Anonim
wavebreakmedia / Shutterstock

Mezi špatným internetovým připojením, nepříjemným hlukem v pozadí, účastníky, kteří nevěděli, o čem se diskutuje, a rozhovory mimo téma, může videokonferenční hovor rychle vyrazit z kolejí.

Se vzdálenou prací na vzestupu se videokonference rychle staly metodou setkání mnoha organizací. Joe Manuele, generální ředitel poskytovatele videokonferenčních služeb Highfive, řekl, že konferenční hovory jsou subpar, protože nedávají účastníkům příležitost vidět ty, kteří mluví, a získat plný význam toho, co se říká.

„Když někdo uvidí video ve videu, zajistí to, že může komunikovat verbálně i neverbálně a vytvářet pocit v místnosti pro vzdálené volající, což jim umožňuje cítit se pohodlně a plně se účastnit, “řekl Manuele.

Stejně jako u jakéhokoli jiného typu setkání však nikdo nechce sedět skrze setkání, kde není nic dosaženo. Jakékoli videokonference, které pořádáte, by měly být produktivním využitím času každého.

„Hosting produktivních videokonferencí je v dnešním současném pracovním prostředí kritická, “řekl Manuele. "Když se schůzky stanou časem, jsou pro všechny zúčastněné frustrující a plýtvají penězi za podnikání."

Bohužel, řekl, video setkání jsou často neproduktivní. Výzkum provedený společností Highfive zjistil, že zahájení typického videohovoru trvá osm minut, zatímco dvě třetiny dotázaných mají hovory s problémy se zvukem. Celkově je se svými videokonferenčními systémy spokojeno pouze 17% pracovníků.

"To znamená, že dnešní pracovníci se cítí zapadlí, když jejich technologie nefunguje - a ještě víc, když samotné setkání není produktivní, " řekl Manuele.

Poznámka editora: Hledáte správnou videokonferenční službu pro vaše podnikání? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali o vašich potřebách.

widget widget buyerzone

Abychom vám pomohli uspořádat produktivní videokonference, vyhledali jsme radu od těch, kteří pravidelně pořádají a účastní se těchto typů schůzek. Zde je 10 tipů, které nabízejí, jak nejlépe zvýšit produktivitu při videokonferencích.

1. Nabízejí různé možnosti služeb.

Jako nezávislý konzultant malých podniků a komunikací se Rob Swystun účastní četných videokonferencí. Aby byl zajištěn hladký průběh schůzek, je flexibilní v softwaru pro videokonference. Například někteří klienti mohou preferovat Skype, zatímco jiní používají Zoom.

„Vždycky nechávám klienty, aby si vybrali, aby byli pohodlné, “řekl Swystun. "Tím je zaručeno, že nedojde k žádnému hádání a plýtvání časem se službou, s níž nejsou obeznámeni."

2. Vyberte správné nastavení.

Christopher Westfall Sr., majitel MedicareAgentTraining.com, uvedl, že volba klidného a vhodného umístění je pro ty, kteří hostují nebo se účastní videohovorů mimo pracoviště, rozhodující.

"Prostředí, ve kterém se účastník bude ke schůzce připojovat, je důležité, " uvedl Westfall. "Děti pláč, štěkání psů, děti běžící po domě nevedou k produktivní výměně."

3. Buďte včas.

Shannon DeJong, majitel a generální ředitel House of Who, řekl, že je mnoho plýtvání časem, když se připojí zpoždění a povinně se omluví.

"To vyžaduje značné úsilí, protože dochvilnost je hluboce zakořeněna ve firemní kultuře, a to zejména u mezipodnikových volání, " uvedla.

Aby se rozvinuly návyky na přesnost videokonferencí, DeJong navrhuje, aby se schůzky začaly v pět za hodinu, nebo v jiné liché době, aby si lidé více všimli času zahájení. Řekla, že uvede popis programu: „Začneme přesně v 9:01“nebo „Prosím, buďte přesní.“

"Pokud je dochvilnost obtížná, schůzky začněte stejně a začleňte kulturu" nezůstaň pozdě, ale pokud ano, přijďte v tichosti ", abyste se vyhnuli všem malým rozhovorům a omluvám, " řekl DeJong.

4. Použijte správné nástroje.

Nástroje pro videokonference, jako jsou 360 stupňové kamery, sdílení obrazovky a hostitelé virtuálních setkání, pomáhají zajistit, aby všichni zaměstnanci mohli sledovat, co se děje, a zůstat v kontaktu, řekl Frank Weishaupt, generální ředitel Owl Labs.

"Ale co je nejdůležitější, tyto nástroje pomohou vzdáleným účastníkům cítit se, jako by byli v místnosti, namísto pouhého mouchy na zdi, " řekl. "Vzdálení účastníci budou s větší pravděpodobností přispívat na setkání, když se necítí, že by jejich přítomnost byla dodatečnou myšlenkou."

5. Ujistěte se, že technologie funguje správně.

Dave Crenshaw, konzultant produktivity a vedení na LinkedIn Learning, řekl, že pro zajištění toho, aby schůzka začala včas a hladce, je důležité zajistit, aby konferenční služba řádně fungovala před zahájením schůzky.

„Zajistěte, aby byla vaše tvář viditelná a jasná, abyste mohli sdílet obrazovku pro snadnou spolupráci a aby šumy v pozadí byly minimalizovány tím, že budete v tichém soukromém prostoru, “řekl.

6. Zapněte video.

Účastníci videokonference příliš často během schůzek nezapínají svůj proud videa. Suz O'Donnell, vedoucí portfolia v bodě B, uvedl, že je to obrovská slečna.

"Celá konverzace se změní, když je na tváři také video, " řekla. "Vidíte vzájemné výrazy, cítíte se spíše jako tým a zabrání téměř všem v multitaskingu."

O'Donnell řekl, že multitasking je výrazně obtížnější, když vás ostatní vidí. „To znamená, že se vaši vzdálená pracovní síla nemůže s vámi setkat a zároveň kontrolovat e-mail, dokončovat tabulku nebo kontrolovat jejich telefon. To zničí produktivitu vaší organizace.“

7. Udržujte všechny ztlumené.

Hluk v pozadí může během videokonferenčního hovoru rušit. Proto je Ciara Hautau, vedoucí strategie digitálního marketingu ve společnosti Fueled, přesvědčena, že je důležité, aby každý vypnul zvuk, když nemluví.

„Nedokážete si představit věci, které slyšíme na pozadí: ostatní zaměstnanci chatují, lidé píšou, pouliční hluk atd., “Řekla. „Je to velmi rušivé. Zajistěte, aby jediná osoba, která má zvuk, je osoba mluvící. Pomáhá to soustředit schůzku více a každý může jasně slyšet a komunikovat.“

8. Mít agendu.

Příprava programu a jeho odeslání před zasedáním je krok téměř každý odborník na videokonference. Nastavená agenda umožňuje každému, kdo se účastní, přesně vědět, o čem bude diskutováno. Tímto způsobem mohou přijít připraveni zvážit tato témata.

Daniela Andreevska, marketingová ředitelka společnosti Mashvisor, uvedla, že agenda pomáhá lidem připravit se na setkání a sledovat spolu s diskusí.

"Pro maximální produktivitu se doporučuje mít nejen témata, která musíte projít, ale také, jak dlouho plánujete zůstat u každého, " řekla. „Ukáže účastníkům důležitost každého čísla a úroveň podrobností, o kterých byste o něm chtěli diskutovat.“

9. Dejte někomu na starosti.

Aby vaše schůzka byla organizována po celou dobu a končila konkrétními výsledky, musíte mít podle Andreevské jednu osobu zodpovědnou za diskusi.

„Nemusí to nutně být osoba, která pořádá schůzku nebo která ji uspořádala, “řekla. "Úkol můžete delegovat na svého kolegu s nejprofesionálnějšími otázkami, na které je setkání zaměřeno."

Jak již bylo řečeno, hostitel by se měl s touto osobou koordinovat, aby pomohl připravit agendu, uvedla.

"Na začátku schůzky, pokud jste hostitel, začněte schůzku představením tématu a odpovědné osoby a poté ho nechte vést, " řekl Andreevska. "Samozřejmě, pokud vidíte, že setkání ztrácí zaměření, můžete zasáhnout, ale pokuste se udržet své intervence na minimu."

10. Buďte profesionální.

Jedním ze způsobů, jak udržet produktivní videokonference, je zůstat na téma a omezit chatování bez práce, řekla Carlo Borja, vedoucí online marketingu Time Doctor.