Anonim
SpeedKingz / Shutterstock

Přírodní katastrofy jsou nepředvídatelné. Ať už se jedná o bouřku, zemětřesení nebo jinou katastrofu, dopad na okolí a telekomunikační infrastrukturu může mít pro malé podniky závažné důsledky. I když je toho tolik, co můžete udělat, abyste se připravili na přírodní katastrofu a vyhnuli se jí, služby telefonního centra mohou zajistit, že vaše telefonní linky zůstanou funkční a vaši zákazníci mohou oslovit vaši firmu.

V nejlepším případě jsou call centra profesionální a přátelská kontaktní místa pro vaše zákazníky. Zpracovávají telefonní hovory, takže nemusíte, ať už se jedná o běžné otázky, přijímání objednávek nebo dokonce vedení telemarketingových kampaní. Během velké katastrofy se call centra stávají nouzovým záchranným lanem, díky čemuž vaše firma zůstává v kontaktu se svými zákazníky, i když se snažíte chránit svou společnost i sebe, jakmile dojde k přírodní katastrofě.

Jak služby call centra pomáhají vašemu podnikání fungovat při přírodní katastrofě a jak zůstávají funkční za stejných podmínek? Ještě lepší je, jak vám mohou pomoci dostat se zpět na nohy, když se bouře usadí? Zde je přehled, jak vám služby telefonního centra mohou pomoci při přírodní katastrofě a po ní.

Poznámka editora: Pokud hledáte informace, které vám pomohou při výběru telefonního centra, které je pro vás to pravé, použijte dotazník uvedený níže, aby vám naši prodejní partneři poskytovali bezplatné informace.

widget widget buyerzone

Hrozba přírodních katastrof pro malé podniky

Přírodní katastrofy se vyskytují v mnoha různých podobách ve všech zeměpisných oblastech. Hurikán, tornádo, zemětřesení nebo oheň - žádný malý podnik není imunní vůči zuřivosti Matky přírody, když zasáhne. Mnoho malých podniků bohužel nemyslí na možnost přírodních katastrof ani nestanoví plán kontinuity podnikání, i když 40% malých podniků se nikdy nezotaví, jakmile dojde k přírodní katastrofě.

Od záplav hurikánu Florencie a Texasu v roce 2018 po kalifornské požáry a zemětřesení letos jsou přírodní katastrofy významnými událostmi, které mohou vážně narušit podnikání. Vědci bohužel věří, že míra a závažnost přírodních katastrof se v důsledku změny klimatu zvyšuje. Pro budoucnost jsou pravděpodobně více sucha, hurikány, povodně, zemětřesení a požáry v USA

„Vidíme katastrofy ve všech geografických oblastech a zranitelnost [vůči malým podnikům] je vždy v udržování podpůrných služeb, zejména telefonních služeb, “řekla Kathy Gray, ředitelka obchodního rozvoje společnosti Xact Telesolutions. "Každá oblast má zranitelná místa, ale pokud jste moudří, připravujete se na to."

Připravenost na přírodní katastrofu je rozhodující a zahrnuje to, aby vaše call centrum nebo záznamník byl připraven k příchozím hovorům. Služby call centra často vyřizují odpolední a víkendové hovory pro malé firmy a také jakékoli přetečení, když objemy hovorů během pracovní doby narostou. I když vaše malá firma nevyužívá call centrum, můžete s ním uzavřít smlouvu na správu telefonních linek v případě přírodní katastrofy.

„Máme klienta ve Fayetteville v Severní Karolíně, kterého podporujeme, ale obvykle nezpracováváme jejich hlavní linii, “řekl Gray. "Vedli k nám svou hlavní linku, aby směrovali hovory do jiných telefonních center v zemi v rámci přípravy na [Hurikán Florencie]."

I když mnohem více jde do plánování katastrof, než jen zajistit, aby telefony neustále zvonily, je to důležitý aspekt. Zákazníci mimo postiženou oblast (nebo, v závislosti na povaze vaší firmy, v postižené oblasti) se budou i nadále snažit o dosažení svého podnikání, zatímco máte plné ruce ruce na ochranu svého majetku a sebe. Zatímco podnikání může být poslední věcí ve vaší mysli, protože příroda způsobuje chaos všude kolem vás, mnozí zákazníci to nebudou brát v úvahu, když vás nebudou schopni dosáhnout. K dispozici je služba call centra připravená k tomu, aby vaše telefony zůstaly v provozu, a přátelská recepční na druhé straně je klíčem k udržení jejich podnikání a udržení jejich spokojenosti.

Call centra a služby obnovy po havárii

Služba call centra se hodí nejen při přírodní katastrofě. Po jakékoli přírodní katastrofě se malé podniky budou muset potýkat s zdlouhavým a náročným procesem obnovy, stejně jako obyvatelé postižené oblasti. Call centra jsou užitečnými partnery, když jste zaneprázdněni vyzvedáváním kusů a návratem k normálu.

„Měl by být [malý podnik] déle, než si představují, musí mít zavedený plán s call centrem, který by měl být podporován tímto partnerem, když jsou pryč, “řekl Gray.

Pokud si vy nebo vaši zaměstnanci nejste schopni pracovat, nebo pokud jste znepokojeni probíhajícími snahami o obnovu ve vaší oblasti, můžete si ponechat call centrum, které bude jednat jako krátkodobý personál zákaznického servisu. U zvláště velkých katastrof, kdy je oblast po dlouhou dobu vržena do nepořádku, si mohou malé podniky být jisti, že jejich partneři call centra nepřetržitě poskytují zákaznický servis každému, kdo volá.

„Například po hurikánu Katrina byli lidé po dobu několika měsíců bez práce, “řekl John Coulter, ředitel obchodního rozvoje pro pětihvězdičková call centra. "Zaměstnali jsme se, abychom mohli zvládnout zákaznický servis našich klientů, zatímco se jejich zaměstnanci vrátili na nohy a vrátili se do práce."

V důsledku přírodní katastrofy je třeba udělat spoustu věcí, jako je podání nároků na pojištění, vyčištění fyzických míst a získání všech narušených systémů zpět online. Mnoho malých podniků se také zapojuje do úsilí o obnovu komunity a zvyšuje pracovní zátěž poskakování zpět po ničivé přírodní katastrofě. I když veškerá tato snaha o obnovu pokračuje, zákazníci se budou stále muset spojit s vaší firmou, takže je plně funkční call centrum. Služby telefonního centra mohou tuto potřebu zajistit pro vaši firmu, zatímco jste se zabývali veškerým úsilím o obnovu.

Jak zůstávají call centra funkční, když dojde k katastrofě?

Outsourcing operací na call centra v případě katastrofy je jedna věc, ale jak mohou call centra zabránit narušení své vlastní služby, pokud se ocitnou v srdci katastrofy? Každá společnost je jiná, ale nejlepší call centra mají propouštění, aby bylo zajištěno, že mohou přesměrovat hovory a spravovat hlasitost na jiných místech v celé zemi.

"Způsob, jakým by call centrum mělo umisťovat tento objem, je nadbytečný na více místech, takže se nikdy nenacházejí v pozici, kde nemohou odpovědět na klienta, " řekl Gray. "Umístili jsme agenty do 20 států. Máme datová střediska, která se ve státech staví na třech místech, takže pokud je jedno centrum narušeno, směrování hovorů se prostě vypne."

Jádrem toho je, že call centra mají jednoduše větší a redundantnější infrastrukturu, která zajišťuje, že vždy existuje dostupné místo pro vyřizování hovorů vašich malých podniků, i když se jedno místo nachází uprostřed přírodní katastrofy nebo jiného narušení služeb.

„Malé podniky často nemají technologii a redundanci, kterou dnes máme, “řekl Coulter. „Pro ně není nákladově efektivní mít více telefonních přepínačů, generátorů na místě a na více místech. Call centra obecně mají více poskytovatelů telefonů, více poskytovatelů internetu a více míst. Pokud v Jižní Karolíně dojde k povodni a bolí to v malém byznysu, mám čtyři místa, kde mohu hovory přesměrovat a udržovat podporu zákazníků. ““[Máte zájem o call centra a záznamníky pro firmy? Podívejte se na naše nejlepší tipy.]

Outsourcing správy telefonních linek do telefonního centra nebo záznamníku vám může pomoci zaměřit se na řízení nouzových situací a plán obnovy po katastrofě. Ať už se jedná o přírodní nebo člověkem způsobenou katastrofu, jako jsou výpadky elektrické sítě, odpovědi na odpovědi umožňují vašim zákazníkům oslovit, kdo zastupuje vaši značku skrz všechno.

Plán přírodní katastrofy na místě

Při plánování katastrof je klíčová připravenost na mimořádné situace. Nejlepší je mít plán a nepotřebovat ho, než potřebovat a nemít. Předběžná diskuse a navázání vztahu se službou call centra je jedním z kroků při vytváření komplexního plánu katastrof, který udržuje věci v chodu, i když se ke svému podnikání nemůžete fyzicky dostat. Zatímco údržba telefonních linek je pouze součástí holistického plánu kontinuity podnikání, je to důležitá součást hádanky.

„Pro kohokoliv je to o důvěryhodných partnerech, “řekl Coulter. „Příprava je vždy klíčová. Mnoho lidí nemyslí na kontinuitu podnikání, dokud nedojde ke katastrofě, a pak je příliš pozdě. Ujistěte se, že máte zdokumentované interní zásady a postupy, aby byl další tým v provozu.“

„Moje rada je naplánovat si dopředu - nečekejte, až vám událost přijde, “řekl Gray. "Chraňte své podnikání, vytvořte plán s partnerem call centra a zapojte se do kontaktu s někým, kdo má infrastrukturu, kde se hovory nesklánějí do jedné oblasti země."

Ať už pracujete v oblasti náchylné k katastrofě, nebo když se vám podivná událost dostane do bezpečí, služby call centra vám poskytnou ještě o něco méně starostí. Když se snažíte zmírnit spád masivní bouře, zemětřesení, požáru nebo jakéhokoli jiného druhu katastrofy, můžete si být jisti, že zákazníci volající do vaší firmy budou uvítáni profesionálním agentem call centra zastupujícím vaši značku v přátelském a užitečným způsobem.