše kancelář, výhody plynoucí z bezpapírové daleko převažují nevýhody.

Marty Basher, odborník na domácí organizaci pro ModularClosets.com, řekl, že vytvoření kanceláře bez papírů může pomoci nejen životnímu prostředí, ale také vašemu podnikání.

„Jít bez papíru je vynikající způsob, jak zrychlit přístup k dokumentům, zvýšit organizaci, zajistit dokumenty bezpečně s možností šifrování, šetřit místo, šetřit čas, šetřit peníze [a] umožnit sdílení dokumentů v rámci společnosti i po celém světě, “řekl Basher Business Novinky denně.

I když možná budete muset některé materiály uchovat z právních nebo historických důvodů, díky množství mobilních aplikací, online softwaru a platforem digitálního úložiště můžete výrazně snížit svou ekologickou stopu.

Snížení papírových dokumentů vyžaduje plánování. Začněte tím, že definujete, co „bezpapírové“pro vaši firmu znamená, a vytvořte realistické a dosažitelné cíle. Stanovení inteligentních cílů zvyšuje vaše šance na úspěšný přechod. Tyto cíle můžete nastavit určením, které papírové procesy stále existují a kdo jsou uživatelé těžkého papíru.

Zajistěte postupný přechod.

Přechod na kancelář bez papírů bude nějakou dobu trvat. Měl by to být pomalý, postupný proces. Pomalé sloučení vám umožní správně implementovat nové postupy a poskytne vašim zaměstnancům čas na přizpůsobení. Možná bude třeba, abyste během nastavovacího období museli mít nějaké bezpapírové systémy souběžné se starými systémy.

Například Samuel Johns, vedoucí kanceláře a personalista společnosti Resume Genius, navrhl snížit množství papíru, které může každý zaměstnanec vytisknout, pomocí systému tiskového kreditu, dokud nedosáhne nulové hodnoty.

„Mějte na paměti, že není možné očekávat, že vaše společnost zcela přestane používat papír, “řekl Johns. "Lidé stále potřebují tisknout některé věci, jako je klávesová zkratka nebo plán sezení, aby si mohli vzpomenout, kdo sedí kde. Místo toho se snaží snížit o 80 nebo 90%."

Přestože přechod bude nějakou dobu trvat, a možná nebudete úplně splnit svůj cíl, vynakládejte trvalé úsilí, aby zaměstnancům představili digitální alternativy a co nejvíce je odstavili z papíru.

Zapojte své zaměstnance.

Vytvoření kanceláře bez papíru není úkolem jedné osoby. Protože to vyžaduje úsilí celého týmu o vytvoření úspěšného přechodu, měli by se vaši zaměstnanci zapojit do rozhodovacího procesu. Požádejte o návrhy na digitální platformě a povzbuzujte zpětnou vazbu během celého přechodu. Na konci dne jsou vaši zaměstnanci ti, kteří musí s novým systémem žít a přizpůsobit se mu.

„Můžete si udělat legraci, když zezelenáte, “řekl Basher. „Soutěžte o nejlepší nápady a povzbuzujte inovace. Odpad znamená náklady, takže se jim bonusy vrátí. Strom, který dnes zachrání, může být kontrola, kterou dostanou zítra - samozřejmě elektronická kontrola.“

Vytvořte kancelářské prostředí, které zahrnuje změnu. Recyklovat a omezit spotřebu papíru opakovaným tiskem na nedůvěrné dokumenty nebo vyžadováním oboustranného tisku. Přemýšlejte o způsobech, jak z přechodu učinit uvolněný a produktivní proces.

Poznámka editora: Hledáte informace o softwaru pro správu dokumentů? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali o vašich potřebách.

widget widget buyerzone

Zkontrolujte a digitalizujte své obchodní procesy.

Mnoho částí obchodního modelu lze digitalizovat. Podle Cory Porteous, ředitele marketingu a příchozího obchodního rozvoje v Office Interiors, však v každé organizaci obvykle existuje několik procesů, které představují většinu zbytečného tisku. Zjistěte, co jsou hlavní viníci, a nejprve se na ně zaměřte.

" Na základě výsledků vašeho hodnocení tisku vyberte jeden obchodní proces, který generuje nejvíce vašeho tisku, a poté proveďte analýzu krok za krokem, " řekl Porteous. „Prověřením pouze jednoho obchodního procesu najednou se můžete vyhnout ohromujícímu týmu a najít lepší výsledky.“

Účetnictví, podpisy dokumentů, sledování výdajů a sledování času a docházky patří mezi hlavní obchodní funkce, které lze digitalizovat. Zde je několik programů a služeb pro každou kategorii, které vám mohou pomoci s vaší snahou jít bez papírování.

Účetní software : Tento software umožňuje bezpečně sledovat a sledovat vaše obchodní finance.

  • FreshBooks
  • QuickBooks
  • Xero

Další informace naleznete v našich nejlepších tipech pro účetní software.

Služby elektronického podpisu: Místo vyžadování písemného podpisu na papíře umožňují služby elektronického podpisu vašim zaměstnancům a zákazníkům podepisovat dokumenty digitálně.

  • Adobe Reader
  • Hightail
  • Náhled

Aplikace pro sledování výdajů : Pomocí aplikace pro sledování výdajů můžete digitálně organizovat a sledovat své malé obchodní výdaje.

  • Concur
  • Expensify
  • Wally

Další informace naleznete v těchto pěti aplikacích pro sledování výdajů.

Digitální čas a docházkové systémy: Hodiny zaměstnanců můžete digitálně sledovat pomocí systémů docházky a docházky.

  • Stratustime
  • TSheets
  • uAttend

Další informace naleznete v našich nejlepších tipech pro systémy docházky a docházky.

Změňte návyky správy dokumentů.

Změna způsobu vytváření a správy dokumentů může snížit dopad na životní prostředí. Využijte digitální alternativy bez papírů.

„Ve většině podniků je jedním z hlavních důvodů, proč lidé tisknou dokumenty, buď splnění požadavku na uchovávání regulačních záznamů, nebo se na ně mohou obrátit později, “řekl Porteous. "Oba tyto důvody lze vyřešit efektivním systémem správy dokumentů."

Mezi hlavní obchodní funkce, které lze upravit, patří skenování, faxování a správa dokumentace. Skenování a faxování dokumentů může být skvělým způsobem, jak získat digitální kopii vašich informací. Odtud můžete využívat bezpapírové služby správy dokumentů k udržení vaší digitální přítomnosti.

Skenování aplikací: Pomocí skenovacích aplikací můžete skenovat poznámky, dokumenty, obrázky a další, takže jsou všechny na jednom digitálním místě.

  • CamScanner
  • Možnost skenování Evernote
  • FineScanner

Faxovací služby: Pomocí faxových služeb můžete odesílat a přijímat faxy e-mailem a ukládat je digitálně.

  • GotFreeFax
  • Nextiva
  • RingCentral

Další informace naleznete v našich nejlepších tipech pro online faxové služby.

Software a služby pro správu dokumentů: Ať už se rozhodnete pro hostování samostatně nebo v cloudu, systém správy dokumentů může fungovat jako digitální archivační skříňka.

  • eFileCabinet
  • FileHold Express
  • M-soubory

Další informace naleznete v našich nejlepších tipech na software a služby pro správu dokumentů.

Poznámka editora: Hledáte informace o softwaru pro správu dokumentů? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali o vašich potřebách.

widget widget buyerzone

Využijte cloud.

Pohodlnou volbou při přechodu na papír je použití cloudových aplikací. Tyto platformy umožňují vytvářet, ukládat a přistupovat k informacím prostřednictvím cloudu, na rozdíl od fyzických dokumentů nebo interního serveru.

Zálohování dokumentů pomocí renomovaných cloudových aplikací může minimalizovat váš potenciál ztráty dat. Cloud také umožňuje vytvářet sdílené soubory, ve kterých může na stejném projektu pracovat více zaměstnanců najednou.

Zatímco některé platformy jsou zdarma, jako například Disk Google a Microsoft OneDrive, jiné stojí za cenu. Před výběrem platformy pro ukládání a zálohování dat prozkoumejte své možnosti. Po přechodu na cloudovou aplikaci lze všechny odpovídající fyzické soubory a papíry recyklovat. Před provedením drastických změn však Porteous zdůraznil důležitost due diligence.

„Ve většině jurisdikcí bude kopie dokumentu v cloudu splňovat všechny požadavky na dodržování předpisů, ale před zničením dokumentů požadovaných pro dodržování předpisů je třeba zkontrolovat místní právní předpisy, “řekl Porteous.

Toto jsou některé cloudové platformy pro bezpapírové úložiště:

  • BigMIND od Zoolze
  • Karbonit
  • Jezdím

Další informace naleznete v našich nejlepších tipech pro řešení cloudových úložišť.

Přepněte na fakturaci bez papíru.

Přijímání pomoci od externích institucí, prodejců atd. Může být nezbytné pro vytvoření kanceláře bez papírů. Vyžádejte si bezhotovostní bankovní výpisy, promluvte si s dodavateli o možnostech digitální fakturace a informujte zákazníky o e-mailech s objednávkami.

Tyto bezpapírové možnosti vám pomohou uspořádat a sledovat vaše účetnictví. Kromě toho můžete naskenovat účtenky do smartphonu a importovat je do své softwarové aplikace pro účetnictví za účelem hlášení o výdajích nebo podání daní.

„Prakticky všechny společnosti, veřejné služby a banky již mají zaveden systém elektronické fakturace a virtuálního zasílání výpisů, “řekl Basher. „Jediné, co musíte udělat, je požádat. Pokud je to menší společnost, která potřebuje tlak, aby ji nastavila, požádejte je, aby místo odeslání faktury zaslala e-mail.“

Snaha kontaktovat vaše poskytovatele ohledně těchto změn může zlepšit způsob vašeho podnikání.

Vytvářejte nové návyky a sledujte své změny.

I když vaším přirozeným instinktem může být popadnutí pera a kusu papíru, s trochou práce se může obrátit na bezpapírové možnosti rychle stát běžnou praxí. Nebojte se přijmout technologický pokrok.

Jak vaše společnost přechází do kanceláře bez papíru, sledujte své změny. Basher navrhl použití tiskáren s kódy ke sledování využití a vytvoření grafu, který zaznamená vaše nejlepší spořiče a nejhorší pachatele. Když vidíte, jak se začínají formovat nové zvyky, odměňte dobré chování.

Nezapomeňte upravit své pokroky tak, aby vyhovovaly potřebám vaší firmy. Výběr realistických cílů vám pomůže udržet vaši kancelář na dobré cestě a dosáhnout pokroku.

Naučte se, jak si vybrat digitální služby, kdykoli můžete - ale nevynuťte je. Může to chvíli trvat, ale nakonec se bude cítit jako druhá příroda.