Anonim
antoniodiaz / Shutterstock

Zaměření a soustředění jsou v dnešní době horkými komoditami, na sociálních sítích, rozvržení otevřených kanceláří a krátkých pozornostech na pracovištích roste. Podle průzkumu společnosti Udemy z roku 2018 uvádí více než 70% pracovníků pocit rozptýlení při práci, přičemž 16% uvedlo, že se téměř vždy cítí rozostřeni.

Hlavními viníky jsou podle infographic společnosti Atlassian nadměrné e-maily, zbytečné schůzky a neustálé přerušení, přičemž sociální média přicházejí na téměř čtvrtinu.

Poznámka editora: Hledáte pro své podnikání řešení pro sledování zaměstnanců? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali ohledně vašich potřeb.

widget widget buyerzone

Průměrný pracovník zkontroluje svůj e-mail 36krát za hodinu a po zpracování nového e-mailu trvá zaostření 16 minut. Mnoho zaměstnanců se účastní 60 a více schůzek měsíčně, během nichž 91% zaměstnanců tvrdí, že sní. Většině pracovníků trvá dvě hodiny denně, než se zotaví z přerušení od spolupracovníků.

Celá tato ztracená práce stojí americké podniky nahoru o 650 miliard dolarů ročně a vede to k začarovaným cyklům nespokojenosti zaměstnanců: Ztráta produktivity způsobuje delší pracovní den, který způsobuje stres a frustrace, což vede k nedostatečné angažovanosti.

Zaměstnanci jsou zaplaveni rozptýlením ze všech stran, ale nejvíce diskutovaným viníkem je smartphone. [Máte zájem o řešení pro sledování zaměstnanců pro vaše podnikání? Podívejte se na naše nejlepší tipy a recenze a uvidíte, co je tam venku.]

Smartphony v práci

Existují protichůdné názory na to, zda smartphony zvyšují nebo snižují produktivitu na pracovišti - téměř 60% pracovníků má pocit, že ruční zařízení zvyšuje jejich produktivitu, zatímco 35% tvrdí, že zařízení zvyšují rozptýlení během pracovního dne.

Jde o to, jak se zařízení používá. Používáte-li svůj smartphone výhradně pro produktivitu, jako je správa kalendáře nebo spojení s klienty, pak je to pravděpodobně lepší než poškození.

Se všemi těmito aplikacemi produktivity však přicházejí sociální média, což je největší rozptýlení. Více než 55% zaměstnanců uvedlo, že sociální média v práci jsou buď „poněkud“nebo „výrazným“rozptýlením.

Přechod z vašich e-mailů na Facebook může být až příliš snadný, i když si říkáte, že se zbavíte všech dosud přítomných bublin s upozorněním. Další věc, kterou víte, jste zbytečně strávili 25 minut posouváním vaší zprávy.

"Očekává se, že zaměstnanci budou během pracovního dne zaplaveni spoustou rozptýlení, " řekl Dean Debnam, generální ředitel společnosti Workplace Options. „Důležité je, aby si zaměstnanci našli způsob, jak vyrovnat svůj pracovní den a najít způsoby, jak se soustředit.“

Možná byste mohli začít tím, že požádáte zaměstnance, aby pro telefonická upozornění nastavili „nerušit“období (samozřejmě s výjimkou mimořádných událostí). Můžete také doporučit zaměstnancům umístit své telefony mimo dohled - například v tašce nebo zásuvce.

Existují aplikace, které vám pomohou sledovat využití telefonu, což vám může poskytnout představu o tom, kolik času mohou vaši zaměstnanci ztrácet.

Internet v práci

Monitorovací systém zaměstnanců ve vaší malé firmě by mohl být jednou z odpovědí na problém rozptýlených zaměstnanců. Program, jako je Activity Monitor, vám umožní nahlédnout do online aktivit vašich zaměstnanců. Ukazuje, jak zaměstnanci trávili čas, jaké webové stránky navštívili, jaké soubory stáhli a počet chatů IM.

Před provedením jakéhokoli takového technologického monitorování stanovte oficiální zásady společnosti týkající se nepracovního využití vybavení společnosti. Transparentnost je vždy dobrá praxe - buďte připraveni na to, jak bude vaše sledování v souladu s cíli společnosti a jak to budete dělat.

Podle průzkumu provedeného společností Dtex Systems by „77% zaměstnaných Američanů bylo méně znepokojeno tím, že by jejich zaměstnavatel sledoval svou digitální aktivitu na osobních nebo pracovních zařízeních, která používají k provádění práce, pokud jsou o tom transparentní a nechají je vědět předem. “

Navíc existují právní obavy, pokud jde o sledování online chování. V podnikovém počítači se prakticky neočekává soukromí, ale musíte být opatrní, jaké typy dat získáváte a jak je ukládáte. Nechcete spouštět zákony o ochraně soukromí, jako je například HIPAA. Pokud by například došlo k narušení dat, mohlo by vás to vést k žalobě.

Další nápady, jak bojovat proti rozptýlení na pracovišti

Jak by tedy podniky měly řešit tento problém? Neexistuje jednoduchá odpověď.

"To je velká otázka, " řekla Nancy Snell, certifikovaná profesionální obchodní trenér. "Problémy musí být řešeny kulturně a musí začínat shora dolů."

Mnoho společností přijímá dny bez e-mailu nebo bez schůzky nebo má přísné zásady týkající se používání mobilních telefonů v práci. Někteří používají kulturu flexibility a práce na dálku, aby pomohli zaměstnancům přizpůsobit své pracovní prostředí každý den podle potřeby.

Brad Killinger z Chief Learning Officer doporučuje implementaci „zlaté hodiny“, kde společnosti na jednu hodinu vytvoří zaměřené pracovní prostředí bez rozptýlení tím, že požádají zaměstnance, aby blokovali aplikace, chat a oznámení, omezili používání telefonu, vyhýbali se e-mailům, dávali kibosh na schůzkách a odepření přístupu mimo návštěvníky atd. “

Zlatá hodina může podle společnosti Killinger přidat do společnosti s 5 000 zaměstnanci ročně více než 400 milionů dolarů a zlepšit klid a angažovanost zaměstnanců.

Společnost Rhett Power at Inc. doporučuje zaměstnavatelům zdůraznit, že jejich zaměstnanci mají na starosti nad přítomností, což je situace, kdy se zaměstnanec ukáže, že pracuje spíše kvůli fyzickému pobytu, než aby se dostalo kvalitní práce. Zašlete zprávu, že dokončení úkolu je to nejdůležitější, ať už se to stane ze stolu nebo na gauči.

Součástí vašeho procesu na palubě můžete také začlenit workshopy o řízení času a pravidelně nabízet doplňková školení, která pomáhají zaměstnancům budovat a udržovat klíčové dovednosti v oblasti produktivity.

Důležitou součástí jakékoli strategie proti rozptýlení je zamezit mikromanagingovým zaměstnancům a přimět je, aby se cítili nedůvěryhodní nebo sledovaní - soustřeďte se na to, abyste zaměstnancům poskytli příležitosti k tomu, co jim nejlépe vyhovuje, pokud jde o jejich zaměření, a nezapomeňte, že potřeby se budou lišit.

Můžete mít například zaměstnance, který během práce potřebuje hluk na pozadí, a další zaměstnanec bude muset každou hodinu vstávat a chodit kolem. Pokud jde o koncentraci, neexistuje univerzální řešení.