Anonim
Jacob Lund / Shutterstock

Specialisté v efektivní organizaci fungují jako ozubená kola na volantu, všichni dělají svůj kousek, aby rozdrtili hotový produkt nebo službu. Existují však některé monumentální úkoly mimo rutinní operace společnosti, které zvou svého vlastního odborníka: projektového manažera.

Co je to projektový manažer?

Projektový manažer je osoba, která koordinuje tým k dosažení cíle v daném časovém období. Tyto projekty mohou být komplikované a dlouhodobé, mimo běžný postup organizace, nebo mohou zahrnovat koordinaci více týmů.

Pokud vám to zní jako obyčejný starý šéf, uvědomte si, že zatímco má šéf náborové, palebné a mentorské kapacity, vedoucí projektu nemá takovou pravomoc. Klíčovým rozdílem je však to, že vedoucí projektu je pouze krátkodobý.

„Vztah je dočasný, protože projekt, ze své podstaty, končí, “řekl Alan Zucker, zakládající ředitel projektu Essentials Essentials. Zatímco běžní šéfové dohlížejí na probíhající operace nebo výrobu, úloha projektového manažera je konečná.

Poznámka editora: Hledáte správné řešení pro řízení projektů pro vaše podnikání? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali o vašich potřebách.

widget widget buyerzone

„Složité a vysoce rizikové“

V mnoha průmyslových odvětvích se projektoví manažeři stali stejně nutností jako podpora IT nebo účetnictví - zejména pokud jsou obří projekty jejich chlebem a máslem.

„Společnosti, které nemohou žít bez alespoň jednoho velkého projektového manažera, jsou ty, které mají složitější a vysoce rizikové projekty, “řekla Laura Stringer, ředitelka společnosti Devátá čtvrtá. "Přemýšlejte o výrobě, konstrukci, technologii, zkušenostech."

Společnosti jako Google - kde projekty jako „stavět auto bez řidiče“jsou definicí komplikovaného a vysoce rizikového - mohou mít ve své výplatě stovky projektových manažerů.

Poptávka po projektových manažerech roste. Podle Institutu pro řízení projektů je pěti průmyslovými odvětvími s nejvyšším předpokládaným růstem management a profesionální služby, výroba, finance a pojišťovnictví, informační služby a vydavatelství a stavebnictví.

Projektový management pro malé firmy

Na rozdíl od společnosti Google je nepravděpodobné, že malé a střední podniky budou mít dostatek projektů, které ospravedlní interního projektového manažera. Místo toho mnoho podniků přivádí nezávislé dodavatele, což je místo, kde se hodí následujících pět kroků pro lepší řízení projektů.

Tipy pro řízení projektu

Proces řízení projektu by neměl být náročnější než samotný projekt. Naštěstí pro každého, kdo má cíl, který potřebuje řešení, ať už jste se rozhodli najmout dodavatele nebo ne, mají odborníci na řízení projektů několik důležitých kroků, které je třeba mít na paměti.

1. Podívejte se na zkušenosti s doménou.

Při zvažování nezávislého projektového manažera neočekávejte odborníka ve svém oboru.

"Projektoví manažeři jsou generálové; často nemají podrobné technické dovednosti, " řekl Zucker. Místo toho je úkolem projektového manažera čerpat a koordinovat se s odborníky.

Zaměstnavatelé mohou považovat projektové manažery nikoli za svou odbornost, ale za zkušenosti s doménou. „Doména“označuje oblasti, které spravovali, ať už jde o optimalizaci vyhledávače nebo stavbu mrakodrapu. Manažer projektu možná stále nedrží odpovědi - k tomu budete muset najmout konzultanta - ale budou znát kroky v tomto procesu.

"Dobrý projektoví manažeři znají omezení svých technických znalostí a jak klást správné otázky, " řekl Zucker. "Čím více zkušeností s doménou má projektový manažer, tím lépe jsou schopni vědět, na které otázky se mají zeptat."

2. Prioritizujte měkké dovednosti.

Všimněte si však, že znalost domény je stále sekundární. To, co projektový manažer skutečně existuje, jsou jejich vůdčí schopnosti.

„Měkké dovednosti jsou mnohem důležitější, “řekl Stringer. „Manažer projektu musí být schopen přenést co nejlepší výkon z každého člena týmu. Možná bude muset fungovat jako trenér, pomáhat všem spolupracovat. Budou potřebovat nějaké tvrdé rozhovory, jak se členy týmu, tak se zúčastněnými stranami. má měkké dovednosti. “

S touto specifickou rovnováhou dovedností se stále více projektových manažerů rozhoduje získat certifikaci, i když to práce technicky nevyžaduje. Jeho hodnota je sporná mezi těmi v terénu.

"Byl jsem certifikován asi šest let a obnovován pokaždé, ale pouze pro vnímanou hodnotu pověřovací listiny, " řekl Casey Raiford, ředitel výzkumu a vývoje společnosti Plex Solutions. „Nikdy jsem vlastně nepoužil konkrétní věc, kterou jsem se naučil… skutečnou hodnotou certifikace a je to netriviální, je pochopení toho, jak vytvořit a implementovat [a] rámec pro akční projekty.“

Při uzavření smlouvy s projektovým manažerem však certifikace podle Stringera neznamená vždy vysoký výkon.

3. Vytvořte projektovou chartu.

Doufejme, že už víte, proč realizujete projekt. Přesto je dobré stanovit své cíle v koordinaci s projektovým manažerem. Toto je často označováno jako charta projektu.

Charta nemusí být vždy formálně napsána, řekl Zucker, ale klienti a projektoví manažeři by měli alespoň odpovědět na následující otázky:

  • Proč to děláme?
  • Jaké jsou naše cíle?
  • Jaké jsou naše cíle na vysoké úrovni?
  • Jaká je naše definice „hotového“?

Zahrnutí projektového manažera do tohoto procesu má dvě výhody. Jednak budou mít lepší představu o tom, jaké očekávání jsou realistická.

Ještě důležitější však je, že obě strany mají stejnou definici úspěchu.

"Zainteresovaná strana by mohla říci:" Chceme zvýšit provoz na našich webových stránkách, "ale mohli by chtít namísto toho zvýšit konverze nebo zvýšit provoz aplikace, " řekl Stringer. "Je důležité se dostat k jádru toho, proč děláme tento projekt, abychom pochopili, jaké cíle by měly být."

4. Nastavte výstupy.

Jakmile jsou cíle stanoveny v projektové chartě, musí být stanoveny specifické metriky pro sledování pokroku.

V projektovém řízení jsou tyto metriky označovány jako výstupy nebo kvantifikovatelné zboží nebo služby, které mají být dokončeny. To se může přesně shodovat s cílem (např. „Stavět dům“) nebo to může být hmatatelný milník k dosažení cíle.

V obou případech je nutné je urovnat předem, ale zejména v druhém případě, je-li třeba zvážit více proměnných.

"Projektoví manažeři by se měli předem dohodnout co nejvíce na tom, jaké výsledky budou a kdy budou kompletní, " řekl Stringer. "Komunikace je tak neuvěřitelně důležitá v celém projektu a začíná hned od začátku."

5. Vyhodnoťte výkon projektu.

Když je cíl splněn, Stringer řekl, že může být snadné tento poslední krok přeskočit.

„Projekty se prostě dokončily a všichni se přesunuli k dalšímu, možná o několik měsíců později s zběžným hodnocením, “řekla.

Pro každou šanci na budoucí zlepšení je však hodnocení nezbytné. To lze rozdělit do dvou fází. První z nich je více meta - jak šel samotný projekt? Co fungovalo a co ne? Tyto analýzy jsou užitečné nejen pro projektového manažera, ale také pro klienta, zejména pokud se chystají v budoucnu něco podobného převzít.

Dalším hodnocením je přezkum výstupů.

„Vypadá to, že výstupy pohnuly jehlou, “řekl Stringer. "Ať už cílem projektu bylo zvýšení spokojenosti zákazníků, zkrácení doby výroby v továrně nebo uvedení na trh horkého nového produktu, budete měřit, jak se něco změnilo."