Anonim

Pokud se jedná o úkol, který vaše malé podnikatelské plány řeší v roce 2019, je třeba nejprve odpovědět na několik otázek, abyste se dostali na správnou cestu.

  1. Potřebujete kompletní telefonní systém, který zahrnuje fyzické stolní telefony, nebo by se vaše firma mohla dostat pomocí virtuální telefonní služby, která se spoléhá na mobilní zařízení?
  2. Pokud potřebujete stolní telefony, jaký druh služby chcete? Musíte si vybrat mezi tradiční pevnou telefonní službou, kterou poskytuje místní nebo regionální telefonní společnost, a systémem Voice over Internet Protocol (VoIP), který běží přes internet a je k dispozici od mnoha poskytovatelů.
  3. Pokud zvolíte VoIP, chcete systém umístit ve své firmě (v provozovně) nebo nechat svého poskytovatele služeb hostit (na cloudu)?

Pomůžeme vám odpovědět na tyto otázky, ale pokud již víte, co potřebujete a chcete vidět naše doporučení pro nejlepší systémy podnikových telefonů, navštivte naši stránku nejlepších tipů.

Poznámka editora: Hledáte informace o podnikových telefonních systémech? Použijte dotazník níže a naši prodejní partneři vás budou kontaktovat, aby vám poskytli potřebné informace.

widget widget buyerzone

Pokud si nejste jisti, přečtěte si dále. Vyplní vás výhody a nevýhody těchto typů telefonních systémů:

  • Virtuální telefonní systémy
  • Pevné linky
  • VoIP
  • Cloudové a lokální systémy

Virtuální telefonní systémy

  • Virtuální telefonní systémy spojují ty, kteří volají na hlavní firemní telefonní číslo, ke vzdáleným pracovníkům na jejich mobilních nebo domácích telefonech.
  • Tyto typy systémů fungují jako rozsáhlé řešení pro přesměrování hovorů, kdy příchozí hovory jsou přenášeny na mobilní nebo domácí telefon každého zaměstnance namísto stolního telefonu, když zákazník nebo klient zavolá hlavní telefonní číslo.
  • Tyto systémy zahrnují řadu funkcí, jako jsou automatizované recepční, hlasová schránka, přesměrování hovorů, screening hovorů, bezplatné číslo a online faxování.

Výhody: Tento typ služby umožňuje podnikům s externími zaměstnanci prezentovat profesionální image za všech okolností. Poskytuje také vzdáleným pracovníkům přístup k celé řadě funkcí telefonního systému, které mobilní a domácí telefony nenabízejí.

Nevýhody: Virtuální systémy nejsou plnohodnotnými telefonními systémy. Vaše hovory jsou často stále zpracovávány v mobilní nebo domácí telefonní síti. To znamená, že vám za virtuální hovor účtujeme poplatky a spotřebujete minuty z mobilního nebo domácího telefonu. Některé virtuální služby vám umožňují volat prostřednictvím internetového připojení, když používáte mobilní aplikaci poskytovatele.

Nejlepší pro: Malé podniky se vzdálenými pracovníky nebo živnostníky.

Tradiční pevné systémy

  • Pevnými linkami v tomto případě jsou tradiční telefonní systémy, obvykle podporované místní nebo regionální telefonní společností.
  • Pevné linky, také známé jako veřejné komutované telefonní sítě (PSTN), jsou analogové systémy, které běží přes tradiční měděné kabely telefonní společnosti.
  • Chcete-li spustit pevnou službu, potřebujete místní PBX (soukromá pobočková ústředna) hardware. Toto je hardware, který se používá k vytváření více rozšíření a poskytování funkcí telefonního systému, jako je přenos hovorů a telefonní seznamy.
  • Některé pevné systémy jsou dnes považovány za hybridy se systémy VoIP. Existuje tradiční telefonní linka, která se připojuje k podnikové datové síti. Datová síť v rámci firmy se pak používá k připojení jednotlivých telefonů.
  • Poskytovatelé telefonních systémů postupně ruší mnoho pevných systémů.

Výhody: Pozemní systémy jsou spolehlivým a osvědčeným řešením, které mnoho společností pohodlně používá.

Nevýhody: Většina poskytovatelů telefonních systémů se vzdaluje od pevných linek, což je ztěžuje nejen nákup, ale i oprava, pokud by se něco zlomilo. Je jen otázkou času, než budou tyto systémy zastaralé.

Nejlepší pro: Velké společnosti, které mají rozpočet na jejich úhradu, a interní IT pracovníci, kteří je spravují a udržují. Nezbytné pro podniky bez vysokorychlostního přístupu k internetu.

VoIP telefonní systémy

  • Namísto měděných drátů, které běží na pevných linkách, používají telefonní systémy VoIP stejné připojení k internetu, které společnost již používá.
  • Systémy VoIP poskytují sadu funkcí, ke které dříve měly přístup pouze velké společnosti používající drahý hardware PBX, jako jsou automatizované obsluhy, fronty hovorů a počítačová integrace, což umožňuje odesílání hlasových zpráv do e-mailových schránek a počítačů, které lze převádět na softphone.
  • Systémy VoIP umožňují vzdáleným pracovníkům přístup k podnikovému telefonnímu systému z jejich mobilních zařízení.

Plusy: VoIP systémy poskytují sofistikovaný telefonní systém se všemi zvonky a píšťalky. Tyto systémy se snadno nastavují a konfigurují a navíc jsou výrazně levnější než pevné systémy.

Nevýhody: Tyto systémy spoléhají na vaše připojení k internetu. Pokud jste v komunitě s špinavou internetovou službou, tento typ telefonního systému pro vás nebude fungovat.

Nejlepší pro: Malé podniky, které chtějí funkčnost sofistikovaného telefonního systému za rozumnou cenu, a podniky, které chtějí, aby jejich vzdálení zaměstnanci měli přístup k telefonnímu systému.

Pokud se rozhodnete, že systém VoIP je nejlepší, dalším rozhodnutím je, jak ho chcete hostovat. Zatímco pozemní systémy vyžadují, abyste si ve svém podniku uložili potřebné vybavení, systémy VoIP vám nabízejí možnost zakoupit si zařízení přímo a s vlastním hostitelem nebo si zařízení pronajmout od vašeho poskytovatele služeb a nechat ho hostit v cloudu. [Viz související příběh: VoIP pro firmy: Proč to dělá smysl]

Systémy VoIP v provozovně

  • S místními systémy je veškerá zařízení, včetně hardwaru PBX pro udržení provozu telefonního systému, umístěna ve vaší firmě.
  • Systémy místního provozu vyžadují velké investiční výdaje, protože zařízení kupujete předem.
  • I když platíte jednorázové poplatky za veškerý hardware se systémem hostovaným hostitelem, platíte měsíční poplatky za svůj SIP kanál nebo PRI obvod, což vám umožňuje volat a přijímat hovory.
  • Váš personál IT odpovídá za údržbu, opravy a aktualizace systému.

Pros: Vždy máte kontrolu nad svými službami. Spoléháte se na sebe, abyste zajistili, že je funkční a nakonfigurovaný, jak se vám líbí.

Nevýhody: Tam jsou značné počáteční náklady, protože musíte koupit veškeré vybavení. Kromě toho potřebujete někoho z personálu, který může systém opravit a udržovat.

Nejlepší pro: Podniky, které se necítí dobře s používáním cloudu a chtějí úplnou kontrolu nad svým systémem a přístup k vybavení za všech okolností. Dobré také pro firmy s interním IT týmem, který může nastavit a udržovat systém VoIP. Kromě toho jsou místní systémy vhodnější pro podniky, které splňují požadavky předpisů nebo shody s předpisy, které může být v cloudu obtížné splnit.

Cloudové VoIP systémy

  • U systémů hostovaných v cloudu se nemusíte obávat žádné údržby ani hardwaru než telefonů. Poskytovatel služeb pro vás ukládá, udržuje a inovuje veškerou technologii PBX.
  • Cloud umožňuje rostoucím podnikům snadno přidávat nové linky a poskytuje rychlý přístup k novým funkcím.
  • Podniky obvykle platí měsíční poplatek podle počtu uživatelů.

Plusy: Neexistuje žádný hardware PBX nebo dial-tone služba pro nákup a údržbu. Váš poskytovatel se o to postará za vás. Můžete nastavit a nakonfigurovat systém pro své podnikání, vše z počítače.

Nevýhody: Nemáte kontrolu nad hardwarem. Pokud systém spadne, musíte se spolehnout na svého poskytovatele, aby jej co nejrychleji vyřešil.

Nejvhodnější pro: Rostoucí podniky s pevným rozpočtem, které nemají IT pracovníky pro obsluhu a údržbu hardwaru PBX. Dobré také pro firmy, které chtějí rychlý přístup k novým funkcím telefonního systému nebo mají více umístění a chtějí svůj systém na jedné platformě.

Nyní, když znáte základy, možná budete připraveni učinit některá rozhodnutí. Pokud ano, podívejte se na naše nejlepší tipy pro systémy podnikových telefonů.

Nejčastější dotazy týkající se systému podnikového telefonu

Stále si nejste jisti, zda dokonce potřebujete obchodní telefonní systém, nebo zda je VoIP pro vás vhodný? Žádný problém. Zde je několik otázek a odpovědí, které vám mohou pomoci dospět k rozhodnutí.

A: Jednoduchá odpověď zní ano. Protože tolik úspěchu firmy závisí na tom, jak se prezentuje, všechny firmy těží z nějakého systému firemních telefonů.

Je důležité, aby se podniky vždy profesionálně prezentovaly. Vynikající způsob, jak toho dosáhnout, je dostat zákazníky a klienty na obchodní linii, na kterou často odpovídá automatizovaný obsluha.

Dokonce i podniky, které nechtějí utrácet peníze za plnohodnotný telefonní systém, mohou stále prezentovat obraz, který hledají, pomocí virtuálního systému.

Odpověď: Určitě je možné, pokud chcete investovat do virtuálního telefonního systému. Použití virtuálního telefonního systému vám umožňuje používat mobilní zařízení a přitom prezentovat profesionální image.

Pouhé použití vaší mobilní linky bez virtuálního systému představuje několik problémů. Zaprvé to neumožňuje vašemu malému podniku zprostředkovat svým zákazníkům profesionální image. Za druhé, mobilní linky neposkytují funkce a nástroje, které vy a vaši zaměstnanci najdou nejcennější. To zahrnuje hlasovou schránku na e-mail, přesměrování hovorů, promítání hovorů, pozastavenou hudbu a online faxování.

Odpověď: Problém s pevnými systémy není jejich funkčnost. Stále fungují na vysoké úrovni. Největším problémem, s nímž se setkáte s tradičními pevnými telefonními systémy, je to, že již nejsou vyvíjeny nové možnosti. To znamená, že pro pevné systémy se nevyvíjí žádná nová technologie.

Pro pevné linky nejsou k dispozici žádné nové aktualizace softwaru. To znamená, že nebudete mít přístup k mnoha novým funkcím a možnostem.

A konečně je stále obtížnější najít odborníky na poskytování zákaznického servisu a podpory pro tyto typy systémů a součásti, které udržují pevné systémy v provozu.

Odpověď: Rozhodnutí skutečně přijde na dostupné zdroje. Majitelé malých podniků musí zvážit svůj rozpočet, ať už mají rostoucí firmu, zda mají IT pracovníky schopné provozovat a udržovat interní telefonní systém a zda mají přístup k vysokorychlostnímu připojení k internetu.

Při výběru poskytovatele telefonních služeb pro vaši malou firmu je důležité najít službu, která má nejen funkce a nástroje, které chcete v telefonním systému, ale také nabízí úroveň zákaznické podpory, kterou očekáváte od prodejce.

Pokud uvažujete o systému hostovaném v cloudu, jedním z faktorů, které chcete vážně zamyslet, je uptime. Uptime označuje, jak často je systém funkční. Když je systém vypnutý, nebudete mít přístup k vašim telefonním službám. Nejlepší poskytovatelé mají mnoho datových center po celém světě, aby minimalizovali prostoje se službou. Když hovoříte s různými poskytovateli, zeptejte se na jejich statistiky dostupnosti a zda mají nějaké záruky, které vám poskytnou vrácení peněz, pokud by služba byla každý měsíc mimo garantovanou částku.

Odpověď: U telefonních systémů hostovaných v cloudu existují určité počáteční náklady. Pravděpodobně budete platit za IP telefony, které se pohybují v rozmezí od 50 do 600 USD. Někteří poskytovatelé navíc účtují poplatky za nastavení a školení.

Odpověď: Mnoho poskytovatelů cloudových telefonních služeb nabízí podnikům možnost používat sdílený server nebo platit navíc za vyhrazený server. Toto rozhodnutí závisí na tom, zda chcete, aby byl systém věnován výhradně vám, nebo zda chcete koupit jako službu na stejné platformě, kterou poskytovatel nabízí všem ostatním.

Menší podniky bez mnoha zvláštních požadavků a přizpůsobení jsou obvykle pohodlné pomocí sdílené služby, zatímco velké organizace se složitými potřebami pravděpodobně upřednostňují dedikovaný server, který poskytuje kvalitu služeb a soukromí, které hledají.

A: I když někteří uživatelé mohou mít obavy z kvality systému VoIP a jak to zní, tato technologie došla tak daleko, že je prakticky nemožné rozeznat rozdíl mezi pevnými a internetovými hovory.

Aby byla kvalita volání jasná a silná, musí být vaše firma svědomitá ohledně nastavení vaší datové sítě. Musíte zajistit, abyste měli dostatečnou šířku pásma pro zvládnutí hlasitosti hovoru a aby vaše síť byla nastavena tak, aby hlasová volání měla přednost před jinými typy internetového provozu.

Odpověď: Zatímco telefonní systémy s bohatými funkcemi byly dříve používány pouze velkými společnostmi, současné možnosti VoIP poskytují malým podnikům stejné výhody. Zde jsou některé funkce pro volání a spolupráci, které vám mohou být nejpřínosnější:

  • Hlasová schránka
  • Hlasová schránka na e-mail
  • Hlasová schránka na text
  • Přepis hlasové schránky
  • Přesměrování hovorů
  • Nahrávání hovorů
  • Volat fronty
  • Možnost jak místních, tak bezplatných čísel
  • Interaktivní hlasová odpověď
  • Interoffice instant messaging
  • Konferenční volání
  • Automatizované obsluhy
  • Rozšíření vytáčení
  • Skupiny zvonění
  • Pomoc s adresáři
  • Přepojení hovoru
  • Internetové faxování
  • Hovory
  • Sledování hovorů
  • Oznámení o zmeškaném hovoru
  • Video konference
  • Online setkání
  • Okamžité zprávy
  • Textové zprávy
  • Integrace s populárními programy, jako je Microsoft Outlook, Salesforce a služby Google
  • Mezinárodní hovory

Odpověď: Technologie VoIP poskytuje zaměstnancům svobodu přijímat a uskutečňovat obchodní hovory odkudkoli, aniž by museli používat mobilní telefon určený pro firmy. Obchodní systémy VoIP nabízejí aplikace smartphone a funkce mobility, které zaměstnancům poskytují plnou funkčnost stolních telefonů kdykoli a kdekoli.

Odpověď: V dnešním věku vzdálených pracovníků a flexibilního uspořádání práce je rozhodující zajistit, aby zaměstnanci byli dosaženi za všech okolností, bez ohledu na to, kde jsou. Majitelé podniků nechtějí, aby jejich zákazníci a klienti museli lovit své zaměstnance, když je potřebují, nebo, co je horší, nebyli schopni je vůbec oslovit.

Mobilita zajišťuje, že vaši zaměstnanci jsou vždy dosažitelní. Rovněž jim poskytuje svobodu být vždy spojeni bez sdílení svých osobních telefonních čísel.

A: Mnoho dnešních telefonních systémů jsou sjednocené komunikační systémy. Tyto systémy kombinují hlasové hovory, zasílání zpráv a videohovory nebo schůzky online do jedné služby. Nabízejí také zvukové konference a online faxování. Mnoho dnešních poskytovatelů telefonních systémů tyto služby nabízí na svých platformách.

Řešení, která nejsou sjednocenými komunikačními systémy, jsou řešení, která nabízejí pouze hlasové volání a související funkce.

Odpověď: Přestože systémy na místě i hostované systémy mohou podporovat organizace s více umístěními, cloudové řešení může věci zjednodušit.

Systémy hostované v cloudu nevyžadují instalaci složitých zařízení PBX uvnitř každého umístění. To nejen umožňuje snadnější nastavení, ale také vám může ušetřit peníze. Tyto cloudové hostované systémy mohou být spravovány z jedné online platformy, což také činí jejich použití snadným úkolem.

Jste připraveni vybrat si firemní telefonní systém? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Nejlepší obchodní telefonní systémy 2019
  • Nejlepší pro malé firmy
  • Nejlepší pro malé kanceláře
  • Nejlepší virtuální systém
  • Nejlepší pro call centra