Anonim
Kredit: Lichtmeister | Shutterstock
  • Správa smluv je, když někdo převezme odpovědnost za správu smluv pro zaměstnance nebo prodejce nebo jiné strany.
  • Manažeři kontraktů potřebují právní znalosti, aby mohli přesně vést proces správy kontraktů.
  • Ne všechny společnosti mají nastaveny smluvní manažery, ale hlavní obranné firmy nebo společnosti, které často spolupracují s vládou, mají tendenci používat smluvní manažery.

Správa smluv je přehlíženou formou řízení. Manažeři často komunikují se zaměstnanci a některé z těchto diskusí a situací se přirozeně týkají odměny. Některé z těchto rozhovorů se budou zabývat správou smluv. Jindy musí podniky spravovat smluvní smlouvy s jinými podniky. O tom se moc nemluví, ale správa smluv je důležitým obchodním tématem. Pokud si nejste jisti, jak proces správy smluv funguje, je důležité porozumět základům.

Správa smluv je proces řízení vytváření, provádění a analýzy smluv, aby se maximalizovala provozní a finanční výkonnost organizace, to vše při současném snížení finančního rizika. Organizace čelí stále rostoucímu tlaku na snižování nákladů a zlepšování výkonnosti společnosti. Správa smluv se ukáže jako velmi časově náročný prvek podnikání, který usnadňuje potřebu účinného a automatizovaného systému správy smluv.

Základy správy smluv

Pokud si dvě společnosti přejí obchodovat mezi sebou, smlouva specifikuje činnosti uzavřené oběma organizacemi a podmínky, za nichž každá z nich bude plnit své části dohody. Smlouvy kladou velký důraz na ziskovost podniků díky důrazu na příjmy a výdaje.

Pokud je smlouva formulována špatně, jedna organizace by mohla ztratit bezpočet tisíců dolarů za jednoduchou techničnost, kterou jim chyběly zdroje k identifikaci. Efektivní správa smluv může nakonec vytvořit silný obchodní vztah a vydláždit cestu k větší ziskovosti v dlouhodobém horizontu, ale pouze při správném řízení. Je dobré zapojit do diskusí o správě smluv právní oddělení nebo právníka. Přesné znění smluv je pro správu smluv zásadní.

Správa smluv se vztahuje také na správu různých smluv s nezávislými pracovníky nebo zaměstnanci. Ty občas vyžadují správu a změny, které oběma stranám pomohou.

Spravování smluv obvykle zahrnuje několik klíčových fází. Je tu raná fáze nebo fáze před udělením ceny. To je veškerá práce, která se koná před tím, než je někomu dána smlouva, ať už jde o firmu nebo zaměstnance. Střední fáze je, když je proces udělen. To zahrnuje veškerou administrativu k uzavření dohody. Za třetí, je tu fáze post-award. Zde přichází spousta správy a údržby smluv.

Tyto tři základní fáze jsou jednoduchým způsobem pohledu na správu smluv ve třech fázích, ale tento proces je složitější a lze jej zobrazit ve více fázích v závislosti na tom, jak podrobně si prohlížíte. Hlubší pohled na tento proces probereme později.

Prvky úspěšného řízení smluv

Nestačí, že organizace má odborníky na správu smluv. Zaměstnanci musí být obohaceni o přítomnost procesů a softwarových společníků, aby uspokojili rostoucí požadavky na dodržování předpisů a analytiku. Po úspěšné implementaci strategie správy smluv mohou organizace očekávat:

  • Očekávají se obchodní přínosy a finanční výnosy.
  • Dodavatel spolupracuje a odpovídá potřebám organizace.
  • Organizace nenarazí na žádné smluvní spory ani překvapení.
  • Poskytování služeb je pro obě strany uspokojivé.

Činnosti, které zahrnují dobré řízení smluv

Základ pro správu smluv se opírá o realizaci úspěšných činností po zadání zakázky a navazujících činností. Během fáze před zadáním zakázky by se zaměstnanci měli soustředit na důvod uzavření smlouvy a na to, zda dodavatel může splnit podmínky smlouvy.

K pochopení toho, jak bude zakázka fungovat po zadání zakázky, je třeba dále zvážit. Vyhýbání se nechtěným překvapením vyžaduje pečlivý průzkum a jasnost účelu v samotné smlouvě.

Správa smluv vyžaduje pro obě zúčastněné strany úroveň flexibility a ochotu přizpůsobit smluvní podmínky tak, aby odrážely jakékoli měnící se okolnosti. Problémy jsou nevyhnutelné, což znamená, že organizace musí být připraveny na neočekávané a musí být schopny v případě potřeby upravit smluvní podmínky.

Fáze řízení smluv

Smlouvy hrají významnou roli v krizi na konci čtvrtletí a jsou rozděleny do fází, aby organizovaly úsilí a strukturovaly typický smluvní proces. Při manuálním provedení může být vytvoření smlouvy poměrně časově náročné. Proces zahrnuje několik následujících kroků:

  1. Počáteční žádosti. Proces správy smluv začíná identifikací smluv a příslušných dokumentů na podporu účelu smlouvy.
  2. Autorské smlouvy. Ruční psaní smlouvy je časově náročná činnost, ale díky automatizovaným systémům správy smluv se proces může značně zjednodušit.
  3. Vyjednávání smlouvy. Po dokončení přípravy smlouvy by zaměstnanci měli mít možnost porovnat verze smlouvy a zaznamenat jakékoli nesrovnalosti, aby se zkrátila doba vyjednávání.
  4. Schválení smlouvy. Příkladem, ve kterém se vyskytuje nejvíce úzkých míst, je získání souhlasu managementu. Uživatelé mohou preventivně bojovat proti tomu vytvořením pracovních postupů přizpůsobených schvalování, včetně paralelních a sériových schválení, aby se rozhodnutí pohybovala rychlým tempem.
  5. Plnění smlouvy. Uzavření smlouvy umožňuje uživatelům kontrolovat a zkracovat proces podpisu pomocí podpory elektronického podpisu a faxu.
  6. Řízení závazků. To vyžaduje velké množství projektového řízení, aby se zajistilo, že klíčové zúčastněné strany splní výsledky a že hodnota smlouvy se během prvních fází růstu nezhorší.
  7. Revize a změny. Shromažďování všech dokumentů souvisejících s počátečním vypracováním smlouvy je obtížný úkol. Pokud budou nalezeny přehlížené položky, musí být zavedeny systémy pro změnu původní smlouvy.
  8. Auditování a podávání zpráv. Správa smluv neznamená pouze vypracování smlouvy a její zasunutí do kartotéky bez dalšího uvažování. Audity smluv jsou důležité při určování, jak obě organizace dodržují podmínky dohody, a případné problémy, které mohou nastat.
  9. Obnova. Použití metod ručního řízení smluv může často vést ke ztrátě příležitostí k obnovení a ke ztrátě obchodních příjmů. Automatizace procesu umožňuje organizaci identifikovat příležitosti k obnovení a vytvářet nové smlouvy.

Řada smluvních řízení spočívá v řešení těchto devíti kroků. Řízení životního cyklu smlouvy je zásadní. Protože různé typy smluv procházejí různými fázemi, musí manažeři smluv sledovat případné změny nebo porušení smlouvy. Pokud zaměstnanec nebo podnik nespokojí se svou smlouvou, může být vhodné provést změny smlouvy. Je důležité dodržovat smluvní závazky a zároveň zajistit, aby obě strany smlouvy byly šťastné.

Během procesu správy smluv je mnohokrát, když je řízení životního cyklu důležité. Výkonnost dodavatele a řízení rizik jsou důležité aspekty při řízení smluv. Například, pokud dodavatel nesplní své smluvní závazky, možná budete muset smlouvu přepracovat nebo vymáhat disciplinární opatření.

Software pro správu smluv

Zatímco tradicí je obvykle spravovat smlouvy ručně pomocí úložiště složkových a souborových kabinetů, je tato praxe protkána neefektivností, která může pouze snížit celkovou efektivitu organizace.

Integrace s automatizovanou službou správy smluv může uvolnit bezpočet pracovních hodin a automatizovat bezpočet procesů spojených se správou smlouvy, čímž se pro společnost vytvoří větší hodnota.

„Software pro správu smluv ukládá klíčové informace o smlouvách týkajících se poskytovatelů, leasingů a licenčních smluv, “řekl Robert Powell, generální ředitel a zakladatel Rob Powell Biz Blog. „Celkovým účelem softwaru pro správu smluv je zefektivnění administrativních úkolů vytvořením centralizovaného a jednotného záznamu pro jednotlivé procesy smlouvy.“

Použití softwaru pro správu smluv může usnadnit sledování složitých smluv, aniž by se spoléhalo pouze na papírování.

„Nejdůležitějším aspektem softwaru pro správu smluv je to, že zaměstnancům na více místech umožňuje přístup ke smlouvám na jednom místě, “řekl Powell.

Jak se stát smluvním manažerem

Ne všechny univerzity nabízejí titul v oblasti řízení smluv, ale některé školy ano. Získání tohoto vzdělání je jednou z možností, ale existují i ​​další obchodní tituly, které vás staví k úspěchu v oboru. Odtud budete chtít v nějaké formě přidat zkušenosti se správou smluv.

„S bakalářským titulem a několika letými zkušenostmi v této oblasti můžete zažádat a otestovat certifikaci prostřednictvím NCMA (National Contract Management Association), “řekl Jared Weitz, generální ředitel a zakladatel United Capital Source. „Spolu se vzděláváním a pověřením musí manažer kontraktu mít solidní komunikační a psací dovednosti a pečlivé oko pro organizaci a řízení termínů.“

Může být také užitečné mít titul právnické osoby. Právní znalost je rozhodující, pokud jde o správu smluv. Správa smluv a vyjednávání se opírají o právní znalosti a odborné znalosti.

Pokud se chcete stát smluvním manažerem na plný úvazek, je dobré se spojit s ostatními smluvními manažery a zjistit, jak vstoupili do své současné role. Neexistuje nikdo, kdo by se stal smluvním manažerem, ale obchodní zkušenosti jsou důležité, když se stanete smluvním manažerem.

Kolik peněz vydělává manažer kontraktu?

Je pochopitelné, že plat pro manažera smlouvy se liší podle kvalifikace a místa. Podle společnosti PayScale je průměrný roční plat pro manažera smluv 80 000 USD. Tato stránka uvádí Northrop Grumman Corporation, Accenture a Raytheon Co. jako několik z nejlukrativnějších společností pro smluvní manažery.

Smluvní manažeři se také mohou postarat o vedoucího smluvního manažera, smluvního ředitele nebo správce smlouvy. Analytik smluv je další běžnou kariérní cestou v oblasti správy smluv.

Sečteno a podtrženo

Správci smluv pomáhají spravovat právní a finanční aspekty smluv s podniky nebo zaměstnanci. Pro společnosti, které často uzavírají smluvní smlouvy, může být najmutí manažera smlouvy dobrým nápadem.