Anonim

Nezávislí podnikatelé, podnikatelé a extrémně malé podniky potřebují účetní software stejně jako větší firmy. Nalezení správného účetního softwaru pro mikropodniky vyžaduje zaměření na cenu i použitelnost. Zoho Books vynikly v našem hledání jako elitní účetní řešení pro mikropodniky.

V této kategorii jsme hledali účetní software pro velmi malé podniky - nebo mikropodniky - jako jsou živnostníci, konzultanti, živnostníci a jednotlivci provozující elektronický obchod a domácí podniky. I když cena je vždy úvahou, domnívali jsme se, že to bylo zvláště důležité pro tento případ použití, takže jsme hledali software, který byl levný a vysoce schopný. Chtěli jsme najít škálovatelnou aplikaci, kterou mohou podniky i nadále používat, jak rostou, s možnostmi upgradu na vyšší plány a integrací s jinými podnikovými aplikacemi. Chtěli jsme také, aby měla mobilní aplikaci, která zaneprázdněným podnikům pomůže udržet krok s jejich účetními úkoly na cestách.

Po rozsáhlém výzkumu a analýze účetního softwaru doporučujeme Zoho Books jako nejlepší účetní software pro opravdu malé podniky v roce 2019.

Proč Zoho Books?

Ceny

Opravdu malé podniky nepotřebují komplikovaný, drahý účetní software; potřebují cenově dostupný software, který může růst jejich činností. Zoho Books je jednoduchá online účetní softwarová aplikace, která se synchronizuje s vašimi účty a pokrývá všechny základy, umožňuje vám vytvářet a odesílat faktury, sledovat čas a výdaje a generovat zprávy.

Stejně jako mnoho platforem účetního softwaru nabízí Zoho Books tři cenové plány. Pokud se rozhodnete platit ročně, nikoli měsíčně, obdržíte diskontní sazbu.

  • Základní plán stojí 9 $ měsíčně nebo 90 $ ročně. Podporuje jednoho uživatele (a účetního) a umožňuje přidat do systému 50 kontaktů. Můžete sladit transakce, vytvářet faktury, sledovat výdaje a spravovat projekty a časové listy.
  • Standardní plán stojí 19 USD měsíčně nebo 190 USD ročně. Podporuje dva uživatele (a účetního) a umožňuje přidat do systému 500 kontaktů. Kromě funkcí základního plánu můžete pomocí softwaru sledovat účty a kredity dodavatelů, přidávat značky k transakcím a tisknout šeky.
  • Profesionální plán stojí 29 USD měsíčně nebo 290 USD ročně. Podporuje 10 uživatelů, až 5 000 transakcí a neomezený počet kontaktů. Kromě funkcí standardního plánu můžete tento software použít k vytváření prodejních a nákupních objednávek a ke správě zásob.
  • Další uživatelé stojí 2 $ měsíčně nebo 20 $ ročně. Do svého účtu můžete přidat další uživatele bez ohledu na to, jaký plán používáte.
  • Šnečí poštovní kredity stojí každý 2 $. Pokud vaši zákazníci preferují tištěné kopie vašich odhadů nebo faktur a nechcete je vytisknout a poslat sami sobě, můžete si zakoupit šnečí poštovní kredity a nechat si je Zoho poslat za vás. Pošta zaslaná zákazníkům v USA stojí jeden kredit a doručení trvá pět pracovních dnů. Pošta zasílaná mezinárodním zákazníkům stojí dva kredity a doručení trvá 10–15 dní.
  • Automatické skenování stojí 5 $ měsíčně nebo 50 $ ročně. Tato doplňková funkce prohledává nahrané dokumenty - například potvrzení nebo faktury dodavatele - a používá data k vytvoření nových transakcí. Podporuje až 50 skenů za měsíc.

Ačkoli jiní přední poskytovatelé účetního softwaru nabízejí startovací plány za stejnou cenu, musíte zvážit, který software má specifické funkce, které vaše firma potřebuje, v nejnižším plánu nebo za nejlepší cenu. Zvažte například následující tři funkce a podívejte se, jak se Zoho Books hromadí s jiným špičkovým účetním softwarem:

  • Kontakty: Základní plán Zoho Books '$ 9 umožňuje přidat do systému 50 kontaktů. Díky plánu LiteBook $ 15 Lite můžete účtovat pouze pět aktivních klientů. Časný plán společnosti Xero 9 $ je ještě restriktivnější a omezuje vás na pět faktur a pět účtů měsíčně, zatímco plán QuickBooks Online pro samostatně výdělečně činných 10 dolarů nemá pro tuto funkci limit.
  • Sledování fakturovatelných hodin: Můžete sledovat čas a přidat fakturovatelné hodiny k fakturám pomocí základního plánu Zoho Books. To může udělat i plán LiteBooks Lite, i když to stojí 6 dolarů měsíčně více. Tato funkce nabízí základní plán QuickBooks Online, který stojí 35 $ měsíčně. Stanovený plán společnosti Xero má tuto funkci, ale stojí to 60 $ měsíčně.
  • Sledování inventáře: Ačkoli budete potřebovat program Zoho Books 'Professional, abyste získali jeho funkce správy zásob, pro tuto funkci byste potřebovali plán Plus QuickBooks Online Plus, který stojí 60 $ měsíčně. Přestože Xero's Early plán má tuto funkci a za 9 $ by bylo nejlepší řešení, jste omezeni na pět faktur měsíčně, takže pravděpodobně budete muset upgradovat na Xeroův růstový plán $ 30. FreshBooks nepodporuje inventář vůbec.

Celkově Zoho Books nabízí konkurenční cenový plán, který by měl splňovat očekávání většiny nezávislých nebo velmi malých podniků. Zatímco někteří nezávislí mohou zvolit bezplatný účetní software, Zoho Books stojí za měsíční náklady.

Snadnost použití

Na základě našeho průzkumu mnoho uživatelů zjistilo, že Zoho Books je snadno použitelný účetní software, a to i pro ty nejnáročnější majitele malých podniků z oblasti účetnictví a techniky. Abychom se sami přesvědčili, zaregistrovali jsme se pro obchodní účet.

Nastavení účtu je snadné. Jednoduše zadejte své obchodní jméno, kontaktní informace a heslo a je dobré jít. Dále vyberte požadované moduly a můžete se rozhodnout vyplnit daňové údaje a připojit svůj účet pro zpracování plateb.

Řídicí panel Zoho Books nemá absolutně žádný nepořádek a my jsme snadno našli cestu kolem systému pomocí nabídky postranního panelu, která je logicky oddělena úkolem. Pokud se nabídka nepoužívá, sbalí se do ikon, což vám poskytne více nemovitostí na obrazovce. Nabízí přehledný pohled na finanční výkonnost vaší firmy, s widgety pro pohledávky a závazky s aktuálními a po splatnosti, nejvyšší výdaje, projekty s fakturovatelnými hodinami a výdaji, účty na bankovních a kreditních kartách a graf peněžních toků.

Chcete-li sami vyzkoušet Zoho Books, zvažte registraci do 14denní zkušební verze zdarma - není nutná žádná kreditní karta. Více o tomto účetním softwaru se můžete také dozvědět sledováním webinářů společnosti a výukových videí. Jako obvykle doporučujeme používat bezplatnou zkušební verzi, abyste lépe porozuměli tomu, jak platforma funguje a jak může být přínosem pro vaše podnikání.

Zoho Books nabízí jedno z uživatelsky nejpříjemnějších rozhraní na trhu, takže pravděpodobně nebudete potřebovat celých 14 dní, abyste získali dojem systému. Dva týdny je více než dost času na hraní se softwarem, abyste viděli, co děláte a nelíbí se vám to.

Funkce Zoho Books

Účetnictví může být jedním z časově nejnáročnějších aspektů podnikání. Nebylo tedy žádným překvapením, že majitelé malých podniků, se kterými jsme hovořili, uvedli, že nejdůležitější věcí, kterou v účetním softwaru hledají, jsou funkce, které jim šetří čas. Automatizace Zoho Books a funkce plateb online splňují tento požadavek.

  • Automatizace: Zoho Books šetří váš čas automatizací vašeho pracovního postupu. Můžete nastavit software tak, aby automaticky vykonával úkoly, jako je odesílání opakujících se faktur a připomenutí plateb, sledování výdajů a upozornění na splatnost vašich faktur. Můžete nastavit bankovní pravidla pro automatickou kategorizaci transakcí, když jsou každý den importovány z vašeho bankovního zdroje, a software identifikuje možné shody při sladění vašich účtů.
  • Fakturace: Můžete převést prodejní objednávky nebo odhady na faktury pomocí několika kliknutí, upravit fakturu podle potřeby a přetáhnout řádky a změnit jejich uspořádání. Můžete je odeslat okamžitě nebo je naplánovat na odeslání později. Software udržuje audit trail, takže můžete vidět, které transakce jsou propojeny, uživatelské jméno, kdo je vytvořil nebo změnil, a datum a čas změny.
  • Online platby: Svůj účet můžete propojit s oblíbenými platebními branami jako Authorize.Net, Braintree, PayPal, Square, Stripe, WePay, Worldpay a 2Checkout, což vašim zákazníkům umožňuje okamžitě platit své faktury online. Je to efektivní způsob, jak přijímat finanční prostředky a sledovat placené a nezaplacené faktury. Navíc poskytuje zákazníkům pohodlný a bezproblémový způsob placení za produkty a služby.
  • Mobilní aplikace: Stejně jako mnoho účetních programů má Zoho Books mobilní aplikaci, takže můžete účetnictví provádět i na cestách. Co dělá aplikaci Zoho Books odlišnou, je to, že je k dispozici na více zařízeních než většina ostatních, běží na iPhone, iPad, iMessage, Apple Watch, telefonech Android, tabletech a smartwatches a na telefonech se systémem Windows. Můžete spravovat faktury a odhady, sledovat platby a výdaje, odesílat účtenky, spouštět přehledy a prohlížet si přehledný přehled na hlavním panelu. Podporuje více uživatelů a můžete ovládat data, ke kterým mají přístup.
  • Nástroje pro sledování času a správu projektů: Tyto funkce jsou součástí všech plánů Zoho Books a umožňují vám vytvářet úkoly a sledovat fakturovatelné hodiny. Můžete fakturovat na základě projektových hodin, hodin práce nebo hodin zaměstnanců nebo za fixní náklady. Můžete také rozvrhnout hodiny na projekt, úkol nebo zaměstnance.
  • Klávesové zkratky: Můžete si vybrat, že místo rychlé nabídky zadáte rychlou zkratku k funkci.

Služby zákazníkům

Zoho Books nabízí e-mail, živý chat a 24hodinovou telefonickou podporu pět dní v týdnu v USA, Velké Británii, Austrálii, Indii a několika dalších zemích. Pomoc můžete najít také online pomocí prohledávatelných znalostních databází Zoho Books a zákaznických fór.

Když zavoláte Zoho, jste uvítáni možnostmi nabídky, abyste oslovili různé části společnosti - prodej, technickou podporu, fakturaci a platby nebo firemní - takže víte, že skutečně kontaktujete zástupce ve správném oddělení.

Obchodní zástupce, se kterým jsme si povídali, byl přátelský a dychtivý odpovědět na všechny naše otázky týkající se softwaru. Nebyl žádný tlak na registraci do služby a zástupce zmínil 14denní zkušební verzi, pokud jsme chtěli provést Zoho Books před spuštěním placeného plánu. Je vždy výhodou, když odborník na zákaznickou podporu není příliš prodaný. Zástupci časopisu Zoho Books se jevili, jako by se skutečně zajímali o to, jak uživatelům pomoci najít nejlepší účetní software pro jejich současnou situaci.

Ostatní výhody

Zoho Books má klientský portál, pomocí kterého mohou vaši zákazníci přijímat, odmítat a diskutovat o odhadech; prohlížet a platit faktury; a stáhnout výpisy z účtu. Pokud vaše práce vychází z projektu, můžete sdílet podrobnosti projektu, jako jsou úkoly a zaznamenané hodiny. To je zvláště užitečná funkce pro podniky, které úzce spolupracují se svými klienty na projektech. Pokud chcete zpětnou vazbu od svých zákazníků, můžete si portál nastavit, aby jim umožnil zkontrolovat vaše služby.

Přizpůsobení faktury je snadné. K dispozici je šestnáct šablon a každá z nich vám umožňuje vybrat si z několika písem a vybrat jakoukoli barvu pro několik prvků. Můžete přidat logo a obrázek na pozadí, vybrat, která pole budou zahrnuta, a upravit text pole. Šablony vám umožňují zvolit jiný jazyk zobrazení, což je užitečné, pokud máte mezinárodní zákazníky. Šablony jsou k dispozici také pro dokumenty, jako jsou odhady, dobropisy a potvrzení o platbách. Různé šablony jsou plusem, protože přizpůsobení bývá pro podniky přínosem. Pro účely brandingu je vždy dobré navrhnout svá řešení tak, jak vypadají.

Zoho má vlastní sadu podnikových aplikací, které se můžete připojit k tomuto účetnímu softwaru, i když některé náklady navíc. Má software pro správu vztahů se zákazníky (CRM), e-mailový marketing a řešení marketingu sociálních médií, editory tabulek a další nástroje produktivity.

Stejně jako její konkurenti se i Zoho Books integruje s aplikacemi třetích stran v oblasti produktivity a obchodními řešeními, včetně Google Apps, systému Square-of-Sale (POS), několika zpracovatelů kreditních karet a daňových služeb Tax1099 a Avalara. Má také integraci Zapier, která vám umožní připojit se k více než 1 000 aplikacím třetích stran.

Integrace mohou ušetřit váš pracovní čas, takže je příjemné, že Zoho Books tyto možnosti nabízí. Pokud vaše firma používá systém POS nebo procesor kreditní karty, je dobré zjistit, zda jsou kompatibilní se Zoho Books. Raději byste prošli několika integracemi, než byste se pokusili přijít na to, jak zajistit, aby každý kus softwaru fungoval efektivně sám.

Omezení

Přestože je Zoho Books nabitý funkcemi, nezahrnuje mzdové služby. Pro opravdu malé podniky to nemusí být velký problém, ale může se stát důležitým hlediskem, pokud vaše firma roste a máte v úmyslu najmout zaměstnance. V současné době je jediným úkolem mezd, který můžete provádět na Zoho Books, příprava a tisk 1099s pro nezávislé dodavatele využívající výše uvedené daňové služby. Opět se o toto omezení nestarají všechny malé podniky, ale větší podniky mohou chtít řešení, které zahrnuje více než jen standardní účetní služby.

Další zprávy od Bennetta Conlina.

Jste připraveni vybrat si svůj účetní software? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

  • Jak si vybrat účetní software
  • Nejlepší účetní software pro malé podniky 2019
  • Nejlepší Small Business Accounting Software
  • Nejlepší účetní software pro Mac
  • Nejlepší software pro fakturaci malých podniků
  • Nejlepší zdarma Small Business účetní software