Anonim
Kite_rin / Shutterstock

Pokud pracujete v podnikání, nemusíte považovat profesionální psaní za kritické. Koneckonců, skutečné výzvy zahrnují ziskové marže, udržení zaměstnanců a marketing. Je možné, že si najmete někoho, kdo napíše marketingovou literaturu nebo obsah sociálních médií.

V podnikání je však nezbytná účinná komunikace. Bez dobré komunikace - zejména s klienty a obchodními partnery - riskujete zahájení projektu, vývoj nového produktu nebo zahájení nové strategické iniciativy způsobem, který vede k slepým uličkám. Zákazníci nerozumí vašim obchodním cílům a vytvoření zmatku a frustrace vyžaduje pouze jeden špatně napsaný e-mail.

Účelem těchto tipů je okamžitý dopad na vaši komunikaci, počínaje dalším e-mailem. Jsou určeny pro lidi, kteří jsou již přetíženi úkoly. Pokud budete postupovat podle těchto základních pokynů, zjistíte, že lidé chápou, co máte na mysli a co chcete dělat, a budou s vámi dokonce komunikovat efektivněji.

1. Naučte se základy dobrého obchodního psaní.

O dobrém obchodním psaní existuje vážná mylná představa. Použití komplikovaného frázování, spoléhání se na chráněné výrazy a znějící chytře a dobře informovaně se může zdát jako osvědčené postupy, ale způsobují pouze zmatek. Lepším přístupem je psát jasně a stručně. Uveďte, co máte na mysli, a nebojte se znějícího ultra profesionála.

Nejlepší je vyhnout se složitým frázování a psaní se zřejmou konstrukcí podstatného jména. Dobrá písemná komunikace je často krátká ak věci. Začněte zkrácením vět a vyberte silné sloveso. Buďte přímí. Nejlepší obchodní psaní plyne snadno a není těžké jej číst nebo porozumět.

Pokud se budete řídit touto radou a budete se držet jasného a stručného stylu psaní, můžete být v pokušení používat tento styl psaní pouze v „oficiálních“dokumentech, jako je marketingový plán. Pravda je, že veškeré psaní v podnikání v těchto dnech je oficiální, protože je často snadno dostupné. Na sociálních médiích byste si mohli myslet, že příspěvek nebo komentář je nevhodné, že si toho nikdo nevšimne. To je první chyba, pokud jde o obchodní psaní. Všechno je přístupné.

Další obecný tip je držet se logického toku. Můžete přepnout na jasný a výstižný styl psaní, a to je skvělé, ale pokud skočíte, když píšete dokument a neudržujete zřejmou strukturu pro celý dokument, čtenáře budete stále mátnout. Dobrým místem pro začátek je hrubý přehled. Nemělo by to být příliš podrobné - stačí zapsat klíčové body, takže se můžete držet plánu, když jste na půl cesty prostřednictvím e-mailu, článku nebo dokonce sociálního příspěvku.

2. Nechte své e-maily svítit a nesnažte se vše vysvětlit v jedné zprávě.

Mnozí z nás denně odesílají desítky e-mailů. V podnikání je to jedna z primárních forem komunikace. Zatímco výše uvedené obecné tipy se vztahují na všechny dokumenty, příspěvky v sociálních médiích a e-maily, existuje několik tipů, které se konkrétně vztahují k e-mailu. Zde je jeden: Udržujte svou zprávu krátkou a jednoduchou. Je úžasné, kolik lidí bude skládat dlouhý a komplikovaný e-mail a myslí si, že je to nejlepší způsob, jak komunikovat - zabalit všechny podrobnosti, jako by odesílaly krabici.

Je mnohem lepší udržet věci v lehkosti - jako jednostránkový dopis nebo méně. Důvodem je, že každý v podnikání je zaneprázdněn a rozptýlen. Dobře napsaný e-mail je často ten, který se drží základů a pokrývá to, co je třeba pokrýt. Namísto zahrnutí všech možných proměnných použijte jako způsob zahájení konverzace e-mail. V případě potřeby můžete provést hlubší ponor telefonem nebo pomocí aplikace chatu, jako je Slack. Když vám někdo odešle e-mail, mělo by být snadno čitelné a mělo by být poskytováno správné množství detailů.

3. Přečtěte si tyto úžasné knihy ke studiu.

Pro každého, kdo se chce naučit psaní psaní, aniž by absolvoval celý kurz nebo získal vysokoškolské vzdělání v oboru, existuje několik zkratek, které můžete vzít. Jedním z nich je přečíst co nejvíce. Čím více čtete, tím více uvidíte, jak psát. Dokud věnujete pozornost tomu, jak je příběh vytvořen a proč jsou slova uspořádána tak, jak mají vytvářet dobře napsané věty, budete se ubírat na základech výjimečného psaní, téměř osmózou.

Zejména tři vynikající knihy vám poskytnou okamžitou podporu. Dreyerova angličtina: Úplně správný průvodce jasností a stylem je dobré začít. Benjamin Dreyer, bývalý redaktor korektur a kopií, vysvětluje, jak psát pomocí stylu oslnění.

Další užitečnou knihou je Between You & Me: Confessions of Comma Queen, kterou napsala Mary Norris, bývalá redaktorka časopisu The New Yorker. Příjemný styl a vtipné anekdoty v této knize opět slouží jako šablona pro dobré obchodní psaní.

Pro skutečné mistrovské dílo o tom, jak zkoumat a psát pro obchodní účely, zvažte knihu Working. Tato vynikající kniha, kterou držitel Pulitzerovy ceny Robert A. Caro pokrývá základy výzkumu, rozhovorů a psaní, je velmi podrobná a poskytuje některé z nejlepších rad, které si přečtete o efektivní komunikaci.

4. Vytvořte ukázku psaní pro aplikaci úlohy.

Mohou se vyskytnout případy, kdy musíte pro žádost o zaměstnání odeslat vzorek psaní. Všechny výše uvedené tipy platí i přesto, je však třeba poznamenat několik věcí. Jedním z nich je, že ukázkový zápis by měl být vytvořen s větší přesností, a to znamená úpravy a opětovné úpravy. Nejlepší psaní, alespoň pokud jde o více oficiálních podání, které můžete učinit pro žádost o zaměstnání nebo pro účely marketingu obsahu, je důkladně upraveno. Je to proces sekání, kdy text upravujete znovu a znovu.

Pro každý vzorek psaní je také dobrý nápad přemýšlet o struktuře díla a pokud dostatečně komunikuje o předmětu. Jedná se o jemné vyvážení - včetně dostatečného množství podrobností, takže se jedná o úplný vzorek, aniž by však obsahoval jakékoli cizí informace.

5. Vyvarujte se těchto běžných chyb při psaní obchodních textů.

Kromě psaní jednoduchým a stručným způsobem, vyhýbání se žargonu nebo komplikovaným pojmům a po zřejmé struktuře se chcete vyhnout chybě amatérského psaní.

Jednou zjevnou chybou je pasivní hlas. Ve srovnání s aktivním hlasem („hnědá liška skočila přes protokol“) používá pasivní hlas složitou strukturu vět, která je těžko čitelná („protokol byl přeskočen hnědou liškou“). Tato chyba při psaní je překvapivě běžná a činí obchodní komunikaci matoucí.

Jako další příklad by se mohlo zdát zřejmé, že byste měli v obchodní psaní používat dokonalou gramatiku, ale příliš mnoho lidí píše bez přemýšlení o pravidlech. Věnujte pozornost běžným gramatickým pastím, jako je například smíchání zájmen (například „on“a „oni“, aby odkazovali na stejný předmět) nebo použití nesprávného slovesného času (například „dělat“versus „udělal“). . Pokud je jich několik, kteří vás běžně zakopnou, vytvořte si jejich seznam, abyste si je mohli během psaní v práci vědomi.