Anonim
Marvent / Shutterstock

Jako manažer máte nespočet povinností, které mohou být někdy ohromující, ale proto máte tým. Nemusíte dělat všechno sami. Mnoho nových manažerů bojuje s tímto přechodem a má pocit, že stále musí vykonávat každou menší úlohu na svém seznamu úkolů. Chcete-li být efektivním vůdcem, je však důležité naučit se umění delegace.

Ať už jste právě byli povýšeni nebo už nějakou dobu řídíte tým, měli byste pochopit, že efektivní delegování je dobré pro produktivitu vašeho týmu i pro vás, a může dokonce pomoci vašemu týmu naučit se nové dovednosti a vytvořit kulturu důvěry. .

Co je to delegace?

Delegace je situace, kdy manažeři využívají své pravomoci k tomu, aby na svém pracovišti přenesli odpovědnost na jiné osoby, jako jsou přímé zprávy nebo spolupracovníci. Delegování úkolů je důležité, protože strategické plánování na vyšší úrovni, za které zodpovídáte, vyžaduje čas a energii. Nebudete mít žádné z nich, pokud vás zabaví práce.

Představte si například, že jste marketingový ředitel, který dohlíží na e-mailovou kampaň skupině zákazníků. Před zahájením kampaně je třeba napsat její obsah, navrhnout grafiku a sestavit seznam e-mailů. Poté je nutné kampaň přidat do softwaru pro e-mailový marketing, jako je iContact nebo Mailchimp. Při delegování úkolů pro tuto kampaň musí dobrý manažer zaslat podrobné pokyny prostřednictvím e-mailu nebo nástroje pro delegování. Nezapomeňte do pokynů zahrnout svou vizi a cíle. V tomto příkladu jsou následující pracovníci ideální pro pomoc s kampaní:

  • Grafický designér: Navrhuje obrázky, aby žily vedle e-mailového obsahu
  • Copywriter: Píše a edituje obsah, včetně řádku předmětu
  • Marketingový specialista: Vytáhne seznam e-mailů ze zdroje, jako je Salesforce nebo jiného nástroje pro správu vztahů se zákazníky (CRM)

Jakmile každý člen vašeho týmu dokončí přiřazený úkol, měl by vám jej poslat ke kontrole. Poté dáte všechny kusy dohromady a naplánujete nasazení e-mailové kampaně.

3 prvky delegování

Existují tři hlavní aspekty delegování odpovědnosti, známé jako prvky delegování:

  1. Autorita: Jedná se o právo vedoucího na přímé zaměstnance, aby vykonávali určité úkoly v rozsahu svého týmu. To znamená, že správce má oprávnění nad podřízeným. Před přiřazením úkolů musí manažeři využít své oprávnění k posouzení dovedností svých podřízených a uvědomit si, že někdy podřízení vyžadují školení. Jako autorita musíte také jednat jako vůdce a vyvarovat se mikromanagingu.
  2. Odpovědnost: Toto je povinnost, kterou podřízený musí úspěšně splnit, jsou mu přiděleny. Postava managementu předává určitou úroveň důvěry podřízenému, aby účinně plnil úkoly.
  3. Odpovědnost: Pro úspěšnou delegaci musí být podřízení odpovědní za úkoly, které jim jsou přiděleny. S pomocí nebo bez pomoci nástroje pro delegování by měli podřízení poskytovat manažerům aktualizace svého pracovního postupu. Manažeři musí také odpovídat za směr, který vydávají; Pokud pokyny nejsou jasné, manažeři nemohou očekávat, že budou podřízeni úspěšní.

Co musí manažeři udělat při delegování úkolů

1. Využijte nástroje pro delegování.

Chcete-li usnadnit správu pracovníků a sledovat termíny bez mikromanagingu, můžete pro efektivní delegování použít software pro řízení projektů. Několik takových programů jsou Asana, Basecamp a Trello.

2. Hlavní dovednosti delegace.

Při delegování musíte jasně vyjádřit svá očekávání a vizi úkolů. Dobrá a jasná komunikace, která zahrnuje výslovné pokyny, prochází dlouhou cestou. Při odesílání e-mailů s delegacemi zkuste použít výzvu k akci ve svém předmětu (například „Vyžaduje se kontrola korektur zpravodajů“). V těle e-mailu uveďte vaše očekávání, včetně termínu. Kromě vynikajících komunikací a jasných očekávání patří mezi cenné dovednosti v oblasti delegování také podpora a následná kontrola. Vždy informujte svůj tým, když odvedou dobrou práci, a děkujte jim.

3. Učit.

Nemůžete vždy předpokládat, že vaši podřízení něco vědí nebo na to přijdou. Je to vaše práce jako autorita, aby se vaši zaměstnanci naučili novým dovednostem. Čím více vaši zaměstnanci vědí, tím více si mohou vaši desku později sundat.

3 typy úkolů, které byste měli delegovat

1. Únavné úkoly, které nemají vliv na růst

Vše, co vy a vaši členové týmu děláte, je důležité pro celkovou funkci podniku. Nákupy zásob, zadávání dat, organizace souborů, administrativní práce a další administrativní úkoly však nejsou pro vaši společnost hnací silou růstu. Jedná se obvykle o jednoduchá zadání, která nevyžadují mnoho zkušeností, ai když je můžete snadno dokončit sami, ušetříte čas jejich delegováním na své pracovníky.

„Součástí mého působení jako manažera je zajistit rovnoměrné rozložení pracovní zátěže, aby bylo možné dosáhnout výsledků včas, “řekl Dan Westmoreland, ředitel marketingu příchozího marketingu ve společnosti Deputy. "Chyba, kterou udělali manažeři omylu v delegaci č. 1, není dostatečná."

Dodal však, že se to netýká složitějších úkolů citlivých na roli, jako je najímání nových talentů nebo dohled nad finančními záležitostmi. Delegace vám pomůže ušetřit čas na tyto povinnosti.

„Při rozhodování, jaké úkoly přenést na svůj tým, mějte vždy na paměti, “řekl Michael Parrella, generální ředitel iLoveKickboxing. "Úkoly, které vyžadují velkou část vašeho času, vás mohou odvést od toho, abyste dělali věci jen vy, abyste mohli růst v podnikání."

2. Úkoly, které vás zbavují vášně

Když jste byli na nižší úrovni, než jste nyní, pravděpodobně jste měli určité úkoly, na které jste nebyli motivováni. Vzhledem k tomu, že jste své poplatky platili, můžete se nyní podívat na svůj tým, aby převzal stejné úkoly.

„Jako vizionář je mou prací zůstat vášnivým a řídit tuto vášeň pro tým, “řekla Parrella. "Dělat věci, které nenávidím, brání tomu vzrušení, které ovlivňuje lidi i spodní část mého podnikání."

Nechcete však, aby se vaši zaměstnanci cítili vyčerpaní. I když můžete některé z těchto povinností předat svému personálu, aby zmírnili vaše duševní a emocionální napětí, ujistěte se, že jim nepředáváte pouze stres.

„Pokud si nejste jisti, na koho se má úkol delegovat, předložte úkol skupině vašich spolupracovníků a otevřeně se zeptejte, kdo by byl pro to nejlepší, “řekl Westmoreland. Různí pracovníci mají různé zájmy; to, co je náročné na jednu osobu, může být procházka v parku za druhou.

3. Úkoly, které může udělat někdo jiný než vy

Být vůdcem vás automaticky neudělá tím pravým člověkem pro projekt. Vaši zaměstnanci mají svůj vlastní talent, z nichž některé mohou zaplnit vaše mezery, takže musíte být dostatečně skromní, abyste viděli a připustili, že někdo jiný by mohl lépe vyhovovat úkolu než vy.

"Vaším úkolem jako manažera je rozvíjet lidi, " řekl Westmoreland. „Delegace je prostředkem, pomocí kterého vynášíte to nejlepší u lidí, které máte. Každý zaměstnanec má svou vlastní jedinečnou sadu dovedností, osobnost a silné stránky. Dobré využití jejich jedinečných pracovních osobností povede k větší efektivitě a lidé vynikají v práci, kterou baví. “

Delegování může být pro manažery a majitele podniků obtížné, ale je to nezbytné pro produktivitu. Jako vůdce nemůžete dělat všechno na vlastní pěst. Místo toho se naučte opírat se o svůj tým a důvěřujte jim, že svou práci zvládnou. Díky tomu uvidíte, že vaše společnost dokáže dosáhnout mnohem více, aniž by vás obtěžovala.