Anonim
Nuk2013 / Shutterstock
  • Software s otevřeným zdrojovým kódem poskytuje podnikům flexibilitu při vytváření řešení správy dokumentů, které nejlépe vyhovuje jejich konkrétním potřebám.
  • Organizace zabývající se bezpečností mohou potřebovat zabudovat své vlastní protokoly.
  • Systémy s otevřeným zdrojovým kódem mohou vytvořit příležitost k testování programů před zakoupením proprietárního řešení.
  • Zaměřte se na řešení, která jsou nejlepší pro uživatele, a zefektivněte spolupráci.

Správa dokumentů je systém pro ukládání informací, které jsou pro organizaci nezbytné. Starší tištěné dokumenty lze naskenovat a poté nahrát přímo do systému správy dokumentů, kde jsou bezpečně dostupné pro všechny v digitální podobě.

Mnoho systémů umožňuje uživatelům zadávat metadata a značky, které lze použít k uspořádání souborů. Další nástroje mohou zahrnovat vyhledávání, takže členové týmu tráví méně času sledováním konkrétních dokumentů.

Klíčovým hlediskem jakéhokoli systému správy dokumentů je pracovní postup. Uživatelé by měli mít možnost procházet strukturu souboru a spolupracovat s ostatními uživateli s minimálním třením. Systém správy dokumentů, který poskytuje mobilní přístup, navíc zajistí větší pohodlí a výhody pro podniky.

Pro ty, kteří budou skenovat soubory jako součást pracovního postupu, je důležité zajistit, aby v uživatelském rozhraní existoval způsob přidávání a organizování souborů. Do rámce musí být zabudováno vyhledávání klíčových slov a systém autorských a zobrazovacích oprávnění.

Je open-source řešení pro vaše podnikání?

Software pro správu dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem umožňuje organizacím přístup, sledování a sdílení základních souborů. Pokud je systém open-source, je společnost zodpovědná za přizpůsobení řešení uživatelům a zajištění implementace veškerých aktualizací vytvořených komunitou open source.

Poznámka editora: Hledáte software pro správu dokumentů pro své podnikání? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejní partneři kontaktovali ohledně vašich potřeb.

widget widget buyerzone

Podniky mají obvykle jeden ze dvou cílů, kterých chtějí dosáhnout pomocí open-source řešení. Některé firmy chtějí používat open-source jako zkušební řešení, aby otestovaly, zda systém splní jejich potřeby. Pro ostatní podniky to však může být konečný cíl.

Reuben Yonatan, generální ředitel společnosti GetVoIP.com, nezávislého webu pro porovnávání poskytovatelů, uvedl, že ze světa open-source stojí mnoho věcí.

„Mnoho produktů s otevřeným zdrojovým kódem má další funkce, jako je podnikový úložný prostor nebo hostovaná řešení, “řekl Yonatan. Proprietární systémy mohou být pro malé podniky finanční úsek. „Pro mnoho společností je dobré vyzkoušet nejprve software s otevřeným zdrojovým kódem a poté upgradovat, až bude čas, “dodal Yonatan.

Správa dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem může být tou správnou volbou pro organizaci, která chce vytvořit a přizpůsobit své vlastní řešení.

Pokud je software vytvořen na základě licence s otevřeným zdrojovým kódem, je obvykle zdarma k použití, úpravám nebo redistribuci. Pokud je podporován aktivní komunitou, software s otevřeným zdrojovým kódem těží z pravidelných vstupů a úprav, které časem vylepšují produkt.

Výhody softwaru pro správu dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem

Hlavní výhodou softwaru s otevřeným zdrojovým kódem je flexibilita. Základním předpokladem softwaru s otevřeným zdrojovým kódem je to, že jej lze použít a přizpůsobit potřebám uživatelů. Podpořuje většinu toho, co se používá se softwarovými systémy, takže společnost, která je spokojená s vytvářením vlastních řešení, může najít open-source za nejlepší cestu.

„Open-source znamená, že kdokoli může zlepšit úspěch předchozí generace, “řekl Yonatan. V dlouhodobém horizontu tato sdílená znalost a kolektivní úsilí vedou k lepšímu softwaru, z něhož mohou mít prospěch všichni uživatelé.

Úvahy o řešeních s otevřeným zdrojovým kódem

Řešení pro správu dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem nemusí být pro každou firmu tou pravou volbou.

Mohou existovat určité funkce, které jsou rychlejší (s méně bolestmi hlavy) z řešení třetích stran. Organizace musí také zvážit náklady a čas související s prováděním softwaru samotného a jak bude vypadat řešení úložiště.

Systémy správy dokumentů mohou být vytvořeny jako místní nebo cloudový systém. S možností hostování je organizace pod kontrolou a nespoléhá se na externího poskytovatele cloudu pro přístup nebo provozuschopnost s úložištěm, které je obvykle na místě.

Společnost se samozřejmě musí rozhodnout, jak náklady na údržbu odpovídají jejich rozpočtu, což je často důvod, proč mnoho podniků používá cloudový systém. Tým IT nemusí udržovat místní servery a úložiště je řešeno cloudem. Jakýkoli výpadek samozřejmě znamená dočasný nedostatek přístupu k souborům. Takovéto případy jsou však vzácné a některé organizace mohou být schopny vytvořit hybridní variantu, která využívá místní i cloudové úložiště.

Podle Jon Lincolna, ředitele pro rozvoj podnikání pro cloudové řešení pro správu obsahu OfficeScope, je hlavní potenciální nevýhodou používání open-source systému bezpečnost.

Zabezpečení je prvořadé a software s otevřeným zdrojovým kódem nemusí mít nejobsáhlejší funkce.

"Vzhledem k tomu, že zabezpečení je hlavním problémem mnoha průmyslových odvětví, musí organizace mít na paměti, že většina systémů správy dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem dokumenty nešifruje, " uvedl Lincoln. „Pokud je soulad s předpisy pro vaši organizaci nebo průmysl velkým problémem, nebude použití správy dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem tou pravou volbou, protože neposkytuje funkce, které byste mohli potřebovat, abyste prokázali soulad.“

Klíčovým faktorem, který je třeba zvážit, je uplatňování zásad certifikace ISO. Mezinárodní organizace pro normalizaci zveřejňuje normy, které slouží podnikům jako globální měřítko, pokud jde o konkrétní postupy a postupy. Správná dokumentace je například klíčovou součástí ISO 9001.

I když certifikace nemusí být pro vaše podnikání nezbytná, vzhledem k času a nákladům spojeným s dosažením takového určení je nezbytná specifická sada standardů a postupů pro vytvoření uživatelského rozhraní, sdílení schopností a zabezpečení systému správy dokumentů.

Při vytváření řešení, které nejlépe vyhovuje vašemu týmu, je třeba zvážit i další praktické funkce. Například určete, zda má být prováděna simultánní úprava dokumentů. Vytvořte systém pro správu verzí, aby uživatelé věděli, na které verzi jsou, nebo mají možnost vrátit změny zpět. Auditní stopa například umožňuje cestu ke sledování historie, jak byl soubor upravován.

Sečteno a podtrženo

Open-source systém správy dokumentů je důležitou součástí toho, jak společnost udržuje své důležité informace přístupné a organizované pro všechny v týmu.

Správa dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem poskytuje podnikům mnoho možností, i když musí existovat seriózní plánování a předvídání, jak implementovat funkce z dostupných řešení.