Anonim

wavebreakmedia / Shutterstock

Každý dělá chyby. Proto je dobrá omluva jedním z nejdůležitějších nástrojů komunikace na pracovišti. Pokud uděláte velkou chybu, je důležité zvážit nejlepší způsob, jak se omluvit za neštěstí, ať už je to vašemu šéfovi, zaměstnancům nebo spolupracovníkům. Zejména jako manažer je prvním krokem k omluvení vaše myšlení: Musíte vlastnit své chyby.

„Vlastni to a nesnaž se to skrývat ani neobviňovat nikoho jiného, “řekla Vicki Salemiová, odbornice na kariéru u společnosti Monster. "Vždy je nejlepší být stručný; neotřeset." To se stalo, já jsem zodpovědný, tohle udělám, abych to napravil, a to jsem se naučil. ""

Existují určitá univerzální pravidla pro omluvu, která by měl každý dodržovat v práci, ale existují i ​​důležitá odlišnosti pro manažery a omluvu typu peer-to-peer. Obecně není chytrou strategií omlouvat se za každou maličkost, kterou uděláte špatně. Místo toho se zaměřte na uznání problému a promluvte si pomocí řešení. Ospravedlnění na pracovišti, i když v některých případech je to vhodné, by se mělo odehrávat po velkých chybách nebo když je celý tým nebo skupina spolupracovníků svědkem zmatku. Ospravedlnění 24/7 může podle Salemiho na pracovišti vytvořit špatný dojem.

Omluvy mohou být nepříjemné, ale mohou také sloužit jako okno do firemní kultury. Pokud zjistíte, že vydáváte příslušnou omluvu, která stále není dobře přijata, možná je na čase analyzovat vaše současné pracoviště a jak je to dobré. To platí také v případě, kdy se manažeři a spolupracovníci omlouvají (nebo se neomlouvají).

„Šéfové nejsou nad zákonem, “řekla Salemi. "Vedení pramení shora dolů."

4 kroky k dokonalé omluvě za práci

1. Uvědomte si, co se stalo.

Potvrzení události slouží dvěma účelům: Ověřuje myšlenky vašeho týmu ohledně toho, co se stalo, a definuje nepořádek, aby lidé věděli, za co se omlouváte. Je to velmi jednoduchý první krok, ale je to důležité. Součástí omluvy je komunikovat empatii a přesvědčit druhou stranu, že chápete, jak vaše chování ovlivňuje ostatní. Zmínka o události vás připraví na empatickou a jednoduchou omluvu.

2. Přiznej svou chybu, ale nezaměř se na své původní záměry.

Po potvrzení události musíte vlastnit svou chybu. To je nejdůležitější část omluvy. Lidé se často omlouvají, obviňují ostatní nebo nepřijímají odpovídající odpovědnost. Ospravedlnění může být nepříjemné, ale pokud přijmete odpovědnost, mohou vás vaši kolegové a vedoucí v dlouhodobém horizontu více respektovat. Dobrá omluva odhaluje něčí postavu, takže s ní zacházejte jako s tímto: cvičení v dobré povaze.

„Vlastní se, ať se stane cokoli, “řekla Tara Vossenkemperová, majitelka Poradenského centra. "Pokud máte jinak dobrý vztah se svým šéfem, zaměstnancem nebo spolupracovníkem, převzetí vlastnictví vaší role slouží pouze k posílení tohoto vztahu a k vybudování důvěry mezi vámi."

Vossenkemper řekl, že dobrá omluva nezahrnuje rozsáhlé vysvětlení, proč k události došlo. Pohybující se na tomto území vás může omluvit - nechcete se soustředit na to, proč se něco stalo a na jeho vedení. Místo toho vlastní chybu a přejděte k tomu, jak můžete situaci zlepšit. Zaměření na vysvětlení může také znít defenzivně. Možná se budete cítit, jako byste chtěli říct svůj kus, a někdy je to odůvodněné, ale často se vám osoba, které se omlouváte, nestará o vaše původní záměry. Došlo k chybě a je čas zjistit, jak ji napravit.

„Jen řekni, že je ti líto konkrétní věci, kterou jsi udělal, a nech to na tom, “řekl Vossenkemper. "Jediné, co vysvětlování dělá, je vykopat metaforickou díru a přimět posluchače, aby se cítil defenzivně, jako byste se snažili racionalizovat nebo omluvit své chování."

3. Zaměřte se na to, co jste se naučili.

To nejlepší, co můžete během omluvy udělat, je hovořit o tom, jaké ponaučení vás situace nebo váš tým naučil. V obchodním světě dochází k chybám a Salemi prohlásil, že některé firemní kultury skutečně podporují chyby, protože jsou růstovými příležitostmi. Upřednostněním toho, co jste se dozvěděli z chyby, můžete posunout diskusi k něčemu pozitivnímu. Každý dělá chyby; skutečný problém vychází z toho, že se stejná chyba může vyskytnout vícekrát.

„Šéfové a kolegové chtějí vědět, že už nebudeme dělat stejnou chybu, “řekl Bob Graham, spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Serious Soft Skills. "Ukažte jim, že jste se naučili lekci vysvětlením, ve větě nebo dvou, jakou lekci jste se naučili."

Graham řekl, že manažeři a kolegové chtějí, aby se jejich vrstevníci vyvíjeli a učili se. Zaměřením se na lekci ve své omluvě můžete sdělit, že jste inteligentní, vědomý zaměstnanec, který dokáže řešit odpovědnost a problémy s milostí.

„Dobrá omluva může otevřít, ne zavřít, dveře, “řekl Graham.

4. Navrhněte plán nebo řešení.

Poté, co hovoříte o lekci, kterou jste se naučili, navrhněte plán, promluvte si s řešením nebo uveďte způsob, jak můžete situaci napravit. Toto je druhá fáze, která přesouvá diskusi od chyby k pozitivnímu výsledku. Sdělením své ochoty pomoci zálohujete lekci, kterou jste se naučili z chyby, smysluplnou akcí.

Pokud budete postupovat podle těchto kroků, budete se po velké chybě na pracovišti dostat do nejlepší možné pozice. Každá situace je jiná, ale pokud budete postupovat podle tohoto plánu, vaši spolupracovníci, vedoucí nebo zaměstnanci nakonec přijdou.

Příklad dobré omluvy

Zde je základní příklad dobré omluvy, který sleduje tyto čtyři kroky:

„Ahoj, Anno. Chci se omluvit za chybu v tomto měsíčním rozpočtu. S týmem jsem nekomunikoval správně, proto se čísla neshodují. Nyní vím, že zahrnuji Bennetta a Kielyho do celé mé budoucnosti. rozpočtové schůzky, protože mají zásadní vstup. Upravil jsem čísla a mohu nyní tento rozpočet znovu odeslat, pokud máte pocit, že je to vhodný postup. Děkuji za spolupráci se mnou na tom. “

Další tipy pro dobrou omluvu

Výše uvedené čtyři kroky jsou ideální pro vytvoření omluvy. Při ospravedlnění je však třeba mít na paměti i několik dalších tipů. Jsou to důležité a souvisí s povahou omluvy.

  • Udržujte to krátké a do bodu. Několik odborníků doporučuje, abyste se omluvili rychle a bezbolestně. Dlouhé ramblingové mohou omluvu znepříjemnit a vyústit ve ztrátu skutečné omluvy uprostřed dlouhé diskuse. Neuspokojujte se s tím, co se stalo, a nesnažte se vysvětlit vaši situaci. Řekněte líto a přejděte do lekcí a řešení. Poté pokračujte. Není třeba se spoléhat na to, co se stalo.
  • Udělejte to co nejdříve. Nečekejte na omluvu. Je důležité situaci okamžitě napravit, aby se všichni mohli pohnout dál.
  • Je to v pořádku, pokud je to trapné. Omlouvám se za trapné, zvláště když jsou osobně. Přijměte nepříjemnost a podivnost situace. Připomeňte si, že správné omluvení je cvičení v dobré povaze před čímkoli jiným. Jak Graham řekl dříve, někdy se omluva otevírá dveře. Když se omlouváte, nebojte se cítit trapně nebo zranitelně. Přichází s územím.
  • Zkuste se omluvit osobně. I když se někdy omlouváme e-mailem, měli byste se pokusit omluvit se osobně, pokud jste udělali velkou chybu. I když to může být nepříjemné nebo obtížné, vaši kolegové vás budou respektovat, že jste si udělali čas na přímé omluvení. Můžete také odejít s lepším řešením - je často jednodušší se k těmto problémům připojit osobně než prostřednictvím e-mailu. Každý ví, jak prázdná může být e-mailová odpověď „žádný problém“.

Jak se omlouvat jako manažer

Výše uvedená pravidla platí i pro manažery. Tyto tipy mohou poskytnout lepší přehled o tom, jak by se manažeři měli omluvit svému týmu, pokud udělají chybu. Nejdůležitějším aspektem omluvy od vedení je chyba. Manažeři musí jít příkladem. Tím, že prokážete, že se nebojíte, mýlíte svůj tým, aby udělal totéž.

  • Omluvte se před svým týmem. Obecným pravidlem je, že pokud uděláte chybu ve „veřejné“ve vaší společnosti, měli byste se omluvit před celým svým týmem. Mělo by to být osobně nebo prostřednictvím videochatu (pokud spravujete vzdálené zaměstnance) a mělo by to podněcovat diskusi o lekcích a řešeních, která postupují vpřed. Ospravedlnění může být opět příležitostí procvičit firemní kulturu a využít výhod chyb.
  • Ospravedlněte se v soukromí. Pokud k incidentu dojde u konkrétního zaměstnance a ostatní členové týmu jsou toho svědky, je důležité se mu osobně omluvit soukromě a znovu před celým týmem. „Veřejná“omluva může vašemu zaměstnanci poskytnout spravedlnost a ukázat, že víte, co se stalo. Soukromá omluva může dále uzdravit jakékoli zranění způsobené událostí.