Anonim
Rommel Canlas / Shutterstock

Provedení kontroly výkonu může být nepříjemnou situací pro zaměstnavatele i zaměstnance. Dobrou zprávou je, že existuje několik tipů a triků, které si můžete jako vlastník nebo manažer firmy osvojit, aby byl tento proces mnohem snazší, i když musíte zaměstnanci poskytnout negativní zpětnou vazbu.

1. Nedodávejte monolog.

Podle Sherryho Ailswortha, partnera a výkonného náboru v Chameleon Collective je nejlepším způsobem, jak provést revizi výkonu, na rozdíl od přednášky.

"Je to oboustranná příležitost prozkoumat výkon zaměstnance a umožnit mu převzít kontrolu a poskytnout informace o tom, jak zlepšit postup vpřed, " řekl Ailsworth. „I tak jsou vůdci v konečném důsledku pod kontrolou směru kontroly výkonu. Jejich povinností je zůstat na cíli, pokrýt každý bod, požádat o zpětnou vazbu a udržet zaměstnance soustředěného na produktivní setkání.“

Společnost Ailsworth doporučila zaslat agendu zaměstnanci ještě před provedením kontroly výkonnosti a požádat je o zpětnou vazbu. Tím jim nabídnete spoluvlastnictví konverzace.

"Také signalizujete, že bude existovat rovnováha mezi některými jasnými skvrnami a prostorem pro zlepšení, ale očekáváte, že se z dialogu něco naučíte, " řekl Ailsworth.

2. Vyvarujte se negativního, ale ne falešně pozitivního.

„Začínáme„ návrhy na zlepšení toho, jak spolupracujeme “, zní mnohem konstruktivněji než řekněme:„ Pojďme mluvit o problémech, které mám s vámi, “řekl Ailsworth.

Zvažte tyto příklady:

  • „Vážím si toho, jak jste pro naše zákazníky nadšený, jako když jste se obrátil na pana Abbotta v ABC Construction, aby mu poblahopřál k nové smlouvě o budově, kterou uzavřel.
  • „Vaše pozornost k detailům je nesmírně užitečná; vaše stručné poznámky pod čarou k únorové zprávě o prodeji ušetřily hodinovému vysvětlení finančnímu řediteli. Ocenil jsem vaše úsilí.“

Za předpokladu, že další detail dosáhne dvou věcí. Za prvé, opírá se o vaši zpětnou vazbu v reálné situaci a ověří chování zaměstnanců jako hodnotné pro vás i pro společnost. Zadruhé to signalizuje zaměstnanci, že podle Ailswortha věnujete pozornost jeho práci.

„Manažeři by měli být přímí, pozitivní, bez lichocení a kritičtí, aniž by zněli tvrdě, “řekla Wendy DeCampos, specialista na vztahy se zaměstnanci ve městě West Palm Beach na Floridě. „Když zaměstnanci slyší pouze pozitiva, mohou být zavádějící, když si myslí, že mají lepší výkon než očekávání, což může vést k očekávanému nárůstu nebo povýšení zásluh.“

Pokud existuje nesoulad ve vnímání, přidáno DeCampos, může to vést ke zklamání a odrazování. Robert Charming, vedoucí lidí v Kustomeru, souhlasil: „Tón by měl odpovídat úrovni výkonu. Ano, může to být tvrdý rozhovor. Ano, může existovat riziko ztráty této osoby, pokud neslyší, co Je lepší pro všechny zúčastněné, pokud je tón vhodný pro zpětnou vazbu, kterou je třeba doručit. ““

3. Vyvarujte se předpokladů nebo přehánění.

Při kritice výkonu nebo chování zaměstnance pečlivě volte svá slova. Pokud používáte extrémní nebo emocionální jazyk, je tu šance, že zaměstnanec se okamžitě stane defenzivním, varoval Erik Mott, blogger, konzultant a intraprenurista na Creatorbase. To brání přezkumu výkonu.

Peggy Myers, ředitelka lidských zdrojů v Levatasu, souhlasila: „Jako manažer není důvod být během kontroly defenzivní nebo emotivní. Máte důkladný dokument s příklady výkonu. Nejlepší přístup je připravit se na diskusi, mít příklady výkonu, oslavte úspěchy a zaměřte se na oblasti rozvoje. “

Ailsworth dodal, že doplnění vaší kritiky tvrdými daty snižuje pravděpodobnost, že ztratíte kontrolu nad konverzací, nebo, horší je, že dojde k emocionálnímu zobrazení. Slovům „vždy“a „nikdy“, které jsou příklady extrémních slov, je třeba se také vyhnout.

"Například, pokud jeden z mých zaměstnanců nesplňuje jejich požadavky na denní hovory, bylo by nevhodné říci:" Nikdy nevykonáváte denní hovory, "řekl Mavis Norwich, senior manažer rozvoje prodeje na platformě obchodních textových zpráv Zipwhip. "Mohl bych místo toho říci:" Neustále nesplňujete své požadavky na denní hovory. ""

4. Zůstaňte na tématu.

Je snadné, aby se rozhovory otáčely jiným směrem, než jste plánovali. Při kontrole výkonu je rozhodující, aby konverzace zůstala v souladu s tím, co je třeba dosáhnout.

„Místo toho, abych se zeptal:„ Proč jsi tak naštvaná? “, Vyzvěte je, aby se otevřeli tím, že se zeptáme:„ Zdá se, že jsme zasáhli rozpojení. Může to být proto, že jsem vás nepochopil. Ailsworth. „První otázka nutí zaměstnance, aby vysvětlil své emocionální rozrušení, což vytváří úzkost. Druhá otázka vás nutí, abyste problém vlastnili, a poskytne zaměstnanci dobrý důvod k otevření. Pokud posloucháte, oba se naučíte něco důležitého v odpovědi. “

Příprava programu a jeho sdílení před schůzkou se zaměstnancem může opravdu pomoci, dodal Charming.

"Nastavte očekávání na začátku schůzky, že chcete pokrýt položky, které byly sdíleny v programu, " řekl. „Dojde-li k tangenci, jemně to ozvěte jako téma, které si zaslouží diskusi později, a pak vraťte konverzaci na pořad jednání. Je na manažerovi, aby konverzaci posunul vpřed k výsledku, který hodlají produkovat. "

Mohlo by být užitečné informovat zaměstnance, že pokud mají položky mimo téma, budou na konci kontroly osloveni, pokud je čas, nebo si mohou naplánovat samostatnou konverzaci.

„Osobně to raději dělám v odděleném čase, “řekl Myers. "Toto je čas, který byl vyhrazen speciálně pro projednávání výkonu zaměstnance."

5. Vyhněte se uzavřeným a složeným otázkám.

Je důležité si uvědomit, že recenze výkonu jsou příležitostí k vedení přímých přehledů. DeCampos a Charming navrhli položit následující otevřené otázky, které přinesou nejlepší odpovědi od vašeho zaměstnance:

  • Jak se cítíte o tom, o čem se diskutovalo? Jakým způsobem se z něj může stát akční plán na příští měsíc / čtvrtletí / rok?
  • Jaké jsou vaše myšlenky ohledně vaší kariéry?
  • Jaké jsou vaše tři oblíbené funkce o vaší práci?
  • O co se zajímáš?
  • Jak si myslíte, že jste technicky proti své roli?
  • Co funguje? Co není?
  • Myslíte si, že jste tam, kde musíte být technicky?

„Otázky mohou vést konverzaci, “řekl Charming. "Otázky s otevřeným koncem mohou být lepší pro sebereflexi a kreslení, jak si někdo myslí." Otázky s uzavřeným koncem mohou recenzentovi pomoci při bližším ovládání konverzace. „Měnit tyto otázky a jak jsou zarámovány, je dovednost, ale může to být užitečné pro vedení konverzace kupředu.“

Myers uznává, že otevřené otázky během diskuse o recenzi podporují otevřenou konverzaci. „Podělte se o svůj názor na téma a zeptejte se zaměstnance:„ Jak se cítíte, že jste v této oblasti provedli? “Řekla. "Také buďte zvědaví. Můžete se dozvědět nové dovednosti nebo zájmy o tomto zaměstnanci, které by mohly formovat budoucnost v organizaci."

6. Nestyďte se od tvrdé zpětné vazby a příležitostí ke zlepšení.

"Přezkumy výkonu jsou příležitostí k posezení s přímou zprávou a k upřímné, empatické diskusi o tom, co se děje dobře (klady) a oblastech ke zlepšení (delty), " řekl Charming.

Dodal, že je mnohem snazší poskytnout pozitivní zpětnou vazbu a vyzdvihnout věci, které jdou dobře. „Každý rád slyší, jak jsou skvělí. Je mnohem těžší, a dokonce může být děsivé, doručovat méně než pozitivní zprávy. Když se však vyhýbáte tvrdé zpětné vazbě, děláte jednotlivci disservice tím, že nezdůrazňujete v oblasti, v níž mohou nadále růst, což jim nejen brání, ale brání širší organizaci. ““

Tipy pro zápornou zpětnou vazbu

1. Vyhněte se překvapením.

Hodnocení výkonu by nemělo být překvapením, řekl Myers, zejména pokud jde o negativní zpětnou vazbu. „Přezkum výkonu by měl být interaktivní diskusí. Vyvolání oblastí pro zlepšení nebo problémy s výkonem poprvé není pro zaměstnance spravedlivé, protože je poté v jejich záznamu o zaměstnání pamatováno dříve, než měli příležitost tyto problémy řešit. Je to také demotivující pro zaměstnance, aby celý rok tvrdě pracovali, jen aby byli překvapeni negativní zpětnou vazbou. “

2. Doručte to soukromě.

Je také dobré spojit kritiku nebo negativní zpětnou vazbu s určitým druhem očekávání výkonu a vyhnout se personalizaci diskuse.

"Například místo toho, abychom zaměstnanci řekli, že po obědi mají nedbalý přístup k datům, vysvětlete, že jste si všimli, že jejich míra chyb za poslední dvě hodiny dne je o 40% vyšší než očekávání, " řekl Myers. "Je mnohem snazší vést pozitivní diskusi, když diskutujeme o očekáváních a rozhodováních."

3. Vyjádřete kritiku konstruktivně as empatií.

Nikdo nemá rád být kritizován jen kvůli tomu, že je kritizován. Na druhou stranu, nikdo nemá rád kritiku jen kvůli tomu. V žádném případě to nepomůže.

"Kritika s jasnými akcemi o tom, jak nejlépe postupovat vpřed, může mít obrovský rozdíl ve výsledku rozhovoru, " řekl Charming. „Než poskytnete zpětnou vazbu, zamyslete se nad tím, jak bude přijata. Pokud je to možné, spojte kritiku s vlastními cíli a silnými stránkami dané osoby. To konverzaci přinese hodnotu a přizpůsobí zpětnou vazbu tomu, jak chce růst.“

4. Vyrovnejte záporný s kladným.

Jakmile zaměstnancům doručíte špatnou zprávu o jejich výkonu, poukážte na jejich dobré vlastnosti. "Bez ohledu na výkon zaměstnance, " řekl Ailsworth, "vedoucí by měli být schopni [zdůraznit] pozitivní vlastnosti nebo příspěvky, které stojí za to se zabývat."

Vědět, co říci - a co neřeknout - během kontroly výkonnosti může vést k plodné diskusi se zaměstnancem, což by mohlo vést k další významné změně výkonu nebo chování zaměstnance.