Anonim

Konferenční hovory byly nejoblíbenějším způsobem, jak vést schůzky s kolegy a zákazníky na různých místech. Tyto telefonní hovory však rychle nahrazují videokonference.

Dříve byly náklady a složitost systémů videokonference nejvhodnější pro větší organizace. Dnešní systémy se však snadno instalují, snadno se používají a jsou relativně levné, což otevírá jejich použití podnikům všech velikostí.

Nedávný výzkum ukazuje, že více než 98% středních a velkých organizací pravděpodobně zakoupí řešení pro videokonference, přičemž dvě třetiny malých podniků plánují totéž.

Nárůst práce na dálku způsobuje potřebu řešení pro videokonference. Stejný výzkum ukazuje, že více než 75% zaměstnavatelů chce software pro videokonference jako způsob, jak podpořit schůzky se vzdálenými zaměstnanci, přičemž další tři čtvrtiny uvedly, že tento typ služby potřebují, protože mají více kanceláří.

Vzhledem k tomu, že lidé na dálku pracují, videokonference pomáhají týmům spolupracovat způsobem, který se konferenčním hovorům prostě nemůže shodovat. Například u videokonference můžete vidět fyzické gesta a výrazy obličeje a navíc máte možnost sdílet obrazovky.

Nová jednoduchost videokonferencí také otevřela dveře pro větší využití. Namísto převážně hostování setkání ve velkých skupinách lze tyto systémy snadno použít také pro videochaty typu one-on-one.

Výběr správné videokonferenční služby pro vaše podnikání je důležitý a kladení správných otázek je důležité. Kolik účastníků se bude pravidelně účastnit vašich hovorů? Potřebujete integrovat jiné aplikace, jako jsou Dokumenty Google, a sdílet je s ostatními uživateli? Jak často plánujete videokonference? Než se rozhodnete, musíte zvážit všechny tyto faktory. Platforma s desítkami funkcí by se mohla stát plýtváním penězi, ale bezplatná videokonferenční služba nemusí poskytovat požadované funkce.

Pokud hledáte služby videokonferencí v roce 2019, zde je vše, co potřebujete vědět o tom, co tato řešení nabízejí a jak si vybrat. Už víte, co hledáte? Navštivte naši stránku s nejlepšími tipy a podívejte se, které z nich doporučujeme.

Poznámka editora: Hledáte řešení pro videokonference? Vyplňte níže uvedený dotazník a spojte se s prodejci, kteří vám mohou pomoci.

widget widget buyerzone

Videokonferenční služby vám umožňují setkat se a spolupracovat s ostatními prostřednictvím vysoce kvalitního videa. Na rozdíl od telefonního hovoru vám videokonference umožňují vidět ty, s nimiž se setkáváte, jako byste byli ve stejné místnosti.

Videokonferenční služby jsou dostupné z mnoha míst, včetně počítačů připojených k internetu a chytrých telefonů. V závislosti na potřebách vaší firmy můžete také nastavit videokonference na konkrétním místě, například v konferenční místnosti. Díky této možnosti jsou kamery nastaveny tak, aby ukazovaly celou místnost, a mikrofony zesilují ty, kteří mluví.

Tyto služby poskytují hostujícím schůzkám úplnou kontrolu. Videokonferenční služby poskytují hostům úplnou kontrolu nad schůzkou. Hostitelé rozhodují, kdo může mluvit, kdo může být na videu a kdo může sdílet svou obrazovku. Pokud například někdo, kdo se účastní schůzky, přednáší prezentaci, může hostitel hostiteli umožnit sdílení obrazovky, aby si mohli všichni účastníci hovoru zobrazit prezentaci PowerPoint.

Pro ty, kteří se nemohou schůzky zúčastnit prostřednictvím videa, poskytují tyto služby lidem možnost se v případě potřeby připojit ke schůzce telefonicky. A zatímco oni nebudou moci vidět, co se děje, budou alespoň schopni slyšet, co všichni říkají.

Mnoho videokonferenčních služeb se zpoplatňuje na základě hostitele. To znamená, že pokud chcete uspořádat vlastní schůzky více zaměstnanců, každý potřebuje uživatelskou licenci. S více uživatelskými licencemi může více zaměstnanců hostit současně videokonference. S touto strukturou nákladů platíte pouze za každého hostitele. Za účast na schůzce se neplatí žádný poplatek.

Další služby nabízejí plány, které omezují počet účastníků na každé schůzce. Ceny za servisní plány se mohou také lišit v závislosti na tom, kolik video zdrojů lze použít současně nebo kolik dalších funkcí je k dispozici.

Některé služby nabízejí zcela zdarma tarif. Tyto plány obvykle omezují počet účastníků pouze na hrstku a často omezují, jak dlouho mohou videohovory trvat.

U placených programů využívajících model na jednoho hostitele se mohou náklady pohybovat kdekoli od 5 $ za hostitele, za měsíc do severu od 50 $ za hostitele za měsíc. Některé plány navíc vyžadují minimální počet uživatelských licencí.

Místo poplatků za hostitele se někteří více zaměřují na počet účastníků videokonference. Můžete například platit 145 USD měsíčně za možnost pořádat videokonference až s 500 lidmi. Tento typ struktury nákladů je často používán službami zaměřenými na nástroje, které společnost potřebuje k hostování webinářů.

Stejně jako u každého jiného nákupu je důležité vědět, co potřebujete od vašeho videokonferenčního systému, než si jej vyberete. Například velká společnost může potřebovat smyčku u desítek uživatelů najednou, zatímco menší společnost může vyžadovat pouze konference jeden na jednoho.

Při hledání řešení byste měli mít na paměti následující:

  • Počet účastníků: Zvažte, kolik účastníků bude pravděpodobně pravidelně zasedat na vašich konferencích. S některými službami se můžete spojit s hrstkou účastníků zdarma, takže pokud se nemusíte spojovat s mnoha lidmi, nemusíte platit moc (nebo vůbec nic). Další služby se specializují na připojení velkého počtu uživatelů. Rozsah je široký, takže vědět, co potřebujete, než začnete hledat, může ušetřit spoustu času.
  • Video kanály: I když mnoho videokonferenčních služeb se může pochlubit svými schůzkami, mohou hostit stovky, ne-li tisíce účastníků najednou, obvykle omezují počet video streamů; ostatní však ne. To vám poslouží, abyste zjistili, jak nebo zda se servisní limity krmí před zakoupením. Chcete se také ujistit, že kvalita videa je prvotřídní. Některé služby nabízejí HD video, zatímco jiné ne.
  • Snadné použití: Nenechte nepřátelské uživatelské rozhraní zdržet vaši firmu zpět. V opačném případě zahájíte prezentace, aniž byste museli sledovat důležité účastníky, nebo nechat ujít příležitost k úplnému připojení.
  • Typy schůzek: U některých špičkových služeb můžete otevírat různé místnosti v závislosti na typu schůzky, kterou pořádáte. Jste hostitelem otevřeného fóra Otázky a odpovědi, kde mohou všichni poskytnout zpětnou vazbu? Poskytujete prezentaci nebo přednášku a dáváte přednost tomu, aby byli účastníci utlumeni? Zjistěte, jaké schůzky obvykle hostujete, a pokud pořádáte různé schůzky, vyhledejte službu, která vyhoví všem vašim potřebám.
  • Mobilní zážitek: Celkovým bodem videokonference je připojení k lidem na dálku a někdy to znamená připojení z mobilních zařízení. Vyzkoušejte videokonferenční službu na tabletech i smartphonech, abyste se ujistili, že tito účastníci mají stejně pozitivní zážitek jako účastníci připojení prostřednictvím stolních počítačů nebo nastavení konferenčních místností.
  • Nahrávání videa a zvuku: Někdy je užitečné uložit hlavní body schůzky na později. Možnost nahrávání videa a zvuku je nezbytná, pokud se potřebujete vrátit a přehrát schůzky nebo konference. Kromě toho může být užitečný online archiv minulých schůzek. Například můžete uložit úryvky schůzek pro úvodní nebo školicí materiály pro nové zaměstnance. Věnujte pozornost tomu, kolik místa budete mít k dispozici. Mnoho z těchto služeb ukládá nahrávky v cloudu a omezuje úložný prostor každého uživatele.
  • Sdílení obrazovky: Sdílení obrazovky udržuje účastníky v interakci a činí setkání interaktivnějším. Pokud potřebujete vysvětlit jemnější body prezentace nebo ukázat vzdálenému zaměstnanci, jak přistupovat k určitým dokumentům, může vám sdílení obrazovky pomoci efektivněji.
  • Místnost systémy: V závislosti na vašich potřebách, možná budete chtít zřídit konferenční místnost, která může být použita speciálně pro videokonference. Zkontrolujte, zda se služba může integrovat do nastavení zasedací místnosti. Někdy to vyžaduje použití jiného dodavatele k vybavení místnosti vhodným zvukovým a obrazovým zařízením. Jindy může samotná videokonferenční služba poskytnout veškeré potřebné vybavení za vyšší cenu.
  • Integrace aplikací: Mnoho řešení pro videokonference vám umožní integrovat aplikace třetích stran, například Microsoft PowerPoint. Spojení softwaru, který již vlastníte s videokonferenčním systémem, vám může pomoci importovat prezentace a dokumenty. Mnoho služeb má navíc schopnost zapisování poznámek a některé umožňují účastníkům přidávat vlastní poznámky. Zvažte, které aplikace budete používat v konferenčním systému a jaký vliv chcete, aby účastníci měli na schůzce. Další integraci, kterou je třeba zvážit, je váš kalendářní nebo e-mailový klient. Některé služby pro videokonference poskytují doplňky pro programy, jako je Google Calendar a Outlook. To vám umožní rychle a snadno naplánovat schůzky.
  • Zákaznická podpora: Nepřehlédněte kvalitu služeb zákazníkům společnosti. Stojí za váš čas zavolat na linku zákaznických služeb společností, o kterých uvažujete, abyste získali pocit, jak s vámi zacházejí. Když se něco zhorší, budete chtít linku technické podpory, která bude reagovat rychle a přesně, se zástupci, kteří s vámi jednají s vážností a respektují vaše podnikání.

Mnoho konferenčních služeb nabízí bezplatné zkušební verze, které vydrží kdekoli od týdne do měsíce; některé dokonce nabízejí bezplatné zkušební verze, dokud není použito určité množství dat. Když společnosti nabízejí tolik zkušebních běhů, nemusíte být slepí. Využijte bezplatné zkušební verze a před zakoupením se ujistěte, že služba skutečně odpovídá vašim potřebám a uspokojivě řeší vaše priority.

Účinek videokonference na lidskou komunikaci je téměř srovnatelný s účinkem telefonu o více než století a půl dříve. Nové technologie budou nadále zlepšovat cloudové videokonference, jak tomu rozumíme, protože se stále více stávají nedílnou součástí podnikání v digitálním věku.

Rozšířená realita a virtuální realita otevírají možnost spolupráce na obrovských geografických vzdálenostech, jako by účastníci byli fyzicky ve stejné místnosti. Představte si, že stojíte ve virtuálním prostoru se svými obchodními partnery, diskutujete o operacích uprostřed moře interaktivních grafů, schémat a prototypů. Tato budoucnost se rychle vyvíjí, jak se technologie vyvíjí, a přinese to ponořenější a působivější zážitek.

Umělá inteligence (AI) pravděpodobně také přispěje k videokonferenčním zážitkům v budoucnosti. V článku, který napsal pro Yale Insights, Scott Wharton, viceprezident a generální ředitel skupiny pro video spolupráci v Logitechu, uvedl, že vyvíjí technologii, která bude přínosem pro zasedací místnosti s více kamerami.

"Pracujeme na nějaké technologii, kde počítačové vidění a umělá inteligence umí automaticky zarámovat záběr, " napsal Wharton. "I když máte v místnosti 20 lidí, stejně jako lidé jsou dost chytří, aby věděli, kde je akce, dokáže AI vybrat osobu, která vstane a vstoupí na tabuli."

Pokud si myslíte, že videokonferenční služba je pro vás to pravé, podívejte se na naši stránku nejlepších tipů, která obsahuje naše nejlepší výběr pro různé typy podniků, zdůvodnění výběru každého z nich a komplexní seznam uznávaných služeb videokonference.

Další zprávy od Adama Uzialka.

Jste připraveni vybrat si videokonferenční službu? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Nejlepší videokonferenční služby 2019
  • Výběr videokonferenční služby: Průvodce kupujícím
  • Nejlepší celková videokonferenční služba pro firmy
  • Nejlepší videokonferenční služba pro mnoho účastníků
  • Nejlepší levná videokonferenční služba
  • Nejlepší cloudové nástroje pro spolupráci při videokonferenci a videokonferenci