Anonim
K.Chuansakul / Shutterstock
  • Biometrické systémy docházky a času používají k zaznamenávání pracovní doby snímání otisků prstů, obličeje, dlaní nebo duhovky.
  • Illinois, Texas a Washington mají všechny zavedené zákony upravující způsob zaznamenávání, uchovávání a používání biometrie.
  • Podniky v těchto státech musí rozumět zákonům a zajistit, aby měly zásady, jak získat souhlas, jak se data ukládají a jak a kdy jsou zničeny.
  • Zaměstnanci mohou odmítnout poskytnout biometrické skenování, ale zaměstnavatelé je mohou za to ukončit.
  • Všechny podniky by si měly být těchto zákonů vědomy, protože ostatní státy mají podobné čekající právní předpisy.

Byla doba, kdy bylo používání otisku prstu nebo skenování obličeje na pracovišti vyhrazeno pro vysoce citlivé úkoly nebo přísně tajné vládní pozice. Dnes je však biometrie ve všech typech podniků stále běžnější.

Jeho vazba na časové a docházkové systémy přispívá k nárůstu sběru biometrických údajů na pracovišti. Mnoho dnešních časových a docházkových systémů nabízí možnosti záznamu času zaměstnanců pomocí otisku prstu, dlaně, duhovky nebo skenování obličeje.

S tím, jak se tyto typy systémů stanou výraznějšími, vznikají četné právní problémy související s jejich používáním. I když v současné době má zákony o knihách, které upravují, jak lze biometriku na pracovišti používat, jen několik států, neznamená to však, že by více států nenasledovalo. S ohledem na to Kevin Kelly, partner ve skupině práce a zaměstnanosti Locke Lord, řekl, že by si tyto problémy měly být vědomy všechny podniky.

„Podniky si musí být vědomy významných požadavků na dodržování předpisů souvisejících s implementací biometrických systémů docházky a docházky, “uvedla Kelly. „Pokud zaměstnavatel nemá řádný program dodržování předpisů, může to mít za následek značnou odpovědnost.“

Biometrické systémy docházky a docházky

Sledování docházky a času zaměstnanců je pro mnoho podniků kritickým úkolem. Bez přesných záznamů by zaměstnavatelé mohli platit zaměstnancům čas, který nepracovali.

Mnoho zaměstnavatelů, kteří věděli, jaký velký dopad to může mít na jejich konečný výsledek, mělo příkopové papírové časové rozvrhy nebo staré punčové časové úseky ve prospěch řešení digitálního času a docházky. Tyto systémy automatizují celý proces sledování času. Uchovává podrobné údaje o tom, kdy zaměstnanci přicházejí a odcházejí, v reálném čase, které automaticky přenáší do řešení mezd včas pro výplatu.

Poznámka editora: Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat si čas a docházkový systém, který je pro vás ten pravý, použijte dotazník uvedený níže, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali s bezplatnými informacemi.

widget widget buyerzone

Tyto typy systémů omezují krádež zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že pracovníci musí každý den digitálně střídat a odcházet, nepíšou jednoduše, když začínají a končí svůj den. To vylučuje možnost, aby zaměstnanci dostávali zaplaceno za čas, který ve skutečnosti nemají.

Výzkum poskytovatele TSheets v čase a docházkovém systému zjistil, že téměř polovina amerických zaměstnanců připouští krádež času. To stojí zaměstnavatele více než 11 miliard dolarů ročně.

Dnešní časové a docházkové systémy umožňují zaměstnancům spravovat svůj čas různými způsoby, mimo jiné prostřednictvím počítačů, mobilních zařízení, kódů PIN a karet švihnutím a odznakem. Všechny tyto možnosti však otevírají možnost děrování. Buddy děrování je, když zaměstnanec hodiny nebo dovnitř pro jednoho ze svých spolupracovníků. Studie TSheets zjistila, že 16% amerických zaměstnanců připouští děrování, které stojí americké podniky 372 milionů dolarů ročně.

Nejlepší způsob, jak bojovat s děrováním, je použití biometrických hodin. Rostoucí počet docházkových systémů nyní nabízí nějakou formu biometrie. Biometrické hodiny nutí zaměstnance úder dovnitř a ven pomocí otisku prstu, dlaně, obličeje nebo iris. Vyžadování takového skenování odstraní možnost, aby zaměstnanec hodiny jednoho ze svých spolupracovníků dovoloval nebo odcházel, a zajišťuje, aby zaměstnavatelé neplatili za čas, kdy zaměstnanec nepracoval. [Hledáte čas a docházkový systém? Podívejte se na naše nejlepší tipy a recenze.]

Jak se však tyto skenování ukládají a jak jsou zaměstnanci informováni o požadavcích na biometrické skenování a skladování, vyvolalo řadu právních problémů.

Současné zákony o biometrickém čase a docházkovém systému

V současné době mají tři státy - Illinois, Texas a Washington - specifické zákony týkající se biometrického využití na pracovišti.

„Nejžhavějším právním problémem v současnosti je to, že několik států (Illinois, Washington, Texas) přijalo zákony, které upravují, jak mohou společnosti shromažďovat, ukládat a zveřejňovat biometrické informace (jako jsou skenování prstů nebo sítnice běžně používané časoměřicími systémy) a podobné legislativa čeká v mnoha dalších státech, “řekla Lauren Damingová, advokátka v advokátní kanceláři Greensfelder.

Illinois jako první schválil právní předpisy v této oblasti. Zákonodárci zde v roce 2008 schválili zákon o biometrických údajích o ochraně osobních údajů v Illinois. Illinoisův zákon vyžaduje souhlas před získáním biometrických údajů a určuje, jakým způsobem jsou údaje zveřejňovány, využívány, chráněny a uchovávány.

V roce 2009 se Texas řídil tím, že přijal právní předpisy, které vyžadují, aby podniky získaly souhlas, pokud prodávají, pronajímají nebo zveřejňují biometrické informace a stanoví, jak se biometrické informace ukládají a chrání. Rovněž stanoví, že biometrické údaje musí být zničeny do jednoho roku od jejich shromáždění.

V roce 2017 přijal Washington zákon, který stanoví, jak se biometrické informace shromažďují, ukládají a používají.

Philip Gordon, který spolupředsedá cvičné skupině Littler v oblasti ochrany osobních údajů a kontroly pozadí, uvedl, že zaměstnavatelům v New Yorku je zakázáno vyžadovat, aby byli zaměstnanci otisknut.

"Ministerstvo práce v New Yorku interpretovalo tento zákon v neformálním dopise s názorem, aby se vztahovalo na požadavek, aby zaměstnanci umístili prst na skener pro biometrické hodiny, " řekl Gordon.

Biometrické soudní procesy na pracovišti

Illinois je stát, který viděl nejvíce aktivit obklopujících tuto legislativu, protože na rozdíl od Texasu a Washingtonu má soukromé právo jednat.

„Illinoisův zákon o biometrickém soukromí má soukromé právo jednat, které přitahovalo velkou pozornost ze strany žalobců, protože v posledních několika letech bylo podáno několik desítek soudních řízení, “uvedl Daming. „BIPA zahrnuje zákonné pokuty ve výši 1 000 nebo 5 000 USD za porušení, což může vést k významným potenciálním škodám, protože právníci žalobců tvrdí, že každý jednotlivý sken prstů jednotlivce, který se hodí dovnitř nebo ven, představuje samostatné porušení zákona.“

Jeden takový soud zahrnuje společnost Illinois Steelmaker A. Finkl & Sons Co. Podle společnosti BiometricUpdate.com společnost čelí soudnímu sporu vedenému ve třídě, který tvrdí, že zaměstnanci nebyli požádáni, aby udělili souhlas s používáním svých otisků prstů k hodinám dovnitř a ven. Dále tvrdí, že nikdy neobdrželi podrobnosti o tom, jak jsou tyto informace ukládány a kdy by byly zničeny.

Gordon uvedl, že vzhledem k tomu, že Illinois umožňuje vymáhání ze strany soukromých osob, na rozdíl od vládních agentur, a umožňuje vymáhání zákonných škod, byly proti zaměstnancům v Illinois podány žaloby proti hromadným žalobám proti více než 200 zaměstnavatelům.

Dodržování biometrických zákonů na pracovišti

Abyste se ujistili, že dodržujete biometrické zákony, musíte nejprve zjistit, které zákony se vztahují na vaše podnikání a jaké zákony tyto zákony vyžadují.

"Potom musí provést soupis údajů, které shromažďují, ukládají nebo používají, a zvážit, zda to podle jakýchkoli platných zákonů představuje" biometrické informace ", " uvedl Daming. „Tento seznam by měl také prozkoumat, jak jsou informace shromažďovány, jak jsou uchovávány a jak dlouho, jak jsou sdíleny nebo zveřejňovány a na jaký účel jsou použity.“

Kelly uvedl, že souhlas se shromažďováním je velkým problémem, o kterém musí zaměstnavatelé vědět, zejména v Illinois.

„Podniky používající biometrické časové harmonogramy musí mít jistotu, že mají zaveden komplexní program dodržování předpisů, který splňuje všechny požadavky platných právních předpisů, “uvedl. „Například v Illinois by takový program souladu vyžadoval, mimo jiné, aby zaměstnavatel získal písemný souhlas každého zaměstnance před použitím jeho biometrických informací.“

Zaměstnavatelé by měli vypracovat kompletní politiku, která popisuje, jak jsou informace shromažďovány, k čemu jsou použity, jak jsou uloženy a jak dlouho a kdy jsou zničeny, uvedl Daming.

„Společnosti, které používají biometrické systémy pro měření času, by také měly zajistit, aby jejich pojistné smlouvy poskytovaly krytí nároků, které by mohly být předmětem biometrických zákonů o ochraně soukromí, “uvedla. „Společnosti by také měly zajistit, aby jakékoli třetí strany, se kterými komunikují a sdílejí s nimi údaje - jako jsou mzdové společnosti - byly v souladu s platnými zákony.“

Podniky, které působí ve více státech nebo mají zaměstnance, kteří jsou zastoupeni odborem, musí vzít v úvahu několik dalších faktorů. Daming řekl, že ty, které mají pobočky ve více než jednom státě, by měly vyvinout politiky, které harmonizují požadavky napříč jurisdikcemi, zatímco ty, které mají zaměstnance odborů, by měly zvážit, zda může navrhovaná politika nebo změněný postup týkající se časových bloků vyvolat vyjednávací povinnosti nebo vyžadovat jinou komunikaci se zástupcem svaz.

Zaměstnanecké možnosti

Jedinou možností, kterou mají zaměstnanci, pokud jde o biometriku, je odmítnutí poskytnout otisky prstů nebo skenování obličeje. To však může velmi dobře vést k tomu, že zaměstnanec přijde o práci.

"Podle zákona Illinois vztahujícího se na biometrické časové úseky musí zaměstnanci písemně souhlasit, než zaměstnavatel může použít biometrické informace zaměstnance, a proto zaměstnanec může takový souhlas odmítnout, " řekl Kelly. „Zaměstnavatelé však mohou potenciálně učinit takový souhlas podmínkou zaměstnání, což znamená, že zaměstnanec nebude moci pokračovat v zaměstnání, pokud nebude takový souhlas poskytnut.“

Gordon uvedl, že i v situacích, kdy není vyžadován souhlas, mohou zaměstnavatelé nechat zaměstnance jít, pokud odmítnou poskytnout biometrické skenování.

"V jurisdikcích, kde se od zaměstnavatelů nevyžaduje, aby získali souhlas zaměstnanců, mohou zaměstnavatelé podmínit zaměstnání nebo pokračující zaměstnání na základě otisku prstu nebo skenování obličeje, které jsou předmětem námitek z náboženských důvodů, " uvedl Gordon.

Daming řekl v případech, kdy zaměstnanec odmítne z náboženských důvodů nebo má fyzický stav, který jim brání v provádění skenování, zaměstnavatelé by pravděpodobně museli poskytnout alternativní metodu pro načasování dovnitř a ven.

Budoucnost biometrických zákonů

Ačkoli biometrické zákony v současné době platí pouze pro zaměstnavatele v několika státech, Gordon věří, že zákony na ochranu soukromí budou v celé zemi dále růst. Řekl, že několik států již čeká na legislativu vytvořenou podle zákonů Illinois a Texas.

„San Francisco nedávno přijal zákaz používání rozpoznávání obličeje ze strany donucovacích orgánů, “řekl Gordon. „Toto nařízení se sice nevztahuje na soukromé zaměstnavatele, ale v budoucnu by mohly rozšířené zákazy vydat i jiné vlády měst a států.“

Daming souhlasí s tím, že biometrické zákony na ochranu soukromí se budou stále více posouvat vpřed.