Anonim
Obrázky pro mobily / Getty

Každá firma, která chce budovat trvalé vztahy, musí vědět, jak produkovat profesionální akce. Ať už provádíte uvedení produktu na trh pro 300 lidí nebo školení zaměstnanců pro 15, je klíčové přistupovat ke každému shromáždění s porozuměním pěti prvkům řízení událostí - výzkumu, designu, plánování, koordinaci a hodnocení. Jakmile je událost rozdělena do těchto zvládnutelných fází, je mnohem snazší ji konceptualizovat a spojit mnoho pohyblivých kousků potřebných k jejímu oživení.

Ve stále digitálnějším světě umožňují firemní akce lidem komunikovat osobně a rozvíjet autentická spojení. Výsledkem je, že pořádání firemních akcí je stále důležitější než kdy jindy. Podle marketingových pracovníků, kteří byli dotazováni v rámci nedávné zprávy o marketingových událostech a trendech, jsou živé akce nejúčinnějším kanálem k dosažení obchodních cílů.

„Události poskytují podnikům osobní způsob, jak navazovat vztahy s cílovými skupinami [a také] budovat uznání a loajalitu značky, “řekl Myke Nahorniak, spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Localist. „Zprávy LinkedIn, aktualizace stavu a tweety na Facebooku nemohou nahradit smysluplná spojení vytvořená prostřednictvím osobní komunikace.“

Hosting firemní záležitosti vám umožní posílit vazby se stávajícími klienty a partnery a přilákat budoucí. Zde je 10 tipů, jak naplánovat událost, na kterou vaši účastníci brzy nezapomenou.

1. Pochopte účel vaší akce.

Jakmile se rozhodnete, že chcete událost uspořádat, prvním krokem je definování toho, čeho chcete dosáhnout.

„Je důležité znát cíle a cíle události, kterou se snažíte vyrobit, než budete moci udělat cokoli jiného, “řekl Brian Worley, kreativní ředitel a majitel B. Worley Productions.

Začněte tím, že si položíte otázku, proč pořádáte akci a co od ní očekáváte. Jakmile určíte své cíle a očekávání, můžete určit, jaký druh události bude rezonovat s vaším zamýšleným publikem.

„Spíše než o tom uvažovat jako o firemní akci, přemýšlejte o tom, jako byste dodávali interaktivní zážitek ze značky, “řekla Serena Holmes, generální ředitelka Tigris Events. "Chcete, aby to bylo smysluplné a poutavé."

2. Nastavte realistický rozpočet.

Musíte vědět, s jakými penězi musíte pracovat, abyste určili, jaký druh události můžete vyprodukovat. Podle Worley byste měli vědět brzy, kolik chcete utratit, a pak plánovat utrácení alespoň o 10% více.

„Věci se neustále mění a vy byste měli mít polštář pro další a neočekávané výdaje, které se objeví, “řekl.

Jakmile budete mít rozpočet, je důležité vědět, kam alokovat většinu vašich zdrojů. Pokud například utratíte více peněz za ozdobnou výzdobu, než vyděláte na zkušenou technikovou posádku nebo na reproduktory, které se vám hodí, vaše akce možná nebude mít podstatu.

"Výběr A / V a technologického týmu může udělat nebo přerušit akci, takže se vždy zaměřujeme na najímání zkušené firmy pro správu živých prezentací … technologie a fotografie breakout relací, před a po události, " řekl JJ Barnes, viceprezident pro marketing a rozvoj podnikání na enVista.

Kromě toho se nedotýkejte jídla ani pití a berte v úvahu zvláštní dietní omezení. I když se to nemusí zdát tak důležité jako jiné aspekty plánování vaší akce, publikum více odpouští špatné kroky, když nemají hlad nebo žízeň.

3. Stanovte časový plán projektu.

Navrhování události vyžaduje, abyste sledovali širokou škálu úkolů. To lze usnadnit vytvořením hlavního podrobného kontrolního seznamu. Existují nové, technicky zdatné nástroje, které zefektivňují a zjednodušují správu desítek, ne-li stovek, drobných detailů.

„Celkový plánovací kontrolní seznam slouží jako nástroj po celou dobu plánovacího procesu, “uvedla Valerie Gernhauserová, majitelka a hlavní plánovač společnosti Sapphire Events.

Gernhauser uvedla, že její tým začíná seznamem na 12 měsíců a pracuje v přírůstcích kontrolního seznamu po devíti měsících, šesti měsících, čtyřech měsících, dvou měsících, měsíci, dvou týdnech, týdnu a dni události.

„Rozdělení takového seznamu úkolů pomáhá našemu týmu předvídat časový plán milníků, na který musíme cílit, “řekla.

Karthik Subramanian, obchodník s obsahem se společností Paperflite, doporučuje, aby byl váš kontrolní seznam stále na stopě, doporučuje vytvořit tabulku a používat jednotlivé karty pro každou kategorii událostí, jako je místo konání, přednášející, plán, program a cestování. Tímto způsobem můžete uvést každou aktivitu nebo úkol, osoby odpovědné za každou část procesu a všechny příslušné termíny.

4. Rozhodněte se o svém publiku.

Důležitou součástí procesu plánování je definování cílové skupiny. Jsou to vedoucí pracovníci vaší společnosti, manažeři, dlouholetí klienti, obchodní partneři, členové komunity nebo kombinace několika z těchto či jiných skupin? Jakmile můžete své publikum pojmenovat, můžete program uspokojit podle jeho potřeb a zájmů.

Je vždy stresující určit, kolik hostů pozve na tyto události. Podle Juliana Josta, generálního ředitele a spoluzakladatele Spacebase je však lepší pozvat příliš mnoho lidí než příliš málo.

„Pro malé firmy vypadají prázdná sedadla a neobsažené občerstvení špatně a plýtvají penězi, “řekl Jost. „Ve většině situací, když se objeví příliš mnoho lidí, událost opravdu nezkazí (až na výjimky, jako jsou místa s velmi omezeným prostorem nebo kde se plánuje jídlo o třech chodech). Pokud se objeví příliš mnoho lidí, je to také skvělý marketing. Určitě si vytvoříte příští den buzz a zvýší to očekávání vaší další události. “

Bez ohledu na to, jak malý nebo velký je seznam hostů, si lidé pamatují, jak se s nimi zacházelo.

„Každý, kdo se akce zúčastní, je potenciálním velvyslancem značky nebo ústním mluvčím… pro vaše podnikání, “řekl Gernhauser. "Je důležité mít významný dopad na zážitek hostů tím, že nepřehlédneme jemnější detaily, které každý účastník ocení na vlastní kůži."

5. Vyberte motiv a formát.

Jakmile stanovíte cíle a definujete publikum, je na čase vybrat téma nebo téma události a určit nejlepší formát pro prezentaci návštěvníkům.

Například koordinace události klienta s odborníkem v oboru, například hostujícím řečníkem, může vaši společnost postavit jako důvěryhodného poradce namísto pouhého dodavatele. Další populární možnosti jsou učení typu „peer-to-peer“s klientskými panely, klíčovými poznámkami, kulatými stoly a reproduktory pro breakout.

„Účastníkům vždy nabízíme příležitosti, aby udělali něco zábavného, ​​nezapomenutelného a zábavného, ​​že by to nikde a kdykoli jindy neudělali, “řekl Barnes. "Může to zahrnovat slyšení od slavného řečníka, komika nebo kapely; hraní na neuvěřitelném golfovém hřišti nebo poprvé vyzkoušení něčeho nového, vzrušujícího nebo exkluzivního."

Podle Worleyho je úspěšná firemní akce ponořená do vzdělávání.

"Ty, které jsou interaktivní spíše než sedět v tanečním sále a sledovat celý den reproduktor, jsou úspěšnější, informativní a zábavnější, " řekl. „V těchto dnech se opravdu snažíme vytvářet zážitky, které přesahují rámec divadelního sezení, a účastníky staví do situací a před ty správné lidi pro vytváření sítí a učení.

"Určete, co uděláte, abyste z toho udělali událost 'z krabice', " dodal Worley. "Trávit čas teď, abys zjistil, co bude odlišovat vaši událost od podobných akcí ve vašem oboru nebo dokonce od těch, které jste dříve vyrobili."

6. Vyberte vhodné umístění.

Jakmile se rozhodnete pro typ události, kterou chcete vytvořit, je čas najít místo, které vám umožní oživit svou vizi. Je občas lákavé skočit dopředu a zarezervovat místo, o kterém jste slyšeli dobré věci, nebo o kterém víte, že se jedná o horké místo, a to i v případě, že jste se do poslání vaší akce úplně nenasytili. Podle Worley je to chyba.

„Vždy je těžké namontovat kulatý kolík do čtvercové díry, takže totéž platí pro událost, “řekl. "Nejprve vytvořte architekturu události a poté najděte místo, které vyhovuje všem specifikacím, které potřebujete pro úspěch."

Podle Barnese „umístění je klíčem k účasti“. Doporučuje rezervovat místo ve vhodné oblasti s živou atmosférou, aby se účastníci cítili pohodlně a ochotně dojíždět.

Pokud máte omezený rozpočet, Jost navrhuje snížit náklady tím, že se akce bude konat v méně populární době, kdy bude místo konání pravděpodobně k dispozici, například pořádání mediálních snídaní v pondělí ráno.

"Nezapomeňte zapojit co nejvíce místní komunitu, " řekla Gina Argento, prezidentka a generální ředitelka Broadway Stages. „Vždy využíváme místní dodavatele pro potřeby stravování, různé nájemné a mnoho dalších důležitých aspektů. Tím podporujeme místní komunitu a dáváme jim příležitost propojit a rozšířit své podnikání.“

7. Naplánujte logistiku dne.

Chcete-li mít úspěšnou akci, musíte určit, zkontrolovat a uzavřít smlouvu se všemi potřebnými specialisty na události. Mezi ně patří například restaurátoři, audiovizuální technici, tiskárny, dekoratéři, fotografové, floristé a bezpečnostní pracovníci. Samozřejmě musíte také rezervovat řečníky a přednášející, včetně prominentních osobností, odborníků nebo vlivných osob, kteří dokáží nejlépe sdělit myšlenky, které chcete šířit během shromáždění.

Aby bylo zajištěno, že vše jde podle vašeho plánu, určete časový rozvrh události a ujistěte se, že všichni ve vašem týmu vědí, jaké aspekty dne jsou za správu zodpovědní.

Musíte pracovat velmi záměrně, abyste vytvořili rovnováhu mezi udržováním zapojených účastníků a poskytováním určité svobody v jejich rozvrhu.

„Lidé se nudí snadno, “řekl Jonathan Chan, vedoucí marketingu Insane Growth. "Pokud není dost rozmanitosti, která by je udržovala v zájmu, pak jste v podstatě utratili spoustu peněz za marnost."

Nechcete však rozvrhnout plán. V itineráři musí být dostatek prostoru pro řešení neočekávaných událostí, které mohou nastat. Kromě toho vaši účastníci potřebují čas na sebe, aby mohli zpracovat to, co se učí, dobít a spojit se s ostatními účastníky.

„Ponechte účastníkům nějaký prostor pro dýchání, “řekl Subramanian.

Při rozhodování o tom, jak zabalit svůj den, přeskočte typické reklamní dárky s logem společnosti a přemýšlejte o dárcích, které mají velký dopad s malou stopou. Mnohem lepší nápad je podle Joste digitální odnášení domů.

„Mohl by to být propagační kód, který hostům poskytuje slevu, nebo by mohl poskytnout přístup k online obsahu z akce, jako jsou fotografie a videa, “řekl. "Mohlo by to také zahrnovat šanci se zaregistrovat předem na příští akci. Dejte hostům motivaci zůstat v kontaktu."

8. Propagujte svou událost.

Pokud lidé nevědí o vaší události, nikdo se neobjeví, takže je nezbytné najít kreativní způsoby, jak dostat slovo ven. Pro malou událost s omezeným seznamem hostů můžete jednoduše poslat pozvánky, ale pro větší akce musíte být odvážnější.

"V dnešním digitálním věku jsou k vytvoření návštěvnosti zapotřebí různé propagační metody, " řekl Barnes. „Obvykle začneme zasíláním e-mailů naší databázi, umísťováním reklam do průmyslových zpravodajů, přidáváním naší události do seznamů a adresářů odvětví a povzbuzováním našich prodejních týmů k propagaci [naší konference] při návštěvě klientů nebo partnerů na místě.“

Odtud můžete propagovat na sociálních médiích a nechat svůj tým šířit slovo. Vytvořte web události nebo alespoň novou vstupní stránku na vašem aktuálním webu. Váš marketing v oblasti sociálních médií může zahrnovat také promo videa, příspěvky do blogů pro hosty a aktualizace na Facebooku, Instagramu nebo Twitteru. Udržujte uniformitu pomocí stejného popisovače a hashtag napříč platformami a konzistentním zasíláním zpráv, takže je vždy jasné, že hláška se týká jedné konkrétní události.

Můžete také prozkoumat možné sponzorské příležitosti pro vaši akci. Sponzoři mohou financovat část akce, která vám pomůže uhradit náklady. Ještě důležitější je, že sponzoři mají zásadní zájem na propagaci vaší záležitosti. Brainstorm seznam ideálních sponzorů, jejichž značka, mise nebo služby nějakým způsobem doplní vaši událost. Můžete vyvinout řadu sponzorských balíčků a oslovit je o potenciálních příležitostech partnerství. Funguje to nejlépe, pokud soustředíte svou výšku na zvýraznění hodnoty účastníků potenciálním sponzorům.

"Spolupracujeme se sponzory médií, abychom hovořili na našich akcích, " řekl Barnes. "Je to situace oboustranně výhodná, protože dostávají" bezplatnou "publicitu a sdílení mysli za propagaci naší akce."

9. Využijte technologie.

Pryč jsou dny těžkopádných mílových seznamů, které sledují všechny pohyblivé části události. Dnes existuje spousta softwarových platforem a aplikací pro správu událostí (z nichž některé nabízejí bezplatný základní produkt), které dělají vše od zajištění plynulé kontroly účastníků na místě až po zvýšení přitažlivosti seminářů a prezentací pomocí simulací a her virtuální reality.

Podle Nick Jackson, CMO v HelloCrowd, použití událostí aplikací vám může pomoci výrazně zefektivnit plánování a zvýšit zapojení mezi účastníky.

„Podrobnosti o událostech lze rychle vyplnit pomocí šablon tabulek a okamžitě je publikovat do existující aplikace pro kontejnerové události, nebo týmy událostí mohou vytvořit svou vlastní událostní aplikaci pro události, která se použije pro více událostí a konferencí po celý rok, “řekl Jackson. „Většina aplikací pro události má funkce, které účastníkům udržují aktuální informace se všemi informacemi, které potřebují k události a během ní, a umožňuje jim poskytovat zpětnou vazbu reproduktorům a organizátorům.“

Interaktivní funkce, jako jsou živé dotazování a dotazy týkající se relací, lze snadno zobrazit na velkých obrazovkách v místě konání a některé aplikace mají funkce pro gamifikaci, jako jsou lovy scavengerů. Účastníkům můžete zpřístupnit snímky reproduktorů, pokud jsou ve správném formátu, jednoduše jejich nahráním do aplikace události.

Software pro správu událostí udržuje váš projekt na dobré cestě, ale také usnadňuje spolupráci s prodejci a dalšími tvůrčími partnery.

„Zjednodušení komunikace mezi všemi stranami pomocí systému řízení projektů, na kterém můžeme všichni spolupracovat, bylo nesmírně užitečné při snižování frustrací spoléhání se pouze na e-mailovou komunikaci, “řekl Gernhauser, který používá Basecamp, populární cloudový systém řízení projektů, a Social Tables, další webová platforma pro plánování událostí, která je známá svými možnostmi pro plánování událostí a sezení.

10. Oslavte a vyhodnoťte svůj úspěch při plánování akcí.

Pokud vaše akce proběhla bez závěsu, gratuluji! Ještě jsi neskončil. Nyní je čas zabalit jakékoli volné konce, jako je odeslání závěrečných plateb dodavatelům, sladění vašich financí a provedení post-eventového debrief s vaším týmem.

A co je nejdůležitější, chcete získat zpětnou vazbu od hostů. Pokud jste použili aplikaci pro plánování událostí s možností zpětné vazby, můžete ji použít k položení dotazů účastníkům. Tyto informace vám pomohou určit, zda událost splnila vaše původní cíle a jaký dopad, pokud vůbec, měl na účastníky. Poté můžete tyto informace sdílet se všemi příslušnými zúčastněnými stranami, aby bylo možné naplánovat vhodné následné kroky. Lekce, které se naučíte, vám pomohou upřesnit plánování další akce.