Anonim
Zapp2Photo / Shutterstock
  • Alexa for Business je hlasový asistent, který pomáhá zvyšovat produktivitu vaší společnosti.
  • Umožňuje sdílení sdílených zařízení v celé vaší kanceláři a zaměstnancům umožňuje přístup k jejich osobním zařízením.
  • Pomocí plánů dovedností Amazonu můžete vytvářet přizpůsobené dovednosti Alexa bez jakýchkoli zkušeností s kódováním.
  • Dvě obchodní dovednosti, které můžete vytvořit, jsou obchodní Q & As a palubní průvodci.

Přestože se Amaza Alexa stala populárním nástrojem pro zapínání světel, přehrávání hudby a ukládání vašich nákupních seznamů doma, nyní přináší na pracovišti některé další výhody.

Ať už se jedná o odpovídání na dotazy zaměstnanců nebo plánování schůzek, Alexa for Business se ocitá jako užitečné zařízení pro zvýšení produktivity v kanceláři. Někteří odborníci však váhají s použitím hlasového asistenta, protože si nejsou jisti, jak obtížné - a nákladné - bude vytvářet úkoly, které chtějí implementovat.

Dobrou zprávou pro netechnické profesionály je to, že Amazon vydal vlastní „Skill Blueprints“, které vám umožní vytvořit si vlastní dovednosti bez nutnosti kódování, během několika minut zdarma.

Co je Alexa pro podnikání?

Podobně jako v domácnostech po celém světě, je Alexa for Business inteligentním hlasovým asistentem, který vám může splnit úkoly. Zatímco se vaše Alexa doma pravděpodobně zaměřuje na více osobních úkolů, Alexa for Business je navržena speciálně tak, aby pomohla zaměstnancům zůstat v pořádku, odpovídat na jejich otázky a zvyšovat produktivitu.

Se společností Alexa for Business mohou zaměstnavatelé instalovat sdílená zařízení na celém pracovišti. Mohou být například umístěny v konferenčních místnostech a použity mimo jiné ke spouštění a řízení konferenčních systémů. Sdílená zařízení lze také umístit do jiných oblastí, jako jsou společné prostory, kopírovací místnosti, lobby atd. Mezi zařízení Alexa, která můžete použít jako sdílená zařízení, jsou Echo, Echo Plus a Echo Dot.

Kromě toho mohou mít zaměstnanci ve svých kancelářích vlastní zařízení, která jim pomáhají zvyšovat produktivitu pomocí správy kalendářů a seznamů úkolů. Při použití v osobních prostorech, například v kanceláři, jsou zaměstnanci považováni za zapsané uživatele.

Jako přihlášený uživatel mohou zaměstnanci využít Alexa pro firmy na jakémkoli zařízení Alexa v práci nebo doma. Možnost přístupu k Alexa pro firmy ze svého domova Zařízení Alexa dává zaměstnancům možnost přístupu k jejich kalendáři a dalším osobním dovednostem bez ohledu na to, zda jsou ve své kanceláři nebo vlastním obývacím pokoji.

Nastavení Alexa pro podnikání je jednoduchý proces. Nejprve se zaregistrujete a nastavíte svůj účet v konzole Alexa for Business. Poté si zakoupíte zařízení, která chcete pro své podnikání. Jakmile dorazí, postupujte podle pokynů v Amazon Admin Guide pro nastavení zařízení a spusťte registraci jednotlivých uživatelů.

Náklady na Alexu pro podnikání se skládají ze dvou částí. Za každé sdílené zařízení, které má vaše organizace, a kolik přihlášených uživatelů existuje měsíční poplatky. Konkrétní měsíční náklady jsou:

  • Sdílená zařízení: 7 $ za zařízení
  • Registrovaní uživatelé: 3 $ na uživatele

Pokud však vaše firma chce pouze využít Alexa pro podnikání ve společných prostorech, jako jsou konferenční místnosti a lobby, a nechat zaměstnance, kteří službu využívají osobně ve svých kancelářích nebo doma, nemusíte mít žádné registrovaní uživatelé a mohou jednoduše platit měsíční poplatek za každé sdílené zařízení, které máte.

Jak používat Alexa pro podnikání

Existuje mnoho různých způsobů, jak mohou podniky všech velikostí využít toho, co může Alexa pro firmy nabídnout. Sdílená zařízení mohou být umístěna na mnoha různých místech v kanceláři. Jeden z nejčastějších je v konferenční místnosti.

Alexa for Business se může integrovat s řadou populárních videokonferenčních zařízení, včetně systémů Cisco TelePresence Systems, sady Cisco Webex Rooms, řady Polycom Group, Zoom Rooms a Crestron 3-Series. Kromě toho je Alexa for Business integrován do zařízení Polycom Trio 8500 a 8800. [Hledáte pro vaše malé podniky videokonferenční systémy? Podívejte se na naše nejlepší tipy a recenze.]

Alexa for Business také integruje kalendáře Office365, Google G Suite a Microsoft Exchange. Integrace umožňuje použít k vyhledání naplánované schůzky hlasové příkazy. Kromě toho se může automaticky připojit k schůzkám z řady unifikovaných komunikačních systémů, včetně Amazon Chime, BlueJeans, Cisco Webex, RingCentral a Zoom.

Mezi některé ze specifických funkcí, které můžete požádat o zvládnutí Alexa během schůzky, patří žádost o zahájení schůzky, připojení k schůzce, ukončení schůzky nebo, pokud máte technické potíže, zavolání IT oddělení.

Můžete také použít Alexa pro firmy k rezervaci zasedacích místností, zjistit, kdo rezervoval určité místnosti, zeptat se, kdy je naplánováno příští setkání v této místnosti, a prodloužit čas, který jste si rezervovali v konferenční místnosti.

Poznámka editora: Hledáte řešení pro videokonference? Vyplňte níže uvedený dotazník a spojte se s prodejci, kteří vám mohou pomoci.

widget widget buyerzone

Harsha Reddy, spoluzakladatelka a šéfredaktorka SmallBizGenius.net, zvažovala najmutí kancelářského asistenta, který by mohl pomoci se schůzkami a udržet další volné konce v pořádku. Místo toho se jejich podnikání rozhodlo, že Alexa pro podnikání zvládne některé z těchto úkolů.

"Alexa používáme hlavně pro přihlášení na schůzky a péči o plány, jakož i pro kontrolu pokroku různých procesů, " řekl Reddy. "Měli jsme ji spojenou s naší společností Google Calendar a našimi jednotlivými pracovními kalendáři."

Zaměstnanci, kteří jsou přihlášenými uživateli, mohou Alexa využívat několika způsoby: naplánovat a připojit se k schůzkám, přistupovat k podnikovým aplikacím, kontrolovat jejich kalendář, vytvářet seznamy úkolů, nastavovat připomenutí a volat.

Ollie Smith, generální ředitel Energy Seek, řekl, že viděl velkou hodnotu z používání Alexa pro podnikání.

"Podle mých zkušeností tato služba umožnila mým zaměstnancům, aby se stali mnohem produktivnějšími díky automatizované správě jízdních řádů, upozornění na připomenutí a možnosti dálkového vytáčení do týmových konferenčních hovorů, " řekl Smith. „Intuitivní systém navíc umožňuje mým manažerům sledovat použití jednotlivých zařízení z centrálního panelu, což šetří drahocenný čas v procesu.“

Digitální marketingový pracovník David Alexander řekl, že použil Alexu ve své kanceláři za poslední dva roky a považoval to za prospěšné. Věří, že digitální asistent může urychlit váš pracovní postup, pokud používáte správné dovednosti.

„Použití Alexy jako digitálního virtuálního asistenta vám určitě ušetří čas v kanceláři, ale do značné míry to závisí na typu opakujících se úkolů, které můžete automatizovat, a to se liší od člověka k člověku, “řekl Alexander. "Očekávám, že v příštím roce nebo dvou budou k dispozici další podnikové sady a funkce, které rozšíří možnosti Alexy."

Jak si vytvořit své vlastní Alexa dovednosti

Pravděpodobně budete mít největší prospěch z Alexa pro podnikání, pokud vytvoříte typ dovedností, které podporují to, jak podnikáte. Přestože existuje mnoho předdefinovaných dovedností, které mohou pomoci, mnoho organizací chce specifické dovednosti přizpůsobené jejich potřebám.

Zatímco některé organizace se mohou obrátit na experty a vývojáře v oblasti kódování, Amazon učinil proces vytváření vlastních soukromých dovedností relativně jednoduchým úkolem. Pomocí svých „dovednostních plánů“mohou ti, kteří nemají dovednosti v kódování, vytvořit soukromé dovednosti, které budou používat pouze jejich organizace a zaměstnanci.

Podle Amazonu jsou soukromé dovednosti Alexa hlasem podporované schopnosti, které zvyšují zážitek Alexa a zároveň zůstávají soukromé pro členy organizace Alexa for Business.

„U Alexa pro Business Blueprints nemusíte psát jediný řádek kódu, abyste vytvořili soukromou dovednost pro své pracoviště, “píše Amazon na svých webových stránkách. "Vyberte si jeden z desítek snadno použitelných plánů dovedností, přidejte informace, jako jsou běžné otázky a odpovědi pro vaše pracoviště, a publikujte tuto dovednost Alexovi pro podnikání jako soukromou dovednost."

Existují dva hlavní typy obchodních dovedností, které můžete vytvořit, aniž byste znali jakýkoli kód: obchodní Q & As a průvodce na palubě. Schopnosti Q&A vám umožňují vytvářet otázky a odpovědi, na které se vaši zaměstnanci mohou ptát, že potřebují rychlé a snadné odpovědi, například „Kdo manipuluje s našimi sociálními médii?“nebo „Kdy je k dispozici help desk?“

Pomocí Blueprints se můžete přihlásit a napsat konkrétní otázku a poté variace stejné otázky v případě, že se jí někdo neptá přesně tak, jak jste ji napsali. Odpověď také zadáte. Poté můžete přizpůsobit zážitek zadáním uvítacích a ukončovacích zpráv. Nakonec tuto dovednost pojmenujete a publikujete. Na rozdíl od veřejných dovedností mohou být tyto soukromé dovednosti použity pouze ve vaší organizaci a přihlášenými uživateli.

Dalším hlavním typem obchodních dovedností, které můžete vytvořit pomocí Amazon Blueprints, jsou průvodci pro nové zaměstnance. Místo toho, abyste novým zaměstnancům poskytli odkaz na web se všemi informacemi nebo tištěnou příručkou, můžete vytvořit průvodce na palubě, který umožní novým zaměstnancům jednoduše se zeptat Alexy na otázky, které mají.

Může to být například „Alexa, řekni mi, jak nastavit můj e-mail v telefonu?“nebo „Alexo, jak mám poslat balíček?“Můžete také zahrnout informace o tom, kde se věci nacházejí v kanceláři, jako je kavárna nebo kopírovací místnost. Nakonec můžete zahrnout kontaktní informace pro různá oddělení a zaměstnance.

V průvodci na palubě uvedete všechny otázky, na které chcete odpovědět, a potom zadejte kroky potřebné k dokončení každé otázky. Jakmile je to dokončeno, můžete zahrnout uvítací a ukončovací zprávy a publikovat průvodce.

Jakmile budou zveřejněny vaše soukromé dovednosti, můžete se rozhodnout, ve kterých místnostech je chcete mít k dispozici a zda chcete, aby k nim měl každý jednotlivý přihlášený uživatel přístup z jakéhokoli ze svých zařízení.

I když tato technologie může pomoci zvýšit vaši produktivitu a usnadnit některé z vašich administrativních úkolů, měli byste si být vědomi toho, jaké celofiremní informace zahrnujete do svých schopností.

Na základě nedávného přiznání Amazonu, že některé konverzace Alexa naslouchají zaměstnanci, vyhněte se zahrnutí citlivých informací do vašich dovedností.