Anonim
robuart / Shutterstock

Jak si vybrat službu online faxu

Může to vypadat jako moderní způsob komunikace, ale faxování je v roce 2019 stále životaschopnou technologií. Podniky všech velikostí na celém světě stále odesílají a přijímají faxy, zejména ty, které spolupracují s vládními agenturami nebo jsou ve zdravotnictví.

Faxy však byly z velké části nahrazeny digitálními řešeními, protože desítky společností poskytují online faxové služby, které vám umožňují odesílat a přijímat faxy prostřednictvím vašeho e-mailového účtu. Namísto toho, abyste museli faxy tisknout a ukládat je pro úschovu, můžete své faxové zprávy bezpečně ukládat v cloudu. Některé služby vám umožňují upravovat a digitálně podepisovat dokumenty, což dále snižuje potřebu jejich tisku, což vám ušetří peníze za údržbu stroje, inkoust a papír.

Pokud se vy nebo vaše společnost snažíte začlenit online faxovou službu do pracovního postupu vaší kanceláře, měli byste mít při výběru služby podnikového faxování na paměti několik věcí.

Pokud jste připraveni vybrat faxové řešení, podívejte se na naše doporučení pro online faxové služby, recenze na nejlepší výběr a obsáhlý seznam dodavatelů online faxů.

Jak fungují online faxové služby

Po celá desetiletí fungovaly tradiční faxy překladem naskenovaných dokumentů do zvukového tónu, který byl poté přenášen telefonními linkami. Podniky potřebovaly k použití této technologie samostatné telefonní číslo a objemný stroj. Dnes lze faxování provádět online - bez vyhrazené telefonní linky a dalších strojů.

Online faxové služby pořizují digitální soubor a odesílají jej pomocí speciální e-mailové adresy, která obsahuje faxové číslo příjemce (např. [email protected]) nebo prostřednictvím webových stránek prodejce.

Při odesílání faxů online převede váš poskytovatel služeb nahrané dokumenty do správného formátu, aby je zařízení na druhém konci mohlo přečíst a poté je poslalo faxovému přístroji příjemce. Obdobně při příjmu faxů poskytovatel služeb převede faxovaný dokument do digitálního formátu, který si můžete přečíst online, a poté doručí fax do vaší e-mailové schránky.

Výhody online faxových služeb

Online faxová služba je pro malé podniky životaschopnou možností z několika důvodů, ale hlavní výhodou je snižování nákladů.

U online faxové služby není třeba kupovat, provozovat a udržovat samostatný stroj s vlastní telefonní linkou. Aniž byste museli faxovat dokumenty před jejich faxováním, proces odesílání souborů přímo do služby šetří čas a peníze a zároveň snižuje papírové plýtvání. Rovněž stojí za zmínku, že pokud vaše společnost odesílá faxy občas, nemusí mít velký smysl investovat do tradičních metod faxování.

Pohodlí je dalším významným prodejním bodem; nemusíte být ve své kanceláři nebo v blízkosti faxu, abyste mohli odesílat a přijímat dokumenty. Správa příchozích a odchozích faxů pomocí online faxové služby je stejně snadná jako přístup k počítači nebo instalace aplikace do smartphonu nebo jiného mobilního zařízení.

Funkce a možnosti online faxu

Spolu se schopností odesílat a přijímat faxy nabízejí online faxové služby řadu funkcí, které zvyšují jejich použitelnost a zabezpečení, i když některé funkce stojí navíc. Některé služby nabízejí mobilní aplikaci, mobilní upozornění, integraci se stávajícím softwarem, jako je Microsoft Outlook, přednastavené dodací lhůty, elektronické podpisy, přizpůsobitelné krycí listy, možnost faxovat více příjemců najednou a schopnost předávat příchozí faxy na více e-mailových adres.

Faxy často obsahují citlivé informace, zejména pokud vaše firma spolupracuje s poskytovateli zdravotní péče nebo vládními agenturami. Pro zajištění vašich přenosů většina poskytovatelů služeb zahrnuje určitou formu ochrany dat, včetně šifrování SSL nebo PGP a ochrany heslem. Někteří také odpovídají HIPAA. Někteří prodejci za tyto funkce účtují příplatek, proto je důležité je před provedením rozhodnutí zkontrolovat.

Další běžnou možností je použití bezplatného nebo místního faxového čísla. Většina služeb nabízí také dálkové a mezinárodní faxování, i když často přichází s dodatečným poplatkem podle země určení.

Někteří poskytovatelé faxů nabízejí plány pouze na odeslání nebo pouze na příjem, ale mnoho malých podniků musí udělat obojí. Některé služby také omezují počet faxů, které můžete uložit, zatímco jiné omezují dobu archivace faxu.

Ceny za online faxové služby

Při přijímání faxové služby pro vaše podnikání existuje mnoho možností. Důležitými prvky, které je třeba zvážit, je, jak moc chcete tuto službu využít a kolik chcete utratit za odesílání a přijímání faxů.

V našem výzkumu jsme zjistili, že téměř každé online faxové řešení funguje na modelu předplatného za měsíc. Základní poplatky se pohybují od 5 do 50 $ měsíčně, přičemž různé úrovně služeb poskytují různé funkce. Tato cena obvykle přichází se stanoveným množstvím příchozích a / nebo odchozích faxů v rozmezí od několika stránek měsíčně až po tisíce stránek. Pokud odesíláte nebo přijímáte více stránek nebo faxů, než je váš měsíční limit, společnosti účtují na váš účet poplatky za nadměrné platby ve výši 3 až 12 centů za stránku. Některé služby účtují jednorázové instalační poplatky, které se pohybují od 10 do 25 $.

Jako alternativu k plánu s měsíčním poplatkem nabízejí některé faxové služby plán průběžného placení. V tomto modelu neplatíte žádné měsíční poplatky, ale místo toho platíte za každý odeslaný fax. Tento typ plánu má samozřejmě největší finanční smysl pro subjekty, které každý měsíc neposílají mnoho faxů.

Protože faxování je stále široce používáno k odesílání citlivých dokumentů zákazníkům nebo prodejcům v zahraničí - včetně technologicky vyspělých národních prostředí, jako je Japonsko - některé služby nabízejí mezinárodní faxování za příplatek. Cena se liší podle místa, ale buďte připraveni zaplatit kdekoli od 2 centů až po pár dolarů nebo více za každý mezinárodní fax, který odesíláte, v závislosti na zemi, do které faxujete své dokumenty.

Jak si vybrat službu online faxu

Přestože existuje mnoho poskytovatelů faxových služeb, z nichž si každý může vybrat, a podrobnosti každého z nich mohou vypadat podobně, existuje několik klíčových bodů, které byste měli mít na paměti při výběru faxového řešení pro vaši firmu. Zde je několik tipů, které vám pomohou vyhodnotit faxové služby a najít nejlepší možnost pro vaše podnikání.

1. Zhodnoťte své potřeby.

Klíčem k nalezení správného poskytovatele služeb je znalost objemu faxů, které je třeba každý měsíc odesílat a přijímat. Pokud neodesíláte mnoho faxů, můžete si vybrat levný plán s nižším měsíčním limitem faxu. Naopak, pokud máte k odeslání hodně faxů, budete chtít utratit o několik dolarů více za vyšší limit, abyste se vyhnuli nadměrným poplatkům. Někteří prodejci nabízejí „firemní balíčky“pro firmy, které každý měsíc odesílají velké množství faxů. Zvažte, co byste za měsíc mohli poslat a přijmout, a vyberte si plán, který se hodí.

2. Kontaktujte prodejce.

Oslovení prodejců je dobrý způsob, jak vyhodnotit nejen jejich produkt, ale také zákaznický servis. Věnujte pozornost tomu, jak zástupci zákaznických služeb diskutují o nabídkách společnosti. Jsou předem o nákladech? Vysvětlují stručně obsažené funkce? Zjevně se vás snaží tlačit do prodeje? Je důležité vědět, jak se s vámi bude zacházet, když se věci budou pohybovat bokem, a získání nějakého času na telefonu vám může pomoci ukázat, jak by to šlo dolů.

3. Porozumět struktuře poplatků.

Nejhorší jsou skryté poplatky a neočekávané náklady. Zatímco většina poskytovatelů online faxových služeb, které jsme zkoumali, uvedla svůj cenový model na svých webových stránkách, někdy bylo nutné kopat další, aby se dozvěděli o dalších poplatcích, jako jsou poplatky za nastavení, dálkové poplatky a náklady na nadměrné náklady. Nezapomeňte se dozvědět vše o nákladech inzerovaných i skrytých. I když společnost nevyžaduje, abyste podepsali smlouvu nebo dlouhodobou smlouvu, bude to pro vás odpovědné za veškeré poplatky - včetně poplatků, které vám nevědomky vzniknou.

4. Vyžádejte si zdarma dema.

Většina poskytovatelů online faxů nabízí bezplatnou ukázku produktu nebo zkušební období. Využijte této nabídky a vyzkoušejte službu před registrací. Demo vám umožní zjistit, která služba je pro uživatele nejpříjemnější, protože mezi dvěma zdánlivě podobnými službami mohou existovat obrovské rozdíly. Nebudete vědět, který je nejlepší, pokud si to sami nezkusíte.

Další zpravodajství Adam C. Uzialko.

Jste připraveni vybrat si online faxovou službu? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Nejlepší online faxové služby 2019
  • Nejlepší online faxová služba pro malé firmy
  • Nejlepší online faxová služba kompatibilní s HIPAA
  • Nejlepší online faxová služba s placením za použití
  • Nejlepší bezplatná odchozí online faxová služba
  • Nejlepší bezplatná příchozí online faxová služba
  • Nejlepší online faxová služba pro více uživatelů