Anonim

Téměř každý spolupracoval s někým, kdo nebral své povinnosti vážně. Ať už kontrolují sociální média a hrají hry nepřetržitě nebo hledají nevhodný obsah v zařízeních vlastněných společností, vždy jsou zaměstnanci ochotni neoprávněně používat svá počítačová oprávnění.

S tím, jak online práce rostla, mají také vzdálení pracovníci a nezávislí dodavatelé, což zvyšuje potřebu udržovat si přehled o používání zařízení zaměstnanců. Se zvyšováním nezávislosti zaměstnanců potřebují zaměstnavatelé způsob, jak zajistit, aby zůstali čestní a produktivní. Tam přichází software pro monitorování zaměstnanců.

Software pro monitorování zaměstnanců může sledovat čas, chránit citlivá data a sledovat produktivitu jednotlivých zaměstnanců. Může pomoci zaměstnavatelům identifikovat problematické používání, například neoprávněné vyhledávání na webu nebo software. Může dokonce sledovat každý stisk klávesy provedený zaměstnancem a zachytit záběry jejich obrazovek v reálném čase. Nejlepší ze všech je, že problematické použití lze automaticky identifikovat pomocí vlastních pravidel a zásad, které mohou správci kdykoli nastavit a upravit.

Kdykoli dojde k narušení, budou správci automaticky upozorněni a budou jim poskytnuta podpůrná dokumentace. Některé softwarové aplikace pro monitorování zaměstnanců dokonce umožňují administrátorům převzít kontrolu nad zaměstnaneckým zařízením v případě potřeby. Software pro monitorování zaměstnanců je komplexní nástroj, který dává kontrolu zpět zaměstnavatelům a obnovuje odpovědnost v digitální éře.

Pokud uvažujete o použití softwaru pro monitorování zaměstnanců, musíte nejprve pochopit několik věcí. Tato příručka pro kupujícího vám pomůže začít a nasměrovat vás k některému z nejlepších softwarů pro monitorování zaměstnanců na současném trhu.

Poznámka editora: Hledáte informace o softwaru pro monitorování zaměstnanců? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat, aby vám poskytli potřebné informace.

widget widget buyerzone

Co je software pro sledování zaměstnanců?

Software pro monitorování zaměstnanců poskytuje správcům sadu nástrojů a funkcí, které sledují a zaznamenávají chování zaměstnanců v pracovní době. To zahrnuje, ke kterým zaměstnancům webových stránek přistupují, jaké zprávy odesílají, jaké programy používají a soubory, které otevírají. Účel sledování zaměstnanců je dvojí: zajistit, aby nebyly porušeny firemní zásady a pravidla, a zajistit produktivitu a odpovědnost zaměstnanců.

Ceny za software pro sledování zaměstnanců

Software pro monitorování zaměstnanců se obvykle prodává na základě modelu oceňování na uživatele a za měsíc, i když někdy jsou tyto ceny vyjádřeny jako roční předplatné. Mnoho z nich vyžaduje minimální počet uživatelů - nebo zaměstnanců, kteří jsou sledováni - což je obvykle pět, ale může být také výrazně vyšší v závislosti na společnosti. Je však vzácné najít plán předplatného pro jednu licenci,

Software pro monitorování zaměstnanců je obvykle buď nasazen jako místní řešení, nebo jako cloudový software. Lokální řešení obvykle stojí předem a vyžadují, aby tým IT spravoval server, ale poskytují vám větší kontrolu nad vašimi daty. Cloudové řešení stojí zpočátku méně a odstraňuje náklady na údržbu spojené s místními řešeními. Cloudový software však vyžaduje předplatné na uživatele, za měsíc a znamená, že svěřujete správu a zabezpečení svých dat třetí straně.

Náklady na software pro monitorování zaměstnanců se mohou výrazně lišit v závislosti na zahrnutých funkcích a počtu požadovaných licencí. V naší recenzi se software pohyboval od pouhých 20 $ za uživatele za rok až po 150 $ za uživatele za rok, i když většina klesla mezi 40 a 60 $ na uživatele ročně.

Také se můžete setkat s instalačními poplatky u některých společností, které mohou běžet až několik set dolarů. Nezapomeňte požádat o rozdělení cen, které zahrnuje všechny poplatky a všechny smluvní požadavky, jako jsou storno poplatky nebo poplatky za aktualizaci softwaru.

Některé softwarové balíčky pro monitorování zaměstnanců konečně obsahují další nástroje za příplatek, jako jsou mobilní licence nebo sledování geolokace. Doplňky jsou užitečné, ale zvyšují celkové náklady, proto před nákupem zvažte, jak budou mít dopad na rozpočet na sledování zaměstnanců.

Jak si vybrat software pro sledování zaměstnanců

Při výběru softwaru pro monitorování zaměstnanců budete chtít pochopit, které funkce jsou k dispozici a které skutečně potřebujete. Například řešení se všemi funkcemi pod sluncem obvykle stojí více a má strmější křivku učení než ta, která nabízí méně nástrojů. Pokud budete mít omezený rozpočet, budete chtít najít rovnováhu mezi komplexností a efektivitou a dostupností. Na druhou stranu, pokud chcete rozsáhlé řešení, které dokáže všechno, komplexnější software je pro vás. Mezi funkce, které je třeba zvážit, patří:

  • Sledování webové stránky: Sledování webové stránky zaznamenává webové stránky, které uživatel navštěvuje, obvykle včetně data a času přístupu na webovou stránku. Často můžete nastavit zakázané nebo potenciálně problematické weby a kategorie webových stránek. Nejlepší software pro monitorování zaměstnanců tyto příznaky označí a upozorní správce, když jsou tyto stránky přístupné. Pokud uživatel tyto navštívené weby neustále navštěvuje, bude zřejmé, že v čase společnosti opakovaně přistupují k nepracovnímu nebo zakázanému obsahu.
  • Monitorování aplikací: Monitorování aplikací funguje podobně jako monitorování webových stránek, s výjimkou softwaru. Pokud uživatel například hraje na firemní čas nebo spouští programy, které nesouvisejí s prací, může administrátor vidět data a časy přístupu k programům a na jak dlouho. Některý software také poskytuje snímky obrazovky nebo záznamy takové činnosti.
  • Sledování živého chatu: Sledování živého chatu obvykle sleduje živé chatové konverzace na mnoha platformách, včetně poslů a sociálních médií. Datované a časově označené konverzace ukazují, kde probíhal chat, kdo byl zapojen a obsah chatu.
  • Sledování e -mailů: Sledování e-mailů funguje podobně jako sledování živých chatů, s výjimkou napříč hlavními e-mailovými platformami. Přílohy jsou obvykle znovu vytvořeny a mohou je zobrazit správci.
  • Monitorování vyměnitelných zařízení: Vyměnitelná zařízení mohou být vážným problémem, pokud jde o ochranu citlivých firemních dat. Díky mnoha řešením pro sledování zaměstnanců mohou administrátoři zkontrolovat, kdy byla k aktivům společnosti připojena vyměnitelná zařízení a jaké soubory byly staženy nebo nahrány.
  • Protokolování klávesových zkratek : Protokolování klávesových zkratek sleduje každý klíč, který uživatel během relace v každém programu zasáhne. Denní a časově orazítkované protokoly se objeví spolu s odkazem na to, jaká aplikace byla použita a na soubor nebo prohlížeč, ve kterém se stisky kláves objevily.
  • Screenshoty: Mnoho softwarových řešení pro monitorování zaměstnanců zahrnuje pravidelné screenshoty, které dávají administrátorům doslovné okno do aktivity zaměstnanců v daném čase. Někteří dokonce nahrávají videoklipy, takže administrátoři mohou kdykoli zkontrolovat, co přesně uživatel dělal.
  • Přístup k webové kameře : Některé programy pro monitorování zaměstnanců zahrnují vzdálený přístup k webové kameře uživatele. Správci mohou zapnout webové kamery uživatelů, aby zjistili, zda je zaměstnanec u zařízení.
  • Možnosti reportingu: Každé softwarové řešení zpracovává hlášení trochu jinak. Nejlepší software umožňuje vytvářet vlastní sestavy, které generují jednoduchý vizuální obraz podle vašich preferencí. Některé softwarové aplikace vytvářejí zprávy, které porovnávají aktivitu zaměstnanců a dobu nečinnosti s produktivní a neproduktivní prací.

Budete také chtít vzít v úvahu historii společnosti v oblasti technické podpory a zákaznického servisu pro případ, že byste někdy narazili na problém, který vyžaduje jejich pomoc. Citlivá společnost je mimořádně užitečným aktivem, zejména pro malé podniky bez specializovaného oddělení IT.

Budou moji zaměstnanci vědět, že jsou sledováni?

Většina prodejců softwaru pro monitorování zaměstnanců chápe, že se vaši zaměstnanci mohou chovat odlišně, pokud vědí, že na jejich počítači je nainstalován software pro monitorování. Aby bylo možné získat přesnou představu o tom, jak se vaši zaměstnanci chovají, když se domnívají, že se nikdo nedívá, lze software pro monitorování zaměstnanců obvykle nakonfigurovat do tajného režimu. V tajném režimu si uživatelé neuvědomují, že software aktivně sleduje a ukládá své chování a že podléhá administrativní kontrole.

Ale co když zaměstnáváte OSVČ, kteří používají vlastní zařízení? Spuštění softwaru pro monitorování stealth je jistě potenciálně problematické. U nezávislých pracovníků je software pro monitorování zaměstnanců často dodáván s režimem, který je viditelný pro uživatele a je aktivní pouze tehdy, když se přihlásí ke sledování času vašeho projektu. Zbytek času je vypnutý, což znamená, že uživatelé na volné noze mohou své zařízení volně používat, aniž by se museli bát sledování, ale přesto můžete sledovat jejich aktivitu, když od vás shromažďují kompenzaci. Zaměstnavatelé mohou tento viditelný režim použít také u zaměstnanců na plný úvazek, pokud chtějí, aby jejich pracovníci věděli, že jejich chování je sledováno.

Stručně řečeno, obvykle záleží na vás, jak chcete software nakonfigurovat. Pokud ji chcete skrýt, můžete agenty instalovat a spouštět v tajném režimu. Pokud chcete, aby byla viditelná, obvykle tuto možnost také máte. Nikdy však neuškodí dvojité kontrole u dodavatele, zda jsou tyto funkce skutečně k dispozici.

Povinnosti ochrany osobních údajů

V závislosti na tom, jak implementujete software pro monitorování zaměstnanců, můžete přijímat další povinnosti týkající se ochrany osobních údajů. S rostoucí popularitou zákonů o ochraně osobních údajů, jako je obecné nařízení o ochraně údajů (GDPR) v Evropské unii a kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů (CCPA), narůstají také rizika spojená s nesprávným zpracováním citlivých informací o uživateli.

Totéž by mohlo platit pro údaje o zaměstnancích, jejichž zveřejnění by mohlo být v souladu s federálními zákony na ochranu soukromí, jako je HIPAA. Porozumění zákonným a etickým rizikům používání softwaru pro monitorování zaměstnanců je zásadní. Je moudré konzultovat s právním zástupcem důsledky shromažďování potenciálně citlivých údajů o zaměstnancích v rámci jakékoli politiky monitorování zaměstnanců.